Arkiv – lagring av pliktig regnskapsdata for partnerklienter i PowerOffice Go

Hva er Arkivet i PowerOffice Go?

Arkivet inneholder alle klienter som har vært tilknyttet partnerens partnerkode etter at denne er blitt fjernet. Listen viser både klienter som venter på at pliktig regnskapsdata skal genereres, og klienter der data allerede er generert og avsluttet.

Pliktig regnskapsdata etableres under hvert regnskapsår partneren har hatt kunden aktiv, og lagres 5 år tilbake i tid. Har klienten avvikende regnskapsår, presenteres dokumentasjonen i avslutningsåret. Et regnskapsår som løper fra juni 2021 til mai 2022 legges for eksempel i mappen merket 2022, ettersom det er året regnskapsåret ble avsluttet.

Partnerperiode og regnskapsperiode

Partnerperioden angir perioden partnerkoden har vært aktiv på klienten i PowerOffice Go. Denne settes av systemet og kan ikke endres av bruker.

Regnskapsperioden angis av partneren i dialogen «Avslutt kundeforhold», og er perioden partneren har hatt ansvaret for klientens regnskap. Ved å klikke på kundenavnet får du tilgang til dialogboksen som ble fylt ut ved avslutning av klientforholdet. Informasjonen kan endres helt frem til datoen for generering av pliktig regnskapsdata.

Merk at endres dato for generering av pliktig regnskapsdokumentasjon, vil dette også medføre endring av determineringsdato på partnerbrukeren hos klienten.

Partnerbruker som abonnementsadministrator

Dersom en bruker tilknyttet partneren står som abonnementsadministrator når dokumentasjonen etableres, vil denne brukeren forbli aktiv på klienten til den byttes ut med en annen administrator.

Automatisk sletting av arkivmapper

Mapper med pliktig regnskapsdata slettes automatisk etter 5 års lagringstid. Når det sjette året er over, slettes mappen for år 1. Dette skjer hvert år den 1. januar.

Nødvendige rettigheter

For å utføre alle handlinger i Arkivet må brukeren ha rettigheten Administrere Arkiv under Klientadministrasjon, samt minst leserettighet til Dokumentsenteret.

Ofte stilte spørsmål

Hvor langt tilbake lagres pliktig regnskapsdata i Arkivet?

• Pliktig regnskapsdata etableres for hvert regnskapsår partneren har hatt kunden aktiv, og lagres i 5 år tilbake i tid. Etter 5 år slettes mappene automatisk den 1. januar det sjette året.

Kan jeg endre regnskapsperioden etter at klientforholdet er avsluttet?

• Ja, regnskapsperioden kan endres ved å klikke på kundenavnet i Arkivet og justere informasjonen i dialogboksen. Endringen er mulig helt frem til datoen for generering av pliktig regnskapsdata. Merk at en endret dato for generering også påvirker determineringsdatoen på partnerbrukeren hos klienten.

Hva skjer hvis en partnerbruker er abonnementsadministrator når dokumentasjonen genereres?

• Partnerbrukeren forblir aktiv som abonnementsadministrator på klienten inntil den manuelt byttes ut med en annen bruker.

Hvilke rettigheter kreves for å administrere Arkivet?

• Brukeren må ha rettigheten «Administrere Arkiv» under Klientadministrasjon, og minst leserettighet til Dokumentsenteret.