Mva-avstemmingen i PowerOffice Go har innebygd avviksdeteksjon som automatisk sammenligner regnskapet med mva-meldingen og flagger mulige feil. Denne artikkelen forklarer hva systemet sjekker, hvordan beregningene gjøres, og hvordan du leser resultatene.
Hva sammenligner systemet?
Avviksdeteksjonen henter data fra to kilder og sammenligner dem:
- Regnskapet (hovedbok): Bokføringer gruppert på mva-konto og mva-kode.
- Mva-meldingen: Tallene som skal rapporteres til Skatteetaten.
I tillegg tas det hensyn til inngående saldo — det vil si beløp som sto på kontoen fra perioden før.
Slik beregnes «Bokført»-kolonnen
Når systemet summerer bokførte beløp, bruker det avkorting (desimalene kuttes mot null) på samme måte som mva-meldingen beregner sine tall. Dette sikrer at øredifferanser mellom «Bokført» og «Mva-melding» ikke dukker opp som tilsynelatende avvik i avstemmingen. Avkortingen gjøres per kombinasjon av mva-konto og mva-kode, og de avkortede beløpene summeres deretter. Enkeltlinjer i detaljvisningen vises med to desimaler, mens gruppetotaler alltid er hele kroner.
Hva skjer med øredifferansen fra avkorting?
Den lille differansen som oppstår ved avkorting eksisterer fortsatt i regnskapet, men er ikke synlig i avstemmingen fordi begge sider beregnes likt. Når mva-meldingen posteres, bokfører systemet denne differansen automatisk mot avrundingskontoen som er satt opp i mva-innstillingene.
Ser du en differanse i avstemmingen, skyldes det sannsynligvis ikke avkorting — det indikerer en reell forskjell mellom det som er bokført og det som er rapportert.
De tre typene avvik
Differanse
For hver av de åtte mva-oppgjørskontoene (2701–2704 for utgående mva og 2711–2714 for inngående mva) beregner systemet:
Differanse = Inngående saldo + Bokført beløp − Beløp i mva-melding
Dersom differansen er større enn 1 krone på én eller flere kontoer, teller dette som et avvik.
Eksempel: Konto 2701 har inngående saldo 0 kr og bokført 12 500 kr i utgående mva, men mva-meldingen viser 12 000 kr. Differansen er 500 kr — og kontoen flagges.
Uposterte bilag i perioden
Systemet sjekker om det finnes uposterte bilag med dato per periodens sluttdato. Dette deles i to kategorier:
- Bilagsføring — ubehandlede bilag som ikke er postert.
- Bilagsflyt — bilag som ligger i arbeidsflyt og venter på godkjenning.
Begge kategoriene teller som avvik fordi de kan inneholde mva-beløp som påvirker avstemmingen, men som ennå ikke er med i tallene. Hvis et bilag med mva fortsatt ligger upostert når du godkjenner avstemmingen, stemmer ikke mva-perioden overens med det faktiske bildet. Bilagene bør postes — eller det bør dokumenteres hvorfor de ikke er postert.
Klikk direkte på antallet i visningen for å gå til de aktuelle bilagene.
Avvikende bruk av mva-kode
Systemet analyserer bilagsføringene og leter etter posteringer som avviker fra forventet mva-bruk. Det finnes tre undertyper:
Feil mva-kode brukt på konto
Hver konto har en standard mva-kode. Hvis et bilag er bokført med en annen kode enn det som er satt opp som standard for kontoen, flagges det som et mulig avvik.
Eksempel: En kostnadskonto er satt opp med mva-kode 1 (25 %), men et bilag er bokført med kode 13 (12 %). Dette vises som et avvik.
Dette kan bety at feil kode er brukt — enten ved en feil, eller fordi kontooppsettet er utdatert.
Direkte postering på mva-konto uten mva-kode
De åtte mva-oppgjørskontoene (2701–2704, 2711–2714) skal normalt bare berøres automatisk via mva-koder ved bilagspostering. Hvis noen har postert direkte på disse kontoene uten å bruke en mva-kode, flagges det. Kontoen vil da fremkomme under «Ikke-rapporterbare mva-koder».
Eksempel: Noen justerer konto 2701 manuelt ved å bokføre direkte på kontoen uten at det er knyttet til et bilag med mva-kode.
Slike posteringer kan skape forskjeller mellom regnskapet og mva-meldingen som er vanskelige å spore opp.
Uvanlig salgstransaksjon med nullsats
Hvis en konto i 3000–3999-serien (omsetningskontoer) bruker mva-kode 0 eller 7 (begge er nullsatser), og dette også er kontoens standardkode, markeres den for gjennomgang.
Eksempel: En salgskonto er satt opp med mva-kode 7 (fritak), og et bilag er også bokført med kode 7. Systemet stiller da spørsmål om dette faktisk er korrekt — er salget virkelig unntatt mva-behandling?
Disse avvikene kan skjules i visningen dersom de er kjente og ønskede unntak.
Slik leser du resultatene
Sammendrag — totale tall
Sammendraget gir deg et øyeblikksbilde av hele avstemmingen og viser:
- Samletall for utgående og inngående mva med kolonner for inngående saldo, bokført beløp, mva-melding og differanse. Kontoer med differanse over 1 krone er flagget med varselsymbol.
- Antall uposterte bilag i bilagsføring og bilagsflyt.
- Avvikende bruk av mva-kode, gruppert etter utgående mva, inngående mva og ikke-rapporteringspliktige. Hver konto teller som ett avvik.
Utgående mva — detaljnivå
Under fanen Utgående mva brytes tallene ned per mva-kode og hovedbokskonto, slik at du kan se nøyaktig hvilke koder — bokført på hvilken konto — som bidrar til en eventuell differanse.
Inngående mva — detaljnivå
Under fanen Inngående mva vises tilsvarende detaljer for inngående mva, med kontoene 2711–2714 og nedbrutt visning per mva-kode og konto.
Tips til gjennomgang
- Start med uposterte bilag. Bilag som ikke er postert kan påvirke alle andre tall. Poster eller dokumenter disse før du vurderer øvrige avvik.
- Sjekk deretter differansen. Hvis differansen er 0 på alle kontoer, er regnskapet i samsvar med mva-meldingen.
- Finn rotårsaken i detaljvisningen. En differanse på oversiktsnivå skyldes alltid ett eller flere bilag i detaljvisningen for utgående mva og/eller inngående mva — med mindre differansen skyldes avvik fra tidligere perioder.
- Ikke ignorer avvikende mva-kodebruk. Avvik betyr ikke nødvendigvis feil, men de bør alltid vurderes og dokumenteres.
- Godkjenn avstemmingen. Når alt er gjennomgått og eventuelt kommentert, kan du godkjenne.
Ofte stilte spørsmål
Hva betyr det at en konto er flagget med varselsymbol i mva-avstemmingen?
- Et varselsymbol betyr at differansen mellom bokført beløp og mva-meldingen er større enn 1 krone for den aktuelle mva-oppgjørskontoen. Du bør gå inn i detaljvisningen for utgående eller inngående mva for å finne hvilke bilag og mva-koder som bidrar til differansen.
Hvorfor vises øredifferanser ikke som avvik i mva-avstemmingen?
- PowerOffice Go bruker avkorting (desimalene kuttes mot null) på samme måte for både «Bokført»-kolonnen og mva-meldingen. Siden begge sider beregnes likt, elimineres øredifferanser fra visningen. Den faktiske øredifferansen bokføres automatisk mot avrundingskontoen i mva-innstillingene når mva-meldingen posteres.
Kan jeg skjule avvik fra salgskontoer med mva-kode 0 eller 7 som jeg vet er korrekte?
- Ja. I visningen for avvikende mva-kodebruk finnes det en avkrysningsboks øverst til høyre — «Skjul salgskontoer med mva-kode 0/7» — som lar deg skjule disse dersom de er kjente og ønskede unntak.
Hva bør jeg gjøre med bilag som ligger i bilagsflyt og ikke er godkjent ennå?
- Bilag i bilagsflyt teller som uposterte avvik fordi de kan inneholde mva-beløp som ikke er med i avstemmingen ennå. Du bør enten sørge for at bilagene godkjennes og posteres, eller dokumentere hvorfor de ikke er behandlet innen mva-perioden avsluttes.
Hva skjer hvis jeg oppdager en direkte postering på en mva-oppgjørskonto uten mva-kode?
- En direkte postering på mva-oppgjørskontoene 2701–2704 eller 2711–2714 uten tilknyttet mva-kode vil vises under «Ikke-rapporterbare mva-koder» i avvikslisten. Slike posteringer kan skape forskjeller mellom regnskapet og mva-meldingen. Undersøk opprinnelsen til posteringen og korriger ved behov.