Kobling mellom aktivitet og timeart
I PowerOffice Go kan du koble timearter til aktiviteter. Koblingen avgjør hvilken timeart som foreslås når en ansatt registrerer tid på en bestemt aktivitet. Du kan også låse koblingen, slik at timearten alltid settes automatisk og ikke kan overstyres av den som registrerer tid.
Du finner innstillingen under Meny → Innstillinger → Aktiviteter.
Standard oppsett — timeart fra ansatt
Som standard er alle aktiviteter satt opp slik at timearten hentes fra ansattkortet. Det betyr at en ansatt med «ordinær tid» som standard timeart vil få «ordinær tid» foreslått ved timeføring, mens en ansatt med «timelønn» vil få «timelønn» foreslått — uavhengig av hvilken aktivitet som brukes. Dette standardoppsettet dekker de fleste bruksområder.
Endre fra standard — sett en bestemt timeart på aktiviteten
I noen tilfeller er det ønskelig at en aktivitet alltid foreslår eller låses til en bestemt timeart. Dette er særlig aktuelt for fraværsaktiviteter der det skal knyttes bestemte lønnsarter eller fleksitidsoppsett via timearten.
Et typisk eksempel er fraværsaktiviteten «Ferie» i en bedrift med timelønte ansatte. Uten en låst kobling risikerer du at en ansatt med standard timeart «timelønn» fører ferie og dermed utløser timelønn for feriedagene. Ved å låse aktiviteten «Ferie» til timearten «ordinær tid», sikrer du at riktig timeart alltid benyttes — uavhengig av den ansattes standard timeart.
Slik låser du en timeart til en aktivitet
- Gå til Meny → Innstillinger → Aktiviteter.
- Klikk på aktiviteten du vil redigere, for eksempel «Ferie».
- Velg ønsket timeart i feltet Timeart.
- Aktiver Låst for å forhindre overstyring ved timeføring.
- Klikk Ok for å lagre.
Ansatte som fører timer på en låst aktivitet, vil se at timeart-feltet er utfylt og ikke kan endres i timelisten.
Mobilapp og API-integrasjoner
Låsing av koblingen mellom aktivitet og timeart påvirker også timeføring fra mobilappen. Hvis en ansatt registrerer en låst aktivitet i mobilappen med en annen timeart, vil timearten bli overstyrt til den låste timearten når timene overføres til PowerOffice Go.
Bruker du et eksternt system som overfører timer til PowerOffice Go via API-integrasjon, bør du avklare det låste oppsettet med leverandøren av avsendersystemet, slik at integrasjonen kan håndtere dette korrekt.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på å sette en timeart og å låse den på en aktivitet?
- Å sette en timeart på aktiviteten betyr at den timearten foreslås som standard når aktiviteten brukes, men den ansatte kan fortsatt endre den manuelt. Låsing innebærer at timearten alltid settes automatisk og ikke kan overstyres av den som registrerer tid.
Hvilke aktiviteter er det vanligst å låse til en bestemt timeart?
- Det er særlig fraværsaktiviteter som ferie, sykemelding og avspasering som låses, siden disse gjerne skal knyttes til bestemte lønnsarter eller fleksitidsoppsett uavhengig av den ansattes standard timeart.
Hva skjer hvis en ansatt fører en låst aktivitet i mobilappen med feil timeart?
- Timearten blir automatisk overstyrt til den låste timearten når timene overføres fra mobilappen til PowerOffice Go. Den ansatte kan ikke omgå låsingen fra mobilappen.
Kan jeg låse koblingen for noen ansatte, men ikke for andre?
- Låsingen gjelder per aktivitet og påvirker alle ansatte som registrerer tid på den aktuelle aktiviteten. Det er ikke mulig å låse koblingen for enkeltansatte — låsen gjelder globalt for aktiviteten.