Begreper og terminologi
Her avklares begreper som benyttes i denne artikkelen:
- Factoring: Inndriving av innbetalinger for faktura settes bort til en tredjepart. Tredjeparten — factoringselskapet — tilbyr normalt også finansiering av fakturafordringer i tidsrommet mellom utstedelse av faktura og innbetaling fra kunden.
- Dedikert factoringløsning: Spesifikk funksjonalitet i PowerOffice Go, med tilhørende arbeidsflyt i PowerOffice Go API, utviklet særskilt for factoring.
- Alternative integrasjonsløsninger: Integrasjoner mot factoringselskap som benytter PowerOffice Go API, men som ikke er koblet til den dedikerte factoringløsningen.
- Finansiering: Lån av penger mot en kostnad.
- Forskuttering: Deler av fakturabeløpet utbetales fra factoringselskapet til utsteder av faktura før faktura er betalt av kunden.
Generelt om den dedikerte factoringløsningen
PowerOffice Go har en dedikert API-løsning for factoring som factoringselskaper anbefales å integrere mot. Løsningen fungerer slik at faktura opprettes og bokføres i PowerOffice Go, mens selve leveringen av faktura til kunden utføres av det tilknyttede factoringselskapet. Factoringselskapet påfører kontonummer, pantsettingstekst og annen nødvendig informasjon før faktura leveres til kunden.
Når faktura er levert, sender factoringselskapet en status «levert» tilbake til PowerOffice Go, sammen med en PDF-kopi av fakturaen slik den ble levert. Factoringselskapet kan også postere regnskapstransaksjoner tilbake til PowerOffice Go via API — for eksempel transaksjoner som reflekterer innbetalinger, finansiering/forskuttering, kostnader og renter.
Dette skjer i PowerOffice Go når en factoringintegrasjon aktiveres
Når du aktiverer en factoringintegrasjon i PowerOffice Go, skjer følgende:
- Fakturaleveringsmåten «factoring» blir tilgjengelig på klienten, navngitt etter integrasjonen. Aktiveres for eksempel integrasjonen «PO Factoring», vil leveringsmåten «PO Factoring» bli tilgjengelig.
- Alle kunder på klienten får aktivert Bruk Factoring under fanen Salg på kundekortet.
Leveringsmåten under fanen Faktura på kundekortet settes til det aktuelle factoringnavnet — i eksempelet under er dette «PO Factoring».
Skal enkeltkunder unntas fra factoring, tar du bort haken for Bruk Factoring under fanen Salg på kundekortet og velger en annen fakturaleveringsmåte under fanen Faktura.
Alle fakturarelaterte rapporter i PowerOffice Go har to kolonner som kan hentes frem: «factoring fakturastatus» og «factoringbeskrivelse». Disse oppdateres etter hvert som integrasjonen sender informasjon tilbake.
Krav til datakvalitet
For å levere faktura som factoring stilles det krav til informasjonen på kundekortene i PowerOffice Go. Kravene følger i hovedsak de samme reglene som for EHF-levering, men gjelder i factoring-sammenheng også for personkunder. Følgende data må være registrert for at faktura skal kunne leveres som factoring:
Person:
- Fornavn
- Etternavn
- Full adresse (gateadresse, postnummer, by/sted)
- Telefonnummer
- E-postadresse
Firma:
- Navn
- Organisasjonsnummer
- Full adresse (gateadresse, postnummer, by/sted)
- Telefonnummer
- E-postadresse
Etter at integrasjonen er aktivert, slår det inn validering av denne informasjonen. Nye kunder opprettes med Bruk Factoring avhuket som standard, og du får feilmelding ved lagring dersom påkrevd informasjon mangler. Den samme valideringen utløses også når faktura skal sendes med leveringsmåten factoring. Sørg for at nødvendige felt er utfylt og at informasjonen er korrekt.
Slik fungerer faktureringen med leveringsmåte factoring
- Opprett fakturautkast som vanlig i PowerOffice Go.
- Når faktura skal sendes, åpnes dialogboksen for sending. Her vises leveringsmåten som den aktive factoringintegrasjonen (f.eks. «PO Factoring»). Kryss av Endre leveringsmåte for denne fakturaen dersom du ønsker å overstyre leveringsmåten for en enkelt faktura.
Når faktura sendes med leveringsmåte factoring, skjer følgende prosess:
- Status endres til «Faktura klargjort».
- Salget og kundefordringen bokføres i PowerOffice Go. Det lages ingen PDF i dette steget, og knappene Vis PDF og Send fakturakopi er derfor ikke tilgjengelige ennå. Profileringsmaler i PowerOffice Go er ikke relevante for faktura levert via den dedikerte factoringløsningen.
- PowerOffice Go genererer en EHF XML-fil, som legges i historikken på fakturaen. Denne filen er den juridiske salgsdokumentasjonen. Ønskes en spesifikk standardtekst på fakturadokumentet, må dette avtales med factoringtilbyderen.
- Faktura- og kundeinformasjon blir tilgjengelig i factoringendepunktene i API-et.
- Integrasjonsparten henter faktura- og kundeinformasjon via API og leverer faktura til kunden. Kontonummer, pantsettingstekst og fakturalayout håndteres av factoringselskapet, som deretter leverer fakturaen på den mest hensiktsmessige måten.
- Integrasjonen kvitterer tilbake til PowerOffice Go når faktura er levert, med eventuell supplerende tekst som vises under historikken på fakturaen.
- PowerOffice Go oppdaterer factoringstatus og historikk. Ettersom en PDF er mottatt fra integrasjonen, er nå knappene Vis PDF og Send fakturakopi tilgjengelige.
- Factoringselskapet håndterer videre hendelser i tråd med sine tjenester, og alle regnskapsrelaterte hendelser posteres normalt automatisk tilbake til PowerOffice Go via integrasjonen.
Generelle forutsetninger for bruk
For å benytte en factoringintegrasjon som er koblet mot den dedikerte løsningen, må PowerOffice Go brukes til å opprette og postere faktura. Det er ikke mulig å levere importerte fakturabilag til factoringselskaper via den dedikerte factoringløsningen.
Fakturaer som leveres via den dedikerte factoringløsningen, kan ikke kombineres med purringer eller inkassointegrasjoner. Factoringselskapet overtar inndrivingen av fakturaene og tilbyr normalt kobling til egen eller samarbeidende inkassoløsning.
Forberedelser i PowerOffice Go før aktivering av factoringintegrasjon
Nødvendig oppsett varierer mellom de ulike factoringselskapene. Generelt må du påse at dedikerte kontoer er satt opp i PowerOffice Go for de regnskapsmessige posteringene integrasjonen skal håndtere. Kontoene må formidles til factoringselskapet eller leverandøren av integrasjonen dersom dette ikke inngår i integrasjonspartens onboardingrutine. Følgende er typisk nødvendig å sette opp:
- Mellomregningskonto for factoringselskap (finanskonto): Kan gjerne settes opp som en reskontro i PowerOffice Go for enklere avstemming. Factoringselskapet finansierer ofte fordringer, noe som gjør mellomregningskontoen til en gjeldspost. Reskontroen kan være en leverandørreskontro i eksisterende reskontroserie, eller en dedikert reskontroserie for factoringselskapet.
- Konto for factoringkostnader: Kostnader og gebyrer kan føres automatisk av factoringselskapet via integrasjonen. Integrasjonen trenger en definisjon av hvilken konto som skal brukes.
- Konto for renteinntekter: Renteinntekter kan bokføres automatisk. Integrasjonen trenger også her en kontodefinisjon.
- Eventuelle andre kontoer: Factoringselskapet kan ha behov for flere mellomregninger eller dedikerte kontoer for spesifikke hendelser i factoringløpet. Factoringselskapet informerer normalt om dette under onboarding.
Eksempler på regnskapsmessige posteringer tilbake til PowerOffice Go
Eksemplene nedenfor viser isolerte hendelser og deres regnskapsmessige effekt. I praksis gjøres det som regel en kombinasjon av flere hendelser i samme bilag. Hva den enkelte integrasjon tilbyr, og hvor hyppig posteringer skjer, vil variere.
Ordinært oppgjør av faktura
Kunden (debitor) betaler faktura til factoringselskapet. Kundefordringen i PowerOffice Go lukkes, men penger er ennå ikke mottatt av PowerOffice Go-klienten (kreditor).
- Debet mellomregning (finanskonto), kredit kundereskontro
Avregning — oppgjør av faktura
Factoringselskapet remitterer oppgjort beløp til PowerOffice Go-klienten. Samtidig trekkes kostnader for bruk av factoring.
- Debet bankkonto, debet kostnad factoring, kredit mellomregning (finanskonto)
Factoringselskap utsteder rentenota
Renter inntektsføres og reskontroføres i PowerOffice Go. Dette gjøres av praktiske hensyn når renter er betalt av kunden til factoringselskapet.
- Debet kundefordring, kredit renteinntekt
- Debet bankkonto, kredit kundefordring
Forskuttering til PowerOffice Go-klient
Factoringselskapet tilbyr forskuttering av fordringer (finansiering). Forskuttert beløp remitteres til kreditor.
- Debet bankkonto, kredit mellomregning (finanskonto)
Kunde betaler direkte til PowerOffice Go-klienten
Dersom dette skjer, skal factoringselskapet varsles. I praksis kan avvikshåndteringen løses på andre måter etter avtale med factoringselskapet. Bokføringen av innbetalingen fra kunden direkte til PowerOffice Go-klienten må gjøres manuelt, og involverer normalt bruk av en egen mellomregningskonto for avvikshåndtering.
- Debet bankkonto, kredit mellomregningskonto avvik (ikke nødvendigvis finanskonto)
Tilgjengelige integrasjoner
En oversikt over integrasjoner som er koblet mot den dedikerte factoringløsningen i PowerOffice Go finner du på nettsiden vår.
🔗 Se alle factoringintegrasjoner i PowerOffice Go-utvidelsesbiblioteket
Alternative integrasjonsløsninger mot factoringselskap
Det finnes tredjepartsintegrasjoner som kobler PowerOffice Go mot factoringselskaper via API, uten å benytte den dedikerte factoringløsningen. Slike integrasjoner forutsetter at klienten selv fakturerer og leverer faktura til sluttkunden — det vil si at distribusjonen skjer fra PowerOffice Go. For at dette skal fungere, må egendefinerte profileringsmaler brukes for å sette opp factoringselskapet sitt kontonummer og pantsettingstekst.
En vesentlig begrensning er at faktura ikke kan leveres som EHF/eFaktura fra PowerOffice Go til sluttkunden, fordi elektroniske leveringsmåter alltid benytter driftskontoen i PowerOffice Go — ikke factoringselskapet sitt kontonummer.
Disse integrasjonene har heller ingen kobling til factoringstatus eller factoringbeskrivelse. De kan hente fakturainformasjon fra PowerOffice Go og postere regnskapsmessige hendelser tilbake, gitt forbeholdene om leveringsmåte.
Nødvendig oppsett i PowerOffice Go og eventuelle andre forbehold bør avklares med tredjeparten som leverer den alternative integrasjonen.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg unnta enkeltkunder fra factoring etter at integrasjonen er aktivert?
- Ja. Gå til kundekortet, fanen Salg, og fjern haken for Bruk Factoring. Velg deretter en annen fakturaleveringsmåte under fanen Faktura på samme kundekort. Endringen gjelder kun den aktuelle kunden.
Kan jeg levere importerte fakturabilag via den dedikerte factoringløsningen?
- Nei. Den dedikerte factoringløsningen krever at faktura opprettes og posteres direkte i PowerOffice Go. Importerte fakturabilag kan ikke leveres til factoringselskaper via denne løsningen.
Kan factoring kombineres med purringer eller inkassointegrasjoner i PowerOffice Go?
- Nei. Fakturaer levert via den dedikerte factoringløsningen kan ikke kombineres med purringer eller inkassointegrasjoner. Factoringselskapet overtar inndrivingen og tilbyr normalt kobling til egen eller samarbeidende inkassoløsning.
Hva skjer hvis kunden betaler faktura direkte til meg i stedet for til factoringselskapet?
- Factoringselskapet skal varsles dersom kunden betaler direkte til PowerOffice Go-klienten. Bokføringen av innbetalingen må gjøres manuelt og involverer normalt en dedikert mellomregningskonto for avvikshåndtering. Nærmere fremgangsmåte avtales med factoringselskapet.
Hvorfor er profileringsmaler ikke relevante for faktura levert via den dedikerte factoringløsningen?
- Fordi faktura ikke produseres som en PDF i PowerOffice Go i den dedikerte løsningen — i stedet genereres en EHF XML-fil som er den juridiske salgsdokumentasjonen. Fakturalayout, kontonummer og pantsettingstekst håndteres av factoringselskapet. Ønskes spesifikk standardtekst på fakturadokumentet, må dette avtales direkte med factoringtilbyderen.