Lagring og versjonshåndtering av AML-dokumenter
Anti-hvitvaskingslovverket er strengt: det er ikke tillatt å slette oppslag som er foretatt. Derfor er dokumentlagring og historikkføring låst i PowerOffice Go.
Oppslag foretatt fra et oppdrag knyttes automatisk til kunden bak oppdraget. Dokumentene lagres som PDF under kartleggingssteget, og legger seg samtidig i mappen «Oppdragsdokumentasjon» under steget Dokumentasjon.
Ved nye søk presenteres dokumentene som versjoner, og versjonshistorikken gjør det mulig å åpne tidligere versjoner av samme søketype. Du åpner en tidligere versjon via versjonskolonnen eller historikk-kolonnen i oversikten.
Historikkføring — søk kan ikke slettes permanent
Selv om du sletter PDF-versjonen av et søk — enten under kartleggingssteget eller under steget Dokumentasjon — vil historikken på oppdraget og historikken på Risiko fortsatt vise at søket er foretatt. Dokumentet kan også åpnes og lastes ned derfra.
Det betyr at et dokument som «Eierkart» kan være fjernet som PDF-dokument, men det vil likevel ligge tilgjengelig under Historikken til Risiko og under Historikken til Oppdraget. Fra begge steder kan du klikke på dokumentnavnet og laste det ned.
Dokumentbehandling — hva kan redigeres
Et AML-dokument er delvis låst for redigering. Under steget Dokumentasjon kan du sette egenskapene Tjenesteområde og Oppgave via Alternativer → Egenskaper. Egenskapene navn, år og periode er låst og kan ikke endres av brukeren.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg slette et AML-dokument helt fra systemet?
- Nei. Anti-hvitvaskingslovverket krever at alle oppslag bevares. Selv om du fjerner PDF-versjonen av et dokument, vil historikken på oppdraget og på Risiko fortsatt vise at søket er foretatt, og dokumentet kan lastes ned derfra.
Hvor finner jeg eldre versjoner av et AML-dokument?
- Tidligere versjoner av et søk er tilgjengelige via versjonskolonnen eller historikk-kolonnen under Dokumentasjon-steget på oppdraget. Du kan også finne dem under Historikken til Risiko.
Hvilke egenskaper kan jeg endre på et AML-dokument?
- Du kan endre Tjenesteområde og Oppgave via Alternativer → Egenskaper under steget Dokumentasjon. Egenskapene navn, år og periode er låst for redigering.