Hva er beløpsgrenser i bilagsgodkjenning?
Beløpsgrenser lar deg styre hvor mange godkjenningsnivåer et bilag må gjennom, basert på bilagets bruttobeløp. Når bruttobeløpet (angitt i bilagshodet) er innenfor beløpsgrensen for et nivå, er bilaget endelig godkjent for postering eller kontroll — det går ikke videre til neste nivå.
Hvilke bilagstyper støtter beløpsgrenser?
Du kan sette beløpsgrense per godkjenningsnivå for følgende bilagstyper:
- Leverandørfaktura
- Leverandør kreditnota
- Avregning
- Negativ avregning
- Utlegg
- Reiseregning
Slik fungerer beløpsgrenser
Beløpsgrensen angis alltid uten fortegn. Det sist opprettede godkjenningsnivået har alltid ubegrenset beløpsgrense — dette sikrer at godkjenningsflyten aldri stopper opp. Standardverdien Ikke angitt tilsvarer kr 0,- og betyr at bilaget alltid må videre til neste nivå for godkjenning.
Eksempel — tre godkjenningsnivåer for leverandørfaktura
Et oppsett med tre nivåer kan se slik ut:
- Nivå 1 har beløpsgrense kr 10 000,-
- Nivå 2 har beløpsgrense kr 100 000,-
- Nivå 3 har beløpsgrense Ubegrenset
Godkjenningsflyten fungerer da slik:
- Bilag på kr 10 000,- eller lavere: godkjennes kun av nivå 1, deretter postering/kontroll.
- Bilag mellom kr 10 001,- og kr 100 000,-: må godkjennes av nivå 1 og nivå 2.
- Bilag over kr 100 000,-: må godkjennes av alle tre nivåene.
Valutabilag
Bilag i fremmed valuta valideres mot beløpsgrensen ved å regne om bilagsbeløpet til NOK. En faktura på 800 EUR med valutakurs 11,50 valideres for eksempel med beløpet kr 9 200,- NOK.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis ingen beløpsgrense er satt på et nivå?
- Standardverdien Ikke angitt tilsvarer kr 0,- i beløpsgrense. Det betyr at bilaget alltid sendes videre til neste nivå, uavhengig av beløp.
Kan det siste godkjenningsnivået ha en beløpsgrense?
- Nei. Det sist opprettede nivået har alltid ubegrenset beløpsgrense. Dette er en fast regel som sikrer at godkjenningsflyten ikke stopper opp for bilag som overstiger alle øvrige grenser.
Brukes bruttobeløp eller nettbeløp når bilaget valideres mot beløpsgrensen?
- Beløpsgrensen valideres mot bilagets bruttobeløp, slik det er angitt i bilagshodet.