Dokumentsenteret i PowerOffice Go
Dokumentsenteret i PowerOffice Go gir alle brukere med tilgang til klienten et felles sted for å lagre og organisere dokumenter. Du finner dokumentsenteret under Meny → Dokumenter, og det er tilgjengelig både på web og i PowerOffice-appen.
I tillegg til dokumentsenteret kan du lagre dokumenter direkte på kontaktkort (kunder, leverandører, ansatte), på prosjekter og på produkter. Det er ingen kobling mellom disse lagringsstedene. For regnskapsbyrå som bruker Quality-modulen finnes det også mulighet for å lagre dokumenter per oppdrag i Quality.
Det er ingen fast begrensning på lagringskapasiteten, men PowerOffice Go forbeholder seg retten til å gjøre individuelle vurderinger dersom en klient lagrer unormalt store datamengder (over 100 GB). Dette gjelder summen av alle dokumenter i dokumentsenteret, på kontaktkort, prosjekter og produkter.
Mappestruktur
Dokumentsenteret er organisert i tre faste hovedmapper som ikke kan endres:
- Delte dokumenter — tilgjengelig for alle brukere med tilgang til dokumentsenteret, med mindre tilgangen er begrenset per undermappe.
- Maler — tilgjengelig for alle brukere med tilgang til dokumentsenteret.
- Mine dokumenter — kun synlig og tilgjengelig for den brukeren som har lastet opp dokumentene.
Under hver hovedmappe kan du opprette så mange undermapper du ønsker ved å klikke Ny mappe.
Begrense tilgang til delte dokumenter
Undermapper under Delte dokumenter kan tilgangsbegrenses per mappe. Slik gjør du det:
- Åpne eller opprett en undermappe under Delte dokumenter.
- Slå på haken for Begrens tilgang til mappen.
- Velg tilgangsnivå per rolle: Full tilgang, Ingen tilgang eller Lesetilgang.
🔗 Se video: Slik begrenser du tilgang til mapper i dokumentsenteret
Maler
Maler i dokumentsenteret gjør det enklere å opprette standardiserte dokumenter. Malene kan inneholde flettekoder som fyller ut opplysninger automatisk — for eksempel navn, dato eller prosjektinformasjon. Typiske maler kan være arbeidsavtaler, kundebrev og leveringsbetingelser.
Malene kan lagres i et hvilket som helst redigerbart filformat. For å opprette et nytt dokument basert på en mal, klikk Opprett fra mal. Denne knappen er tilgjengelig i dokumentsenteret, på kontaktkort, prosjekter, produkter og i Quality.
Rollestyring og dokumentsenteret
Du kan gi ulike brukerroller ulik tilgang til dokumentsenteret via rollestyringen. Tilgangsnivåene fungerer slik:
- Grønn hake (Full tilgang) — full tilgang til alt. Gjelder ikke undermapper i Delte dokumenter der tilgangen er begrenset til spesifikke roller.
- Blått øye (Lesetilgang) — lesetilgang til alt. Gjelder ikke undermapper i Delte dokumenter der tilgangen er begrenset til spesifikke roller.
- Kun kryss for «Administrer mapper» — tilgang til å administrere mapper, ellers lesetilgang.
- Kun kryss for «Administrer delte dokumenter» — tilgang til å administrere dokumenter, ellers lesetilgang.
- Rødt kryss (Ingen tilgang) — ingen tilgang til Delte dokumenter og Maler, men brukeren har likevel tilgang til Mine dokumenter.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg lagre dokumenter på andre steder enn dokumentsenteret?
- Ja, i PowerOffice Go kan du også lagre dokumenter direkte på kontaktkort (kunder, leverandører, ansatte), på prosjekter og på produkter. Regnskapsbyrå som bruker Quality-modulen kan i tillegg lagre dokumenter per oppdrag i Quality. Det er ingen kobling mellom disse lagringsstedene.
Hva skjer med Mine dokumenter hvis en bruker slutter?
- Mine dokumenter er kun tilgjengelig for brukeren selv. Originalartikkelen beskriver ikke hva som skjer med Mine dokumenter dersom en bruker deaktiveres. Kontakt PowerOffice Go-support for avklaring om dette scenariet.
Er det en grense for hvor mye jeg kan lagre i dokumentsenteret?
- Det er i utgangspunktet ingen fast lagringsgrense. PowerOffice Go forbeholder seg likevel retten til å gjøre individuelle vurderinger dersom total datalagring overstiger 100 GB. Dette gjelder samlet lagring på tvers av dokumentsenteret, kontaktkort, prosjekter og produkter.
Kan jeg begrense tilgangen til en hel hovedmappe, for eksempel hele Delte dokumenter?
- Tilgangsbegrensning settes per undermappe under Delte dokumenter — ikke på selve hovedmappen. Alle brukere med tilgang til dokumentsenteret har som utgangspunkt tilgang til Delte dokumenter og Maler, med mindre spesifikke undermapper er begrenset.