Kan jeg bare bytte hovedbokskonto i bankkontoinnstillingene?
Nei — å bytte hovedbokskonto på en bankkonto som allerede har bankavstemmingsfiler er mer omfattende enn å endre ett felt i innstillingene. Du har tre alternativer, og valget avhenger av situasjonen din.
Alternativ 1: Slette alle bankavstemmingsfiler og starte på nytt
Dette er det enkleste alternativet. Fremgangsmåten er:
- Kontakt PowerOffice Go support — kun supportavdelingen kan slette innleste bankavstemmingsfiler.
- Når filene er slettet, omposterer du saldoen fra den opprinnelige hovedbokskontoen til den nye.
- Start importen av bankavstemmingsfiler på nytt. Gå til Meny → Import → Utkast og klikk Prøv igjen på eventuelle feilede filer, eller vent på at en ny fil fra banken importeres automatisk ved mottak.
Vær oppmerksom på at dette alternativet krever at du laster opp alle bankavstemmingsfiler på nytt.
Alternativ 2: Endre rapportgruppe på opprinnelig hovedbokskonto
Hvis du ønsker å beholde samme hovedbokskonto, kan du endre hvilken rapportgruppe kontoen tilhører. Bytt rapportgruppe fra Bankinnskudd, kontanter o.l. til Gjeld til kredittinstitusjoner (eller omvendt). Kontoen vil da havne på riktig sted i balansen uten at du trenger å bytte konto.
Viktig: En slik endring har tilbakevirkende kraft. Balansen for tidligere år vil bli misvisende, og du bør vurdere om dette er akseptabelt før du gjør endringen.
Alternativ 3: Bytte hovedbokskonto og ompostere saldoer
Dette alternativet lar deg beholde all historikk, men krever betydelig manuelt arbeid. Fremgangsmåten under bruker kontobytte fra konto 1921 til 1922 som eksempel.
Steg 1 — Bytt hovedbokskonto i bankkontoinnstillingene
Gå til bankkontoinnstillingene og endre tilknyttet hovedbokskonto til den nye kontoen (i eksempelet: fra 1921 til 1922).
Steg 2 — Ompostere utgående saldo fra gammel til ny konto
Opprett et bilag som omposterer utgående saldo på den opprinnelige kontoen (1921) over til den nye kontoen (1922).
Steg 3 — Kontroller saldoer og identifiser åpen post
Etter omposteringen vil saldoene stemme, men du vil få en åpen post i bankavstemming som tilsvarer åpningsbalansen på den nye kontoen.
Steg 4 — Identifiser differansen i bankavstemming
Du vil også se en differanse i bankavstemmingen som tilsvarer beløpet i omposteringsbilaget.
Steg 5 — Opphev alle matchinger på opprinnelig hovedbokskonto
Gå til Saldo i bank og opphev matchingen på alle transaksjoner som er lest inn på den opprinnelige kontoen. Dette må gjøres før du kan matche dem på nytt.
Steg 6 — Match alle poster på nytt mot omposteringsbilaget
Match alle innleste posteringer på nytt mot omposteringsbilaget du opprettet i steg 2.
Steg 7 — Håndter differansen som gjenstår
Differansen som gjenstår tilsvarer inngående saldo i banken og i PowerOffice Go på det tidspunktet den aller første bankavstemmingsfilen ble lest inn.
For å løse dette må du ompostere et beløp tilsvarende inngående saldo fra omposteringsbilaget, og datere bilaget til før den første innleste bankavstemmingsfilen. Bruk en mellomregningskonto. I eksempelet under er første fil lest inn 26.11.2018, og omposteringen på 1 114 000 kr dateres til 25.11.2018.
Når omposteringen er gjort, kan alt matches og bankavstemmingen vil fungere som normalt på den nye hovedbokskontoen.
Forutsetning for alternativ 3
Alternativ 3 fungerer kun dersom den aller første bankavstemmingsfilen er importert på en dato der regnskapet ikke er ferdigrapportert. Hvis første fil er importert i et år som allerede er ferdig rapportert — og du ikke kan gå inn og gjøre endringer — må du bruke alternativ 1 (slette alle filer og starte på nytt). Hvis du ikke gjør det, vil differansen fra steg 4 aldri forsvinne.
Ofte stilte spørsmål
Hvem kan slette innleste bankavstemmingsfiler i PowerOffice Go?
- Kun PowerOffice Go sin supportavdeling kan slette innleste bankavstemmingsfiler. Ta kontakt med support for å få dette utført.
Hva skjer med historiske saldoer hvis jeg endrer rapportgruppe på en konto?
- En endring av rapportgruppe har tilbakevirkende kraft. Det betyr at balansen for tidligere regnskapsår vil fremstå misvisende, selv om de faktiske posteringene er uendrede.
Kan jeg bruke alternativ 3 selv om bankavstemming ble startet for flere år siden?
- Bare hvis regnskapsåret da den første bankavstemmingsfilen ble importert fremdeles kan endres. Hvis det aktuelle året er ferdigrapportert og låst, må du i stedet bruke alternativ 1 — slette alle filer og starte importen på nytt.
Hva er en mellomregningskonto, og når brukes den i denne prosessen?
- En mellomregningskonto er en midlertidig konto som brukes til å holde et beløp mens det flyttes mellom to kontoer. I denne prosessen brukes den når du skal ompostere inngående saldo til en dato før første bankavstemmingsfil, slik at bankavstemmingen balanserer på den nye kontoen.
Hvordan starter jeg bankavstemmingen på nytt etter at support har slettet filene?
- Gå til Meny → Import → Utkast og klikk Prøv igjen på eventuelle feilede filer. Alternativt kan du vente på at en ny fil fra banken importeres automatisk ved mottak.