Når en leverandør sender EHF-faktura med en ordrereferanse (OrderReference-ID), kan PowerOffice Go automatisk lese denne koden og sette riktig dimensjon — for eksempel prosjekt eller avdeling — direkte i bilagshodet på mottatt faktura eller kreditnota.
Forutsetninger
- Virksomheten din er registrert i ELMA-registeret og kan motta faktura og kreditnota som EHF (Elektronisk HandelsFormat).
- Leverandøren fakturerer med EHF.
- Leverandøren kan definere verdien i feltet OrderReference-ID i sitt fakturasystem.
Slik fungerer det
Skal faktura fra samme leverandør posteres med ulik dimensjon fra gang til gang — for eksempel ulike prosjekter — oppgir du dimensjonskoden på forhånd til leverandøren og ber dem sette denne som ordrereferanse i EHF-fakturaen. Når fakturaen mottas, søker PowerOffice Go etter koden i det aktuelle dimensjonsregisteret. Ved treff settes dimensjonskoden inn i bilagshodet, og verdien arves videre til alle konteringslinjer.
Dimensjonskoder er alfanumeriske og ikke case-sensitive. Det betyr at PowerOffice Go matcher koden uavhengig av om det er brukt store eller små bokstaver.
Oppsett — koble EHF-ordrereferanse til dimensjon
- Gå til Leverandører og klikk på den aktuelle leverandøren.
- Åpne fanekortet Kjøp.
- Finn feltet EHF ordrereferanse er og velg hvilken dimensjon ordrereferansen skal leses som — for eksempel Prosjekt eller Avdeling.
- Klikk Ok for å lagre.
Funksjonaliteten er tilgjengelig for alle dimensjoner som er aktivert for bilagsføring i klientens dimensjonsinnstillinger, med unntak av produkt, antall og oppdrag. For piloter på lokasjon og frie dimensjoner kan koder til disse dimensjonene også knyttes til bilaget.
Bruker leverandøren PowerOffice Go, vil verdien i feltet Bestillingsnr i ordreutkastet automatisk bli satt som OrderReference-ID i den utgående EHF-fakturaen.
Eksempel — prosjektføring via EHF-ordrereferanse
Dette eksempelet viser hvordan to virksomheter som begge bruker PowerOffice Go kan automatisere dimensjonssettingen:
- Eksempelbedriften AS er registrert for mottak av EHF.
- Eksempelbedriften AS kjøper varer hos Produktutsalget AS, og varene skal prosjektføres på delprosjekt 10.123-ABC.
- Begge virksomheter bruker PowerOffice Go.
Eksempelbedriften AS oppgir koden 10.123-ABC til Produktutsalget AS og ber dem sette denne som ordrereferanse i fakturaen. På forhånd er det satt opp at EHF-ordrereferanse fra denne leverandøren skal leses som Prosjekt.
Produktutsalget AS angir koden i feltet Bestillingsnr i ordreutkastet og fakturerer Eksempelbedriften AS med EHF.
Når fakturaen mottas hos Eksempelbedriften AS, søker PowerOffice Go etter koden fra OrderReference-ID-feltet i prosjektregisteret. Koden 10.123-ABC matches mot delprosjektet og settes inn i bilagshodet — med arv til alle konteringslinjer.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke dimensjoner kan kobles til EHF-ordrereferanse?
- Du kan koble alle dimensjoner som er aktivert for bilagsføring i klientens dimensjonsinnstillinger — for eksempel prosjekt og avdeling. Produkt, antall og oppdrag støttes ikke. For piloter på lokasjon og frie dimensjoner kan også disse knyttes til bilaget.
Hva skjer hvis ordrereferansekoden ikke finnes i dimensjonsregisteret?
- Hvis PowerOffice Go ikke finner en match på koden fra OrderReference-ID-feltet i det angitte dimensjonsregisteret, settes ingen dimensjon automatisk på bilaget. Dimensjonen må da settes manuelt på fakturaen.
Må koden skrives med nøyaktig samme store og små bokstaver som i dimensjonsregisteret?
- Nei. Dimensjonskoder er ikke case-sensitive i PowerOffice Go. Det betyr at koden matches uavhengig av om leverandøren bruker store eller små bokstaver — for eksempel vil «10.123-abc» og «10.123-ABC» gi samme treff.
Hva skjer med dimensjonen som settes i bilagshodet?
- Dimensjonsverdien settes inn i bilagshodet på den mottatte fakturaen eller kreditnotaen, og arves automatisk videre til alle konteringslinjer på bilaget.
Hva bruker leverandøren som OrderReference-ID hvis de også har PowerOffice Go?
- Bruker leverandøren PowerOffice Go, hentes verdien automatisk fra feltet Bestillingsnr i ordreutkastet og settes som OrderReference-ID i den utgående EHF-fakturaen.