Hjelperessurser i Flow
Leverandøren av Flow, Stø AS, har utarbeidet egne hjelpemateriell som du finner direkte i portalen. Gå til venstremenyen i Flow og velg det nederste menypunktet for å åpne hjelpesidene.
Åpne et oppdrag i Flow
Klikk Åpne Flow på et oppdrag i PowerOffice Go for å åpne portalen. Flow viser da oppdraget knyttet til den aktuelle kunden.
Fire hovedfaner i et oppdrag
Et oppdrag i Flow er delt inn i fire hovedfaner:
- Oversikt — hovedfanen med funn, selskapsinformasjon og handlingsmuligheter
- Utsendelse — for å sende ut KYC-skjema og utføre legitimering
- Rapporter — automatisk genererte og fullførte rapporter samles her
- Risikovurdering — for fastsettelse av hvitvaskingsrisiko
Oppgaver og varsler
Rett under faneoversikten finner du seksjonen Oppgaver og varsler. Her foreslår systemet handlinger som bør utføres, og du vil få varsler når det skjer endringer i monitorerte selskaper eller personer.
Behandle varsler fortløpende. Noen varsler krever at du bekrefter eller avkrefter et funn, mens andre er til informasjon og kan lukkes med X. Vurder alltid om et varsel påvirker den fastsatte risikoen på oppdraget — og om risikoen må settes på nytt.
Fanen Oversikt
Oversikt er hovedfanen i et oppdrag. Her presenteres funn som er gjort, og du kan utføre egne handlinger. Fanen er delt inn i flere underseksjoner:
- (3) Selskapsinformasjon
Tilsvarer tidligere organisasjonsøk. Viser informasjon om den juridiske enheten hentet fra offentlige kilder, herunder Brønnøysundregistrene. - (4) Roller og eiere
Viser alle offentlige roller etter at oppslag er gjennomført. Du ser hvilken rolle personen har i selskapet, og om personen er satt til monitorering. Daglig leder og styrets leder settes automatisk til monitorering ved opprettelse. Under denne seksjonen kan du legitimere en person, angi kontaktperson, og slå monitorering av eller på. Klikk på et navn for å fylle ut informasjon om personen. Alle som skal motta skjema via Flow, for eksempel en person uten offentlig rolle, må legges inn her. - (5) Negative nyheter
En tilleggstjeneste som kan bestilles. Tjenesten er gratis for kunder i 12 måneder etter migrering — det vil si ut februar 2027. Etter dette kreves eget abonnement. Tjenesten analyserer artikler og nyhetssaker og beregner sannsynligheten for at innholdet er av kritisk art for selskapet eller personene som søkes på. - (6) Eierkart
Viser en oversikt over eiere av selskapet som er lagt til monitorering, basert på aksjonæroppgaven. Du kan delvis redigere eierkartet ved å legge til notater eller markeringer. Opprett PDF for å dokumentere redigeringen. - (7) KAR-register
En tilleggstjeneste som kan bestilles. Gir mulighet til å slå opp et kontonummer mot en juridisk enhet eller en person for å bekrefte at oppgitt konto eies av riktig eier. Tjenesten er tilgjengelig under hvert oppdrag, men er ikke begrenset til oppdragets kunde. - (8) Historikk
Viser alt som er utført på oppdraget siden det ble opprettet i Flow, med informasjon om hvilken bruker som har utført de ulike handlingene.
Fanen Utsendelse
Fanen Utsendelse har to funksjoner:
- Innhent KYC-skjema (egenerklæring fra selskapet) eller Utfør legitimering (personerklæring med signatur).
Skjemaene kan kun sendes til personer som er oppført under Roller og eiere i fanen Oversikt. - Historikk
Nederst på siden vises historikk og status for alle forsendelser som er sendt ut.
Fanen Rapporter
Når et oppdrag legges til monitorering, genererer Flow automatisk en organisasjonsrapport, en firmaattest og et personsøk (uten signatur) på alle personer som legges til monitorering. Disse rapportene samles under denne fanen.
Når handlinger som PEP-bekreftelse, ferdig signert egenerklæring, legitimering av person eller fullført risikovurdering er gjennomført, opprettes det automatisk en rapport som legges til her.
Fanen Risikovurdering
Hvitvaskingsrisiko kan fastsettes direkte i Flow. Du kan også velge å synkronisere dette med PowerOffice Go Quality.
Under innstillinger kan du opprette egne sjekklister som hentes frem og besvares som del av risikovurderingen — nyttig for å sikre at viktige spørsmål alltid blir kartlagt.
Når en fastsettelse er gjennomført, genereres en rapport som legges under fanen Rapporter. Hvis synkronisering mellom Flow og Go Quality for hvitvaskingsrisiko er aktivert, overføres rapporten også til Go Quality.
Ofte stilte spørsmål
Hvem kan motta KYC-skjema via Flow?
- Bare personer som er lagt inn under Roller og eiere i fanen Oversikt kan motta skjema. Hvis du vil sende egenerklæring til en person uten offentlig rolle i selskapet, må denne personen legges til under Roller og eiere først.
Hva skjer automatisk når et oppdrag legges til monitorering?
- Flow oppretter automatisk en organisasjonsrapport, en firmaattest og et personsøk på alle personer som legges til monitorering. Daglig leder og styrets leder settes automatisk til monitorering ved opprettelse av oppdraget.
Er tjenesten Negative nyheter inkludert i abonnementet?
- Negative nyheter er gratis i 12 måneder etter migrering til Flow, det vil si ut februar 2027. Etter dette perioden kreves et eget abonnement for å bruke tjenesten.
Hva gjør jeg når jeg får et varsel under Oppgaver og varsler?
- Behandle varselet ved å bekrefte eller avkrefte funnet, eller lukk det med X hvis det kun er til informasjon. Vurder alltid om varselet påvirker risikoen som er satt på oppdraget, og sett risikoen på nytt hvis nødvendig.
Kan risikovurderingen i Flow synkroniseres med PowerOffice Go Quality?
- Ja, det er mulig å aktivere synkronisering mellom Flow og Go Quality for hvitvaskingsrisiko. Når dette er aktivert, overføres også den genererte risikorapporten til Go Quality.