EHF purring

📅 Lanseres torsdag 24. september.

EHF (Elektronisk handelsformat) er den norske standarden for elektronisk fakturautveksling. «EHF purring» er en egen dokumenttype innenfor dette formatet, som gjør at purringer kan sendes elektronisk på samme måte som fakturaer allerede gjør i dag. I praksis ligner en EHF-purring mye på en faktura i oppbyggingen, men er merket slik at mottakeren vet at det er en purring – ikke en ny faktura.

I Go gjelder EHF-purring kun ordinær purring – ikke inkassovarsel, betalingsoppfordring eller rentenota.

Utgående purring

Under Innstillinger → Salg → Betalingsoppfølging bestemmer du om purring skal være aktivert for klienten, og hva som er standard leveringsmåte. Vil du overstyre dette for en enkelt kunde, gjør du det på kundekortet: «Betalingsoppfølging» → «Purring» → Leveringsmåte → EHF.

Før Go sender som EHF, sjekker systemet:

Er kunden registrert i ELMA/SMP (Peppol-registeret)?
Støtter kunden dokumenttypen «Reminder» spesifikt – ikke bare vanlig faktura?

Hvis ett av punktene ikke er oppfylt, sender Go purringen på e-post i stedet – eller på klientens standard leveringsmåte, med mindre også den er satt til EHF. Da brukes e-post uansett.

EHF-purringen inneholder: referanse til opprinnelig fakturanummer, opprinnelig fakturabeløp som egen linje, purregebyr/renter som eget merket tillegg (REM-kode), og ny betalingsfrist.

Inngående purring

For å kunne motta purring som EHF, må klienten være registrert i ELMA med dokumenttypen «Reminder» i tillegg til «Invoice».

NB! Alle klienter som allerede er registrert for mottak av EHF-faktura på lanseringstidspunktet, blir automatisk oppdatert med denne dokumenttypen som en engangsjobb i forbindelse med lanseringen – dette krever ingen handling fra kunden.

Aktiverer man mottak av EHF-faktura etter lanseringen (eller skrur EHF av og på igjen), registreres begge dokumenttypene automatisk samtidig.

Go kjenner igjen en innkommende EHF-purring automatisk (selv om dokumentet teknisk ser ut som en faktura) og oppretter et eget bilagsutkast av typen «Purring».

Fakturaen er postert hos leverandøren: purringen kobles til fakturaen. Kun purregebyr/renter bokføres – fakturabeløpet føres ikke på nytt – og forfallsdato på fakturaen kan oppdateres til ny frist fra purringen.
Fakturaen ligger som bilagsutkast (ikke postert): Go finner den likevel på dokumentnummer og leverandør, men registrerer kun tilleggskravet.
Fakturaen finnes ikke i Go: purringen behandles som et selvstendig bilag med fakturalinjer og gebyrer.

Vanlig duplikatkontroll (dokumentnummer + leverandørens org.nr + bilagstype) gjelder også purringer.

Kontering av renter og gebyr

Renter og gebyr på innkommende EHF-purring posteres mot samme konto som for øvrige purringer. Renter/gebyr på innkommende purring kan styres til egen konto: Innstillinger → Regnskap → «Bilagsføring» → felt «Konto for renter og gebyrer» (rett under standardkonto-feltet, valgfritt å fylle ut). Er feltet tomt, brukes leverandørens standardkonto, med mva-kode 0. Er kontoen mva-låst, beholdes den låste mva-koden.

Er «Konto for renter og gebyrer» ikke satt opp, vises dette banneret øverst på purrebilaget:

Godkjenningsflyt

«Purring» finnes som egen kategori i godkjenningsinnstillingene, slik at man kan sette egne godkjenningsregler for denne bilagstypen på samme måte som for faktura og kreditnota.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg sende inkassovarsel som EHF?

Nei – EHF gjelder kun ordinær purring. Inkassovarsel sendes som før (e-post/utskrift), og betalingsoppfordring/tvangsinndrivelse sendes alltid som utskrift.

Hva skjer hvis kunden ikke støtter EHF for purring?

Går ikke det, sender Go purringen på e-post der kunden har registrert e-postadresse – ellers brukes klientens standard leveringsmåte.

Hvordan vet jeg om motparten støtter EHF-purring?

Dette avgjøres av om motparten er registrert i ELMA/SMP med dokumenttypen Reminder, i tillegg til Invoice.

Blir purregebyr og renter bokført automatisk?

Ja, mot kontoen du har satt under Innstillinger → Finans → Bilagsføring. Uten valgt konto brukes leverandørens standardkonto.

Hva om jeg mottar en purring for en faktura jeg ikke har i Go?

Den registreres likevel, som et selvstendig innkommende bilag.