Hva er nytt med AML og Flow-portalen
Den nye AML-portalen (Flow) erstatter manuelle, periodiske søk med kontinuerlig overvåkning. Du blir varslet når det skjer endringer på en organisasjon eller tilknyttede personer, og du slipper å gjenta søk jevnlig. Dokumentasjonen på at anti-hvitvaskingsarbeidet er løpende utført blir dermed enklere å vise ved en eventuell kontroll.
Begrepsforklaring
Noen begreper har endret navn og innhold i den nye portalen:
- Organisasjonssøk → Kontinuerlig overvåkning: Manuelle søk på gitte tidspunkter er erstattet med automatisk overvåkning. Du varsles ved endringer, og risikoen må vurderes og settes på nytt.
- Personsøk → Kontinuerlig overvåkning knyttet til organisasjonsnummeret: Personrapporten genereres automatisk for personer som er tilknyttet selskapet og satt til overvåkning.
- Personsøk med ID → Legitimering: Må fortsatt iverksettes manuelt av bruker. Det påløper kostnad for signering.
- Egenerklæring → KYC-skjema: Kan sendes til alle personer som er lagt inn som person eller rolle under selskapet. Må iverksettes av bruker.
Nyheter i Flow-portalen
- Kontinuerlig overvåkning av både organisasjon og tilknyttede personer — alt til samme enhetspris
- Varsler om endringer på organisasjon og/eller person
- Anbefalte oppgaver tilgjengelig direkte i portalen
- Egen skjemabygger for tilpassede KYC-skjemaer
- Mulighet for å utarbeide egne sjekklister til bruk under risikofastsettelsen
- Mediasøk tilgjengelig i 12 måneder, deretter tilleggsmodul som kan bestilles
- KAR-oppslag lagt inn under hvert oppdrag
- Samlerapport for alt som har skjedd på et oppdrag — nyttig dokumentasjon ved kontroll
Slik abonnerer du på AML i PowerOffice Go
For å ta i bruk AML-overvåkning må du aktivere abonnementet:
- Gå til Innstillinger → System → Abonnement, eller åpne et oppdrag og gå til steget Risiko for direktelenken til abonnement.
- Finn abonnementskortet for AML og start innmeldingsprosessen.
- Etter forespørsel undersøkes det om organisasjonen har tillatelse til å utføre anti-hvitvaskingssøk. Det utarbeides et sertifikat, og du mottar en e-post med bekreftelse når abonnementet er aktivert.
Slik legger du et oppdrag til overvåkning
- Gå til Oppdrag og åpne ønsket oppdrag under Utkast eller Aktiv.
- Gå til steget Risiko.
- Klikk på lenken Legg til overvåkning. Selskapet sendes til Flow-portalen og legges klar til overvåkning.
Slik åpner du Flow-portalen fra et oppdrag
- Gå til Oppdrag og åpne ønsket oppdrag.
- Gå til steget Risiko.
- Klikk Åpne Flow for å gå direkte inn i portalen og til oppdraget i Flow.
Slik ser du varsler om endringer og oppgaver i PowerOffice Go
Når Flow registrerer en endring på en organisasjon eller person som er under overvåkning, varsles du på tre steder i PowerOffice Go:
- Varsel i bjella: Oppdragsansvarlig mottar et varsel i varselbjella for berørte oppdrag.
- Banner på steget Risiko: Et gult varselsbanner vises direkte på Risiko-steget inne på oppdraget og informerer om antall endringer i AML-data som påvirker risikoen.
- Oversiktssiden: Kolonnen AML-overvåkning viser en advarselindikator på oppdrag som har fått en endringsmelding.
Når et oppdrag ikke lenger har varsler eller ubehandlede oppgaver, forsvinner varslingen inne i PowerOffice Go automatisk.
Slik ser du at et oppdrag ikke lenger er under overvåkning
Hvis et oppdrag som har vært under overvåkning tas ut av overvåkning i Flow, reflekteres dette i PowerOffice Go på to steder:
- På steget Risiko: Lenken Legg til overvåkning blir synlig igjen, slik at du kan starte overvåkning på nytt.
- På oversiktssiden: Oppdraget er ikke lenger markert med grønn hake i kolonnen AML-overvåkning.
Planlagte forbedringer i integrasjonen mellom Go og Flow
Følgende forbedringer er planlagt for integrasjonen mellom PowerOffice Go og Flow-portalen:
- Risiko satt i Flow kan bruker velge å hente inn i feltet for anti-hvitvaskingsrisiko i PowerOffice Go
- Når et oppdrag i PowerOffice Go arkiveres, avsluttes overvåkningen av selskapet i Flow automatisk
- Visning av tilknyttede roller som kontaktpersoner, styremedlemmer, aksjonærer, reelle rettighetshavere og signaturrett inne i PowerOffice Go, med mulighet for manuell oppdatering av kontaktkortets felter
Ofte stilte spørsmål
Hva koster AML-abonnementet i PowerOffice Go?
- Prisen for AML-abonnementet fremgår under Innstillinger → System → Abonnement eller på steget Risiko inne på et oppdrag. Overvåkning av både organisasjon og tilknyttede personer er inkludert til samme enhetspris.
Hva skjer hvis jeg ikke behandler et AML-varsel i Flow?
- Varselet forblir synlig i varselbjella, som banner på Risiko-steget og i AML-overvåkning-kolonnen på oversiktssiden i PowerOffice Go helt til endringen er vurdert og eventuell risiko er oppdatert i Flow. Varslingen forsvinner automatisk når det ikke lenger finnes ubehandlede varsler eller oppgaver.
Kan jeg sende KYC-skjema til flere personer på samme oppdrag?
- Ja, KYC-skjemaet (tidligere Egenerklæring) kan sendes til alle personer som er lagt inn som person eller rolle under selskapet. Du må iverksette utsendingen manuelt for hvert tilfelle.
Er Mediasøk inkludert i AML-abonnementet?
- Mediasøk er tilgjengelig i 12 måneder etter aktivering. Etter denne perioden blir det en tilleggsmodul som kan bestilles separat.