Hva er krav om unik godkjenner per nivå?
I PowerOffice Go kan bilagsgodkjenning settes opp med krav om at samme person ikke kan godkjenne et bilag på mer enn ett godkjenningsnivå. Dette støtter virksomheter som praktiserer «4-øyne»-prinsippet, og sikrer at minst to ulike personer er involvert i godkjenningsprosessen.
Når funksjonen er aktivert, sjekker PowerOffice Go om personen som forsøker å godkjenne allerede har godkjent det samme bilaget på et tidligere nivå. Hvis det er tilfellet, vil godkjenning bli blokkert, og bilaget må videresendes til en annen godkjenner.
Eksempler på hvordan regelen virker
Eksempel 1 — tre godkjenningsnivåer
En klient er satt opp med tre godkjenningsnivåer:
- Nivå 1 godkjennes av avdelingsleder
- Nivå 2 godkjennes av Kari Normann
- Nivå 3 godkjennes av Ola Normann
Ola Normann er avdelingsleder for avdeling 4. Når et bilag med avdeling 4 sendes til nivå 1, mottar Ola bilaget som avdelingsleder og godkjenner det. Bilaget går deretter til Kari for godkjenning på nivå 2. Etter at Kari godkjenner, sendes bilaget tilbake til Ola for godkjenning på nivå 3. Fordi Ola allerede har godkjent bilaget på nivå 1, kan han ikke godkjenne det på nytt. Ola må videresende bilaget til en annen godkjenner — ikke Kari — for at nivå 3 skal kunne godkjennes.
Eksempel 2 — to godkjenningsnivåer
En klient er satt opp med to godkjenningsnivåer:
- Nivå 1 godkjennes av Ola Normann
- Nivå 2 godkjennes av Kari Normann
Ola godkjenner bilaget på nivå 1. Kari mottar bilaget, men videresender det til Ola for godkjenning på nivå 2. Fordi Ola allerede har godkjent bilaget på nivå 1, vil han ikke kunne godkjenne det igjen på nivå 2.
Kontrollnivå er ikke omfattet av regelen
Kravet om unik godkjenner gjelder ikke for kontrollnivået. En bruker som tidligere har godkjent bilaget på et godkjenningsnivå, kan likevel godkjenne bilaget i rollen som kontrollør.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis ingen andre godkjennere er tilgjengelige for et nivå?
- Bilaget må videresendes til en annen bruker med godkjennerrettigheter for det aktuelle nivået. Hvis ingen er tilgjengelig, bør du kontakte administrator for å justere oppsettet for godkjenningsnivåene.
Gjelder kravet om unik godkjenner for alle bilagstyper?
- Nei, kravet settes opp per bilagstype i innstillingene for bilagsgodkjenning. Du kan aktivere eller deaktivere funksjonen separat for hver bilagstype du bruker.
Kan jeg se hvem som allerede har godkjent et bilag?
- Ja, godkjenningshistorikken for et bilag er synlig direkte på bilaget i PowerOffice Go, og viser hvilke brukere som har godkjent på hvilke nivåer.