Kan jeg bare bytte hovedbokskonto i bankkontoinnstillingene?
Nei — å bytte hovedbokskonto på en bankkonto som allerede har bankavstemmingsfiler er mer omfattende enn å endre ett felt i innstillingene. Du har tre alternativer, og valget avhenger av situasjonen din.
Alternativ 1: Slette alle bankavstemmingsfiler og starte på nytt
Dette er det enkleste alternativet. Fremgangsmåten er:
- Kontakt PowerOffice Go support — kun supportavdelingen kan slette innleste bankavstemmingsfiler.
- Når filene er slettet, omposterer du saldoen fra den opprinnelige hovedbokskontoen til den nye.
- Start importen av bankavstemmingsfiler på nytt fra den nye kontoen.
Vær oppmerksom på at dette alternativet krever at du laster opp alle bankavstemmingsfiler på nytt.
Alternativ 2: Endre rapportgruppe på opprinnelig hovedbokskonto
Hvis du ønsker å beholde samme hovedbokskonto, kan du endre hvilken rapportgruppe kontoen tilhører. Bytt rapportgruppe fra Bankinnskudd, kontanter o.l. til Gjeld til kredittinstitusjoner (eller omvendt). Kontoen vil da havne på riktig sted i balansen uten at du trenger å bytte konto.
Viktig: En slik endring har tilbakevirkende kraft. Balansen for tidligere år vil bli misvisende, og du bør vurdere om dette er akseptabelt før du gjør endringen.
Alternativ 3: Bytte hovedbokskonto og ompostere saldoer
Dette alternativet lar deg beholde all historikk, men krever betydelig manuelt arbeid. Fremgangsmåten under bruker kontobytte fra konto 1921 til 1922 som eksempel.
Steg 1 — Bytt hovedbokskonto i bankkontoinnstillingene
Gå til bankkontoinnstillingene og endre tilknyttet hovedbokskonto til den nye kontoen (i eksempelet: fra 1921 til 1922).
Steg 2 — Ompostere utgående saldo fra gammel til ny konto
Opprett et bilag som omposterer utgående saldo på den opprinnelige kontoen (1921) over til den nye kontoen (1922).
Steg 3 — Kontroller saldoer og identifiser åpen post
Etter omposteringen vil saldoene stemme, men du vil få en åpen post i bankavstemming som tilsvarer åpningsbalansen på den nye kontoen.
Steg 4 — Identifiser differansen i bankavstemming
Du vil også se en differanse i bankavstemmingen som tilsvarer beløpet i omposteringsbilaget.
Steg 5 — Opphev alle matchinger på opprinnelig hovedbokskonto
Gå til Saldo i bank og opphev matchingen på alle transaksjoner som er lest inn på den opprinnelige kontoen. Dette må gjøres før du kan matche dem på nytt.
Steg 6 — Match alle poster på nytt mot omposteringsbilaget
Match alle innleste posteringer på nytt mot omposteringsbilaget du opprettet i steg 2.
Steg 7 — Håndter differansen som gjenstår
Differansen som gjenstår tilsvarer inngående saldo i banken og i PowerOffice Go på det tidspunktet den aller første bankavstemmingsfilen ble lest inn.
For å løse dette må du ompostere et beløp tilsvarende inngående saldo fra omposteringsbilaget, og datere bilaget til før den første innleste bankavstemmingsfilen. Bruk en mellomregningskonto. I eksempelet under er første fil lest inn 26.11.2018, og omposteringen på 1 114 000 kr dateres til 25.11.2018.
Når omposteringen er gjort, kan alt matches og bankavstemmingen vil fungere som normalt på den nye hovedbokskontoen.
Forutsetning for alternativ 3
Alternativ 3 fungerer kun dersom den aller første bankavstemmingsfilen er importert på en dato der regnskapet ikke er ferdigrapportert. Hvis første fil er importert i et år som allerede er ferdig rapportert — og du ikke kan gå inn og gjøre endringer — må du bruke alternativ 1 (slette alle filer og starte på nytt). Hvis du ikke gjør det, vil differansen fra steg 4 aldri forsvinne.
Ofte stilte spørsmål
Hvem kan slette innleste bankavstemmingsfiler i PowerOffice Go?
- Kun PowerOffice Go sin supportavdeling kan slette innleste bankavstemmingsfiler. Ta kontakt med support for å få dette utført.
Hva skjer med historiske saldoer hvis jeg endrer rapportgruppe på en konto?
- En endring av rapportgruppe har tilbakevirkende kraft. Det betyr at balansen for tidligere regnskapsår vil fremstå misvisende, selv om de faktiske posteringene er uendrede.
Kan jeg bruke alternativ 3 selv om bankavstemming ble startet for flere år siden?
- Bare hvis regnskapsåret da den første bankavstemmingsfilen ble importert fremdeles kan endres. Hvis det aktuelle året er ferdigrapportert og låst, må du i stedet bruke alternativ 1 — slette alle filer og starte importen på nytt.
Hva er en mellomregningskonto, og når brukes den i denne prosessen?
- En mellomregningskonto er en midlertidig konto som brukes til å holde et beløp mens det flyttes mellom to kontoer. I denne prosessen brukes den når du skal ompostere inngående saldo til en dato før første bankavstemmingsfil, slik at bankavstemmingen balanserer på den nye kontoen.