Kunder kan akseptere eFaktura på to ulike måter i sin nettbank, og dette påvirker hvordan PowerOffice Go håndterer utsendingen. Artikkelen beskriver fremgangsmåten for enkeltfakturering, gruppefakturering og repeterende fakturering.
Slik fungerer eFaktura i PowerOffice Go
Kunder som aksepterer eFaktura fra deg som leverandør (eFaktura 1.0) får kundekortet automatisk oppdatert med eFaktura som faktura leveringsmåte. Denne leveringsmåten brukes ved fakturering med mindre den overstyres manuelt på enkeltfakturaen.
For kunder som aksepterer eFaktura fra hvilken som helst leverandør (eFaktura 2.0), gjøres det et søk i MPS' eFaktura 2.0-register ved fakturering.
Enkeltfakturering
Ved enkeltfakturering søker PowerOffice Go automatisk etter om kunden (privatperson) kan motta eFaktura, dersom faktura leveringsmåte på kundekortet er satt til noe annet enn eFaktura.
Hvis kunden kan motta eFaktura, kan du endre faktura leveringsmåte direkte ved fakturering. Du kan også huke av for at endringen skal lagres på kundekortet.
Gruppefakturering og bulkfakturering
Ved gruppefakturering får du valget «Send som eFaktura hvis mulig». Hvis dette er huket av, søker PowerOffice Go etter om kundene (privatpersoner) kan motta eFaktura, dersom faktura leveringsmåte på kundekortet er satt til noe annet. Hvis en kunde kan motta eFaktura, oppdateres kundekortet automatisk med eFaktura som leveringsmåte og fakturaen sendes som eFaktura.
Repeterende fakturering
Ved repeterende fakturering kan PowerOffice Go søke etter om kunder kan motta eFaktura, forutsatt at den repeterende fakturaen er satt til å sendes automatisk.
Følg disse stegene for å aktivere eFaktura-innstillingen for repeterende fakturering:
- Åpne menyen og klikk Innstillinger.
- Gå til Fakturainnstillinger under kategorien Salg og klikk fanen Repeterende.
- Huk av for Send som eFaktura hvis mulig.
Når «Send som eFaktura hvis mulig» er huket av, søker PowerOffice Go etter om kunden (privatperson) kan motta eFaktura, dersom faktura leveringsmåte på kundekortet er satt til noe annet. Kan kunden motta eFaktura, oppdateres kundekortet og fakturaen sendes som eFaktura. Haken er aktivert som standard.
Hvis en kunde aktiverer eFaktura for en repeterende faktura med utsendingsmåte satt til automatisk etter at den er aktivert i PowerOffice Go, oppdateres leveringsmåten automatisk ved neste fakturering.
Regler ved eFaktura-utsendelse
Følgende regler fra MPS gjelder når en faktura skal sendes som eFaktura, og er implementert i PowerOffice Go:
- Forfallsdato må være minimum 3 dager frem i tid fra fakturautsendelse.
- Forfallsdato kan være maksimum 365 dager frem i tid fra fakturautsendelse.
- Kun fakturering i NOK støttes.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis kundekortet allerede har en annen leveringsmåte enn eFaktura?
- PowerOffice Go søker automatisk etter om kunden kan motta eFaktura ved fakturering. Hvis kunden kan motta eFaktura, kan du endre leveringsmåten ved fakturering og velge å lagre endringen på kundekortet – eller du kan la det gjelde kun for den aktuelle fakturaen.
Kan jeg overstyre eFaktura som leveringsmåte på en enkeltfaktura?
- Ja, ved enkeltfakturering kan du manuelt endre faktura leveringsmåte selv om kundekortet er satt til eFaktura. Endringen gjelder kun for den aktuelle fakturaen med mindre du også huker av for å lagre den på kundekortet.
Hva skjer hvis kunden aktiverer eFaktura etter at en repeterende faktura allerede er satt opp?
- Hvis kunden aktiverer eFaktura etter at den repeterende fakturaen er aktivert i PowerOffice Go, oppdateres leveringsmåten automatisk ved neste fakturering – forutsatt at fakturaen er satt til å sendes automatisk og «Send som eFaktura hvis mulig» er aktivert i Fakturainnstillinger.
Hva er grensen for forfallsdato ved eFaktura?
- Forfallsdato må være minimum 3 dager og maksimum 365 dager frem i tid fra fakturautsendelse. Disse reglene er fastsatt av MPS og er implementert i PowerOffice Go.