Hva er automatiske handlinger?
Automatiske handlinger er prosesser som PowerOffice Go overvåker og følger opp på vegne av regnskapsbyrået. Når en handling gjennomføres på en klient i PowerOffice Go, oppdaterer systemet automatisk tilhørende frist i Quality. På denne måten kan regnskapsfører jobbe på kundenes regnskap, og fristlisten for byrået holdes oppdatert uten manuell oppfølging.
Per i dag finnes det to handlinger som utløser automatisk fristoppdatering i Quality:
- Lønnskjøring
- Sendt A-melding
Automatisk handling: Lønnskjøring
Når en partnerbruker kjører lønn på en klient i PowerOffice Go, vises det i godkjenningsdialogen et felt med forslag til hvilken frist som skal oppdateres. Her velger brukeren hvilken frist som tilhører lønnskjøringen.
Når lønnen får status godkjent, setter systemet automatisk statusen på den valgte fristen til fullført.
Samtidig legges Lønnsjournalen ved som dokumentasjon på utført arbeid. Fristen får historikk påført med ny status, utførende bruker og tidspunkt.
Frist oppdatert med dokumentasjon fra utført lønnskjøring på klient:
Reversering av en automatisk oppdatert lønnskjøring
Hvis en lønnskjøring som er automatisk oppdatert blir reversert, settes statusen på fristen tilbake til ikke startet. Historikken på fristen oppdateres og viser at lønnen er reversert. Eventuelle dokumenter som ble lagt ved påvirkes ikke av reverseringen — de må slettes manuelt ved behov.
Automatisk handling: Sendt A-melding
Når en partnerbruker kjører lønn på en klient i PowerOffice Go, og det finnes en oppgave på byråets fristliste tilknyttet handlingen A-melding, oppdaterer systemet automatisk statusen på fristen. Dette skjer når A-meldingen (A03) for den aktuelle lønnskjøringen er sendt inn og har status godkjent.
Systemet oppdaterer kun A-meldingsfristen når A-meldingen sendes inn via lønnskjøring. Hvis A-meldingen sendes inn på annen måte, må brukeren sette status manuelt.
Når lønnskjøring har status godkjent og A-melding (A03) har status godkjent:
Fristen med handlingen Sendt A-melding oppdateres med status og en kommentar som angir hvilket lønnskjøringsnummer handlingen ble utført på.
Historikken på fristen oppdateres med ny status, hvilken bruker som utførte handlingen på klienten, og hvilken lønnskjøring det gjelder.
Reversering av A-meldingsstatus
Hvis en lønnskjøring reverseres, reverseres også statusen på fristen for handlingen Sendt A-melding tilsvarende. Statusen settes tilbake til ikke startet med en kommentar om at lønnskjøringen er reversert.
Historikken på fristen oppdateres med samme informasjon: bruker, tidspunkt og lønnskjøringsnummer.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer med dokumentasjonen hvis en lønnskjøring reverseres?
- Dokumentene som ble lagt ved fristen påvirkes ikke av reverseringen — de ligger fortsatt på fristen inntil noen sletter dem manuelt. Statusen på fristen settes tilbake til «ikke startet» og historikken oppdateres med informasjon om reverseringen.
Oppdateres A-meldingsfristen automatisk hvis A-meldingen sendes inn utenom lønnskjøring?
- Nei. Systemet oppdaterer kun A-meldingsfristen automatisk når A-meldingen sendes inn som del av en lønnskjøring i PowerOffice Go. Hvis A-meldingen sendes inn på annen måte, må brukeren oppdatere statusen på fristen manuelt i Quality.
Kan partnerbrukeren velge hvilken frist som skal oppdateres ved lønnskjøring?
- Ja. I godkjenningsdialogen for lønn vises et felt med forslag til frist som skal oppdateres. Partnerbrukeren kan velge riktig frist fra dette feltet før lønnen godkjennes.
Hva registreres i historikken på en frist etter automatisk oppdatering?
- Historikken viser ny status, hvilken bruker som utførte handlingen på klienten, tidspunkt for endringen, og ved A-melding: hvilket lønnskjøringsnummer handlingen ble utført på.