I dokumentsenteret i PowerOffice Go — og overalt hvor du kan lagre dokumenter, som kontakter, produkter, prosjekter og Quality — finner du knappen Alternativer. Her samles alle handlinger du kan utføre på ett eller flere markerte dokumenter.
Ny versjon
Lag en ny versjon av et eksisterende dokument ved å markere dokumentet og velge Ny versjon. Du kan selv sette navn på den nye versjonen og legge til en kommentar. Det er også mulig å laste opp en annen fil i samme filformat, som erstatter originaldokumentet i den nye versjonen. Dersom det finnes flere versjoner av et dokument, vises dette i kolonnen Versjon i dokumentoversikten. Klikk på tallet som vises for å se tidligere versjoner.
Opprett PDF (og slå sammen)
Konverter ett eller flere dokumenter til PDF ved å markere dem og velge Opprett PDF. Det opprettes da et PDF-dokument med samme navn som originaldokumentet.
Hvis du markerer flere dokumenter samtidig, kan de slås sammen til én PDF. Du bestemmer selv rekkefølgen ved å dra dokumentene opp eller ned i listen ved hjelp av de tre strekene til venstre på hver linje. Det sammenslåtte dokumentet får navnet til det øverste dokumentet, men du kan endre dette i feltet Navn. Ønsker du ikke å slå dem sammen, fjerner du haken for Slå sammen dokumenter til en PDF — da opprettes det én PDF per valgte dokument.
Funksjonen støtter følgende filtyper: DOCX, DOTX, DOC, RTF, XLSX, PPTX, PDF, CSV, JPG, PNG og XLS.
Send til signering
Send en PDF til elektronisk signering ved å markere dokumentet og velge Send til signering. Dokumentet sendes da via Signant på e-post til den som skal signere. Du kan angi flere signatarer og bestemme rekkefølgen på signeringen.
Når dokumentet er sendt, får det status Venter på signering i kolonnen Signering. Etter at det er signert, endres statusen til Signert. Mottakeren kan også avvise signering, noe som også oppdaterer statusen på dokumentet.
Slik aktiverer du Signant-utvidelsen
Funksjonen krever at utvidelsen Signant er aktivert på klienten. Slik setter du det opp:
- Kontakt Signant og opprett et kundeforhold. Opplys om at du ønsker å bruke signeringen via PowerOffice Go, og be om en EDI-nøkkel. Denne finner du tilgjengelig i portalen hos Signant.
- Gå til Innstillinger → System → Utvidelser i PowerOffice Go.
- Klikk Legg til utvidelse.
- Søk opp og velg Signant.
- Lim inn EDI-nøkkelen i feltet EDI-Bruker.
- Velg foretrukket visning av signeringsemblemet. Dette kan også endres for den enkelte utsendelse.
🔗 Les mer om elektronisk signering på Signants nettside
Flytt til bilagsføring
Flytt et dokument direkte til bilagsføringen ved å velge Flytt til bilagsføring. Hvis dokumentet ikke er en PDF, konverteres det automatisk til PDF før det flyttes.
Kopier til bilagsføring
Velg Kopier til bilagsføring for å sende en kopi av dokumentet til bilagsføringen. Originaldokumentet beholdes i dokumentsenteret. Hvis dokumentet ikke er en PDF, opprettes det en PDF-kopi som sendes til bilagsføringen.
Opprett zip-fil
Marker ett eller flere dokumenter, velg Alternativer → Opprett zip-fil, og angi ønsket navn på zip-filen. Du kan inkludere dokumenter av ulike filtyper i samme zip-fil.
Send med e-post
Send ett eller flere dokumenter på e-post direkte fra PowerOffice Go ved å markere dem og velge Send med e-post. I dialogen som åpnes, kan du angi mottaker, emne og melding. Du kan sende til opptil 10 mottakere samtidig.
Dupliser
Lag en kopi av et dokument ved å markere det og velge Dupliser. Det opprettes et nytt dokument i samme format med «Kopi av» lagt til foran det opprinnelige navnet.
Endre navn
Gi et dokument et nytt navn ved å markere det og velge Endre navn.
Egenskaper
Rediger egenskapene til et dokument ved å markere det og velge Egenskaper. Her kan du endre dokumentnavnet og angi år og periode som dokumentet skal tagges med. År og periode er filtrerbare egenskaper i dokumentlisten, og kan hentes frem som egne kolonner via kolonnevelgeren.
Last ned
Last ned et dokument til din egen datamaskin ved å markere det og velge Last ned.
Last ned som zip-fil
Marker ett eller flere dokumenter og velg Last ned som zip-fil for å laste dem ned samlet i én fil. Funksjonen støtter ulike filtyper i samme zip-fil.
Slett dokumenter
Slett ett eller flere dokumenter fra dokumentsenteret ved å markere dem og velge Slett.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke filtyper kan konverteres til PDF med «Opprett PDF»-funksjonen?
- Funksjonen støtter følgende filtyper: DOCX, DOTX, DOC, RTF, XLSX, PPTX, PDF, CSV, JPG, PNG og XLS.
Hva skjer med originaldokumentet når jeg bruker «Flytt til bilagsføring»?
- Dokumentet flyttes ut av dokumentsenteret og over til bilagsføringen. Hvis dokumentet ikke allerede er en PDF, konverteres det automatisk til PDF i prosessen. Vil du beholde originalen i dokumentsenteret, bruker du «Kopier til bilagsføring» i stedet.
Kan jeg sende et dokument til signering uten Signant-utvidelsen?
- Nei, funksjonen «Send til signering» krever at Signant-utvidelsen er aktivert på klienten. Du må opprette et kundeforhold med Signant, hente en EDI-nøkkel og legge den inn under Innstillinger → System → Utvidelser i PowerOffice Go.
Kan jeg endre rekkefølgen på dokumenter når jeg slår sammen til én PDF?
- Ja, i dialogboksen for PDF-sammenslåing kan du dra dokumentene opp eller ned i listen ved hjelp av de tre strekene til venstre på hver rad. Det øverste dokumentet i listen bestemmer navnet på den sammenslåtte PDF-en, men du kan endre dette manuelt i feltet «Navn».
Hvor mange mottakere kan jeg sende et dokument til via «Send med e-post»?
- Du kan sende til opptil 10 mottakere samtidig når du bruker «Send med e-post» fra Alternativer-menyen i dokumentsenteret.