Når var siste importerte bankavstemming?
Slik finner du hvilken dato kontoutskriften i PowerOffice Go er oppdatert til:
- Åpne menyen og velg Rapporter.
- Gå til Bankavstemming under kategorien Avstemming.
- I oversiktsbildet over alle aktive bankkontoer, klikk på Saldo i bank for ønsket bankkonto.
- Kontroller at datofilteret har en til-dato som er dagens dato eller senere.
- Scroll ned til bunnen av transaksjonslisten. Datoen på den nederste transaksjonen viser hvilken dato kontoutskriften er oppdatert til i PowerOffice Go.
Eksempel: Hvis datoen på siste linje er 25.11.2019, er PowerOffice Go oppdatert med transaksjoner per 25.11.2019. Neste bankavstemmingsfil må da inneholde transaksjoner fra og med 26.11.2019.
Import av bankavstemmingsfil feiler ved opplasting
Får du feilmeldingen «Åpningsbalansen til kontoutskrift stemmer ikke med utgående saldo på bankkontoen din. Vennligst importer kontoutskrifter i riktig rekkefølge», eller «Feil ved postering av importert journal» med tekst om at inngående saldo ikke stemmer, betyr det at inngående saldo i filen du forsøker å importere ikke stemmer med kalkulert utgående saldo fra forrige importerte fil.
De vanligste årsakene og løsningene:
- Feil periode i filen: Det er ikke de påfølgende transaksjonene som importeres. Kontroller hvilken dato den sist importerte transaksjonen har (se fremgangsmåten under «Når var siste importerte bankavstemming?»), og sammenlign med transaksjonsdatoene i filen som feiler. Hvis det mangler dager, må du bestille en ny bankavstemmingsfil fra banken for den eller de manglende dagene og importere dem manuelt i riktig rekkefølge.
- Manglende transaksjonsfil: Årsaken kan være at én eller flere bankfiler aldri ble mottatt i PowerOffice Go. Dette skjer av og til ved driftsforstyrrelser hos banken, der re-sending av filer kan ta noen dager. Ta kontakt med PowerOffice Go-support, som kan sjekke hvilke filer som er mottatt fra banken og identifisere hvilke som mangler. Manglende filer kan gjøres tilgjengelige for nedlasting direkte i PowerOffice Go. Når den manglende filen er importert, skal øvrige filer under import-utkast kunne importeres normalt. Hvis filer ligger som avvist under Meny → Import, klikker du Prøv igjen på dem i riktig kronologisk rekkefølge — behandle filene én og én, siden rekkefølge og opplastingsdato kan avvike fra det forventede etter en driftsforstyrrelse. Deretter går importen automatisk.
- Feil i filen fra banken: Banken kan ha produsert filen med feil inngående saldo eller med manglende transaksjoner. Filen må enten korrigeres manuelt, eller du må bestille en ny korrekt fil fra banken. Filer som har feilet og ikke lenger er aktuelle, kan slettes.
- En manuell bankavstemmingsfil sperrer for påfølgende filer: Typisk er det en eldre fil som gjelder til en dato før neste fil starter. Identifiser filen som blokkerer, og be PowerOffice Go-support nullstille den. Deretter klikker du Prøv igjen og importerer alle bankavstemmingsfiler i kronologisk rekkefølge, fra og med den første filen etter den nullstilte.
- Bankkontoen er ikke bokført frem til startdatoen for bankavstemmingen: Når du aktiverer bankavstemming, må bankkontoen være bokført frem til datoen for den første bankfilen. Er den ikke det, blir filen avvist, og alle påfølgende filer hoper seg opp som avviste under Meny → Import. Gå til den eldste avviste filen og klikk Prøv igjen. Kontroller at saldoen i regnskapet stemmer med banksaldoen på datoen for denne filen — stemmer den ikke, prøver du neste fil i rekken på samme måte. Når én fil importeres uten feil, skal du kunne importere de påfølgende filene også uten feil.
- Bankimporten har stoppet over tid: Hvis det ikke har kommet bankfiler på lang tid, for eksempel fra tidlig på året, kan du ikke starte bankavstemmingen på grunn av feil inngående banksaldo. Be PowerOffice Go-support nullstille bankavstemmingen. Deretter klikker du Prøv igjen på de avviste bankfilene under Meny → Import. Har du avstemt manuelt til en bestemt dato, starter du reimporten fra den datoen.
Doble banktransaksjoner fra banken
Hvis banken sender samme transaksjon to ganger på samme dag — samme beløp og samme dato — oppstår doble poster som kan blokkere videre import og skape avvik i bankavstemmingen. Når banken sender doble filer med identisk innhold, importeres begge automatisk til PowerOffice Go. Årsaken er vanligvis at banken har sendt to filer for samme dag, for eksempel fordi det er to aktive avtaler i banken for samme konto, eller på grunn av en midlertidig driftsforstyrrelse hos banken.
- Ta kontakt med PowerOffice Go-support, som kan slette duplikatfilen (den sist innleste). Når duplikatet er slettet, kan du importere de ventende filene på nytt i riktig rekkefølge. Ligger duplikatene under Utkast, importerer du bare 1 fil per dato så det ikke dobler seg på nytt.
- Kontakt banken for å avklare hvorfor de sender flere filer for samme dag, og be dem avslutte den ekstra avtalen om det finnes to. Inntil banken har ordnet dette, må duplikatene slettes fortløpende.
Bankavstemmingen stopper ved manglende bankfiler over lengre periode
Hvis banken ikke kan ettersende bankfiler for en periode — for eksempel på grunn av driftsstans — stopper importflyten og bankavstemmingen blir stående. Fremgangsmåten er da:
- Kontakt banken og avklar om manglende filer kan fremskaffes. Hvis filene er tilgjengelige, importerer du dem manuelt i riktig rekkefølge.
- Hvis filene ikke kan gjenopprettes, kan bankavstemmingen nullstilles slik at du kan starte på nytt fra en dato etter problemperioden. Nullstilling sletter alle importerte banktransaksjoner for kontoen — det er ikke mulig å slette bakover til en spesifikk dato. Sletting av innleste bankavstemmingsfiler gjøres av PowerOffice Go-support — du kan ikke gjøre dette selv. Er flere filer importert etter hverandre, må support slette dem i omvendt rekkefølge, det vil si starte med den sist importerte filen. Ta kontakt med support for å få dette utført.
- Etter at support har slettet filene, gjenstartes importen ved å gå til Meny → Import → Utkast, finne den første tilgjengelige filen etter problemperioden og klikke Prøv igjen, deretter bekrefte med Jeg er sikker. Hvis det ikke ligger feilede filer å prøve på nytt, importeres neste fil fra banken automatisk ved mottak.
Ved nullstilling mistes kun historikken på kontoutskrift-siden i avstemmingen — ingen bokførte poster blir slettet. Transaksjoner fra problemperioden som ikke finnes i noen bankfil, kan føres manuelt i etterkant.
Hvis feilmeldingen vedvarer etter nullstilling, stemmer inngående saldo i filen ikke med inngående saldo på hovedbokskontoen for den aktuelle datoen. I så fall må manglende transaksjoner føres manuelt, eller saldoen korrigeres via en hjelpekonto.
Feilmelding om duplikat ved reimport etter nullstilling
Etter at support har nullstilt bankavstemmingen og slettet de importerte banktransaksjonene, kan du få feilmeldingen «Filen har allerede blitt postert» eller «Den samme filen er allerede importert» når du forsøker å laste opp de originale filene på nytt. Dette skyldes at PowerOffice Go gjenkjenner filenes ID og avviser dem som duplikater, selv om de er slettet fra avstemmingen.
Løsningen er å kontakte PowerOffice Go-support, som laster ned filene fra banken på nytt, endrer ID-en i filene for å unngå duplikatdeteksjon, og tilgjengeliggjør dem for nedlasting. Last ned filene og importer dem via Meny → Import → Last opp banktransaksjoner i riktig kronologisk rekkefølge.
Hvis du ikke har tilgang til de manglende filene, kan du nullstille bankavstemmingen og starte på nytt fra en valgt dato. Ved nullstilling mistes kun historikken på kontoutskrift-siden i avstemmingen — ingen bokførte poster blir slettet. Etter nullstilling importerer du den første tilgjengelige filen via Meny → Import → Utkast ved å klikke Prøv igjen og bekrefte med Jeg er sikker.