Slik validerer PowerOffice Go bilagsinnhold i godkjenningsflyten
Når et bilag sendes ut på godkjenning fra bilagsføringen, eller godkjennes videre til neste nivå, utfører PowerOffice Go en automatisk validering av bilagsinnholdet. Valideringen er enten lett eller full, avhengig av hvilket nivå i flyten bilaget befinner seg på og om «Tillat full redigering» er aktivert på de ulike nivåene.
Lett validering
Lett validering kontrollerer kun at elementære felter i bilaget er fylt ut — som dato og noen få andre felter avhengig av bilagstypen. Bilaget kan for eksempel sendes til godkjenning uten konteringsinformasjon når lett validering er gjeldende.
Lett validering brukes i disse situasjonene:
- Når et bilag sendes ut på godkjenningsflyt fra bilagsføringen, og det finnes et senere godkjenningsnivå der 🔗 Tillat full redigering er aktivert.
- Når bilaget flyttes mellom godkjenningsnivåer, og det finnes et etterfølgende nivå med «Tillat full redigering» aktivert — fordi dette nivået har mulighet til å rette opp eventuelle feil i bilaget.
Full validering
Full validering kontrollerer alle påkrevde felter som kreves for at bilaget skal kunne posteres. Dette inkluderer bilagsbalanse, påkrevde dimensjoner på kontoer og øvrige posteringskrav.
Full validering brukes i disse situasjonene:
- På det siste godkjenningsnivået der 🔗 Tillat full redigering er aktivert. Er «Tillat full redigering» ikke aktivert på noen nivåer, kjøres full validering allerede når bilaget sendes på godkjenningsflyt fra bilagsføringen.
- Alltid på siste nivå før postering i godkjenningsflyten — uansett oppsett. Er det ikke satt opp noen godkjenningsnivåer (inkludert kontrollør), eller ingen nivåer har «Tillat full redigering» aktivert, kjøres full validering ved utsendelse fra bilagsføringen eller ved innsending fra app.
Eksempel: tre godkjenningsnivåer og kontrollør
Tre godkjenningsnivåer er opprettet i tillegg til en kontrollør. «Tillat full redigering» er aktivert på nivå 2 og nivå 3. I dette tilfellet får bilaget først full validering når nivå 3 skal godkjenne, siden dette er det siste nivået med redigeringstilgang. Full validering slår også inn for kontrollørsteget, fordi kontrolløren er siste godkjenner og gjennomfører posteringen.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis ingen godkjenningsnivåer har «Tillat full redigering» aktivert?
- Hvis ingen nivåer har «Tillat full redigering» aktivert, kjøres full validering allerede når bilaget sendes på godkjenningsflyt fra bilagsføringen. Det betyr at alle påkrevde felter må være utfylt før bilaget kan sendes til godkjenning.
Kan et bilag sendes til godkjenning uten konteringsinformasjon?
- Ja, dette er mulig når lett validering gjelder. Lett validering krever kun at elementære felter som dato er fylt ut. Konteringsinformasjon kan derfor fylles ut av et godkjenningsnivå med «Tillat full redigering» aktivert.
Når slår full validering alltid inn, uavhengig av oppsett?
- Full validering kjøres alltid på siste nivå før postering i godkjenningsflyten. Dette gjelder uansett om det er et godkjenningsnivå, en kontrollør eller bilagsføringen selv som er siste stopp — bilaget må bestå full validering før det kan posteres.