Slik aktiverer du automatisk kjøring av en regel
Du kan sette en bankavstemmingsregel til å kjøre automatisk, enten når du oppretter en ny regel eller når du redigerer en eksisterende. Velg alternativet Automatisk direkte i regelen.
En regel satt til automatisk vil ikke vises i visningen for manuelle bankavstemmingsregler i selve bankavstemmingen. Det betyr at du ikke kan ekskludere enkeltmatchinger eller posteringer, og du får ikke se mulige treff for regelen underveis.
Når kjøres de automatiske reglene?
Automatiske bankavstemmingsregler i PowerOffice Go kjøres i to situasjoner:
- Hver gang det importeres en ny bankavstemmingsfil på klienten.
- Når du klikker Kjør bankavstemming i bankavstemmingsbildet.
Når du klikker Kjør bankavstemming, kjøres de automatiske reglene først i bakgrunnen. Deretter kjøres eventuelle manuelle regler i egen visning. Når de manuelle reglene er ferdig kjørt, går de automatiske reglene på nytt over resterende åpne poster.
Kontroller regeloppsettet før du aktiverer automatisk kjøring
Før du setter en regel til å kjøre automatisk, bør du ha kjørt den manuelt et par ganger for å bekrefte at den er satt opp riktig og gjør det den er ment å gjøre. For poster- og match-regler anbefales det, særlig i starten, å jevnlig kontrollere hovedboksrapporten for angitt motkonto. Dette sikrer at ingenting er postert feil.
Viktige forbehold ved automatisk kjøring
Vær oppmerksom på følgende situasjoner som kan oppstå ved automatisk kjøring av bankavstemmingsregler:
- Flere identiske poster på samme dato: Dersom klienten har flere poster med samme beløp på samme dato og disse fanges opp av en match-regel, vil PowerOffice Go velge en vilkårlig motpost. Regelmotoren kan ikke avgjøre hvilken post som hører til hvilken transaksjon når det finnes to identiske posteringer på hovedbokskontoen. Dette kan unngås ved å spesifisere reglene ytterligere.
- Motpost i låst periode: Dersom PowerOffice Go oppretter en motpost til en transaksjon som ligger i en låst periode, posteres motposten automatisk på første mulige dag i en åpen periode. Dette er samme funksjonalitet som ved avskriving av anleggsmidler.
- Arkivert kontakt på reskontrokonto: Dersom motkontoen er definert som en reskontro og den tilknyttede kontakten er arkivert, vil posteringen feile.
- Ytelse ved mange posteringer: Ved automatisk postering av mer enn 100 motposter kan det oppleves noen sekunders treghet dersom du samtidig arbeider manuelt i bankavstemmingen.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg endre en regel fra automatisk tilbake til manuell?
- Ja, du kan endre kjøringsmodus ved å redigere den aktive regelen og velge Manuell i stedet for Automatisk. Endringen trer i kraft fra neste gang bankavstemming kjøres.
Hva skjer med poster som ikke matches av en automatisk regel?
- Poster som ikke fanges opp av automatiske regler, forblir som åpne poster i bankavstemmingen. De kan behandles manuelt eller plukkes opp av manuelle regler neste gang du kjører bankavstemming.
Hvorfor bør jeg kjøre regelen manuelt før jeg aktiverer automatisk kjøring?
- Manuell kjøring lar deg se mulige treff og kontrollere at regelen matcher riktige transaksjoner. Siden du ikke kan overvåke enkeltmatchinger når en regel kjører automatisk, er det viktig å bekrefte at oppsettet er korrekt først — ellers risikerer du feilposteringer som kan være tidkrevende å rette opp.
Hva gjør jeg hvis en automatisk regel har postert noe feil?
- Kontroller hovedboksrapporten for den aktuelle motkontoen for å identifisere feilposteringene. Korriger deretter manuelle posteringer, og vurder å spesifisere regeloppsettet for å unngå at samme feil oppstår igjen.