Hva er nytt med AML og Flow-portalen
Den nye AML-portalen (Flow) erstatter manuelle, periodiske søk med kontinuerlig overvåkning. Du blir varslet når det skjer endringer på en organisasjon eller tilknyttede personer, og du slipper å gjenta søk jevnlig. Dokumentasjonen på at anti-hvitvaskingsarbeidet er løpende utført blir dermed enklere å vise ved en eventuell kontroll.
Begrepsforklaring
Noen begreper har endret navn og innhold i den nye portalen:
- Organisasjonssøk → Kontinuerlig overvåkning: Manuelle søk på gitte tidspunkter er erstattet med automatisk overvåkning. Du varsles ved endringer, og risikoen må vurderes og settes på nytt.
- Personsøk → Kontinuerlig overvåkning knyttet til organisasjonsnummeret: Personrapporten genereres automatisk for personer som er tilknyttet selskapet og satt til overvåkning.
- Personsøk med ID → Legitimering: Må fortsatt iverksettes manuelt av bruker. Det påløper kostnad for signering.
- Egenerklæring → KYC-skjema: Kan sendes til alle personer som er lagt inn som person eller rolle under selskapet. Må iverksettes av bruker.
Nyheter i Flow-portalen
- Kontinuerlig overvåkning av både organisasjon og tilknyttede personer — alt til samme enhetspris
- Varsler om endringer på organisasjon og/eller person
- Anbefalte oppgaver tilgjengelig direkte i portalen
- Egen skjemabygger for tilpassede KYC-skjemaer
- Mulighet for å utarbeide egne sjekklister til bruk under risikofastsettelsen
- Mediasøk tilgjengelig i 12 måneder, deretter tilleggsmodul som kan bestilles
- KAR-oppslag lagt inn under hvert oppdrag
- Samlerapport for alt som har skjedd på et oppdrag — nyttig dokumentasjon ved kontroll
Slik abonnerer du på AML i PowerOffice Go
For å ta i bruk AML-overvåkning må du aktivere abonnementet:
- Gå til Innstillinger → System → Abonnement, eller åpne et oppdrag og gå til steget Risiko for direktelenken til abonnement.
- Finn abonnementskortet for AML og start innmeldingsprosessen.
- Etter forespørsel undersøkes det om organisasjonen har tillatelse til å utføre anti-hvitvaskingssøk. Det utarbeides et sertifikat, og du mottar en e-post med bekreftelse når abonnementet er aktivert.
Slik legger du et oppdrag til overvåkning
- Gå til Oppdrag og åpne ønsket oppdrag under Utkast eller Aktiv.
- Gå til steget Risiko.
- Klikk på lenken Legg til overvåkning. Selskapet sendes til Flow-portalen og legges klar til overvåkning.
Flow-portalen er kun tilgjengelig for oppdrag som er lagt til overvåkning. Enkeltoppslag uten løpende overvåkning gjøres ved å legge oppdraget til overvåkning, utføre oppslaget i Flow og deretter arkivere oppdraget i Flow (Oppdrag → velg klient → tre prikker → Arkiver oppdraget). Kostnaden beregnes per foretak kun for de månedene oppdraget er aktivt, og du kan arkivere og aktivere igjen så mange ganger du trenger. Hvis du vurderer at løpende overvåkning ikke er nødvendig for et foretak, bør du dokumentere denne vurderingen i risikovurderingsfeltet.
For enkeltpersonforetak (ENK) skal kun organisasjonsnummeret legges inn i Flow — innehaver skal ikke registreres som eget personoppslag.
Slik åpner du Flow-portalen fra et oppdrag
- Gå til Oppdrag og åpne ønsket oppdrag.
- Gå til steget Risiko.
- Klikk Åpne Flow for å gå direkte inn i portalen og til oppdraget i Flow.
Slik ser du varsler om endringer og oppgaver i PowerOffice Go
Når Flow registrerer en endring på en organisasjon eller person som er under overvåkning, varsles du på tre steder i PowerOffice Go. Varslene vises kun inne i PowerOffice Go. Det sendes ikke e-postvarsel ved endringer.
- Varsel i bjella: Oppdragsansvarlig mottar et varsel i varselbjella for berørte oppdrag.
- Banner på steget Risiko: Et gult varselsbanner vises direkte på Risiko-steget inne på oppdraget og informerer om antall endringer i AML-data som påvirker risikoen.
- Oversiktssiden: Kolonnen AML-overvåkning viser en advarselindikator på oppdrag som har fått en endringsmelding.
Når et oppdrag ikke lenger har varsler eller ubehandlede oppgaver, forsvinner varslingen inne i PowerOffice Go automatisk.
Slik håndterer du et AML-varsel
Når det gule banneret vises på steget Risiko, betyr det at Flow har registrert endringer — for eksempel styreendringer fra Brønnøysundregistrene — som du må gjennomgå og vurdere. Oppdatert organisasjonsrapport og eierkart genereres automatisk gjennom Flow-overvåkningen. Du må behandle endringene direkte i Flow:
- Åpne oppdraget og gå til steget Risiko.
- Klikk på lenken Åpne Flow i seksjonen Anti-Hvitvasking (AML).
- Gjennomgå endringene og oppgavene som ligger der, og vurder om de påvirker risikonivået.
- Fullfør oppgavene i Flow. Når oppdraget ikke lenger har åpne varsler eller oppgaver, forsvinner det gule banneret automatisk.
Dokumentasjon lagres automatisk
Rapporter, oppslag og KYC-/egenerklæringsskjemaer lagres automatisk som PDF i PowerOffice Go — under steget Risiko og i mappen Oppdragsdokumentasjon. Dette skjer uavhengig av om oppdraget er aktivt eller arkivert i Flow, og dokumentasjonen kan ikke slettes.
Slik ser du at et oppdrag ikke lenger er under overvåkning
Hvis et oppdrag som har vært under overvåkning tas ut av overvåkning i Flow, reflekteres dette i PowerOffice Go på to steder:
- På steget Risiko: Lenken Legg til overvåkning blir synlig igjen, slik at du kan starte overvåkning på nytt.
- På oversiktssiden: Oppdraget er ikke lenger markert med grønn hake i kolonnen AML-overvåkning.
Planlagte forbedringer i integrasjonen mellom Go og Flow
Følgende forbedringer er planlagt for integrasjonen mellom PowerOffice Go og Flow-portalen:
- Visning av tilknyttede roller som kontaktpersoner, styremedlemmer, aksjonærer, reelle rettighetshavere og signaturrett inne i PowerOffice Go, med mulighet for manuell oppdatering av kontaktkortets felter
Ofte stilte spørsmål
Hva koster AML-abonnementet i PowerOffice Go?
- Prisen for AML-abonnementet fremgår under Innstillinger → System → Abonnement eller på steget Risiko inne på et oppdrag. Overvåkning av både organisasjon og tilknyttede personer er inkludert til samme enhetspris.
Kan jeg gjøre et enkeltoppslag uten å betale for løpende overvåkning?
- Flow-portalen er tilgjengelig for oppdrag som er lagt til overvåkning. For å begrense kostnaden ved enkeltoppslag legger du oppdraget til overvåkning, gjør oppslaget i Flow og arkiverer deretter oppdraget i Flow (Oppdrag → velg klient → tre prikker → Arkiver oppdraget). Du betaler kun for de månedene oppdraget er aktivt, og du kan aktivere og arkivere igjen ved behov. Hvis du vurderer at løpende overvåkning ikke er nødvendig for et foretak, bør du dokumentere denne vurderingen i risikovurderingsfeltet.
Hva skjer hvis jeg ikke behandler et AML-varsel i Flow?
- Varselet forblir synlig i varselbjella, som banner på Risiko-steget og i AML-overvåkning-kolonnen på oversiktssiden i PowerOffice Go helt til endringen er vurdert og eventuell risiko er oppdatert i Flow. Varslingen forsvinner automatisk når det ikke lenger finnes ubehandlede varsler eller oppgaver.
Kan jeg sende KYC-skjema til flere personer på samme oppdrag?
- Ja, KYC-skjemaet (tidligere Egenerklæring) kan sendes til alle personer som er lagt inn som person eller rolle under selskapet. Du må iverksette utsendingen manuelt for hvert tilfelle.
Er Mediasøk inkludert i AML-abonnementet?
- Mediasøk er tilgjengelig i 12 måneder etter aktivering. Etter denne perioden blir det en tilleggsmodul som kan bestilles separat.
Hvordan registrerer jeg et enkeltpersonforetak (ENK) i Flow?
- For ENK legger du kun organisasjonsnummeret inn i Flow. Innehaver skal ikke registreres som eget personoppslag.