Hva er firmakort i PowerOffice Go?
Firmakort er en betalingsmåte for utlegg og reiser i PowerOffice Go. Når en ansatt sender inn kvitteringer via mobilappen med firmakort som betalingsmåte, blir bilaget automatisk kontert — uten at utgiften skal refunderes til den ansatte. Et firmakort kan gjøres tilgjengelig for én bestemt ansatt eller for alle brukere.
Slik setter du opp firmakort
Firmakort opprettes under Meny → Innstillinger → Bank → Firmakort.
- Klikk Legg til kort for å starte opprettelsen.
- Skriv inn en beskrivelse for kortet.
- Velg konto — dette kan være enten en hovedbokskonto eller en reskontrokonto. Søk opp reskontronummer ved å angi (+) for kunde, (−) for leverandør og (/) for ansatt.
- Dersom firmakortet er et kredittkort, kan hovedbokskontoen eller reskontroen avstemmes mot faktura fra kredittkortselskapet.
- Begrens kortet til én ansatt ved å angi personens navn, eller la feltet stå tomt for å gjøre kortet tilgjengelig for alle brukere.
Slik kommer firmakortbilag inn i bilagsføringen
Bilagstype — bankbilag eller manuelt bilag
Firmakortbilag kommer inn i bilagsføringen som enten bankbilag eller manuelt bilag, avhengig av oppsettet:
- Bilaget blir et bankbilag dersom firmakortet er satt opp med en konto som er tilknyttet en bankkonto i bankkontoinnstillingene.
- Bilaget blir et manuelt bilag dersom firmakortets konto ikke er tilknyttet en bankkonto.
Hvis en mobilapp-bruker sender inn flere kvitteringer samlet, og kvitteringene er betalt med ulike firmakort som ville generert forskjellige bilagstyper ved separat innsending, vil det samlede bilaget få bilagstype bank — forutsatt at minst én av kvitteringene er knyttet til et firmakort med bankkontotilknytning.
Automatisk kontering
Utgifter fra firmakort (utlegg og reiser) kommer inn i bilagsføringen med automatisk kontering:
- Debet: Valgt utgiftstype (for eksempel internett, fly eller overnatting).
- Kredit (motpost): Firmakortets konto eller reskontro. Hvis firmakort ikke er satt opp, brukes driftskontoen som motpost.
Roller og tilgang for firmakort i mobilappen
For at en bruker skal kunne velge firmakort som betalingsmåte i mobilappen, må én av følgende betingelser være oppfylt:
- Brukeren har tilgang til rolleprivilegiet Mobil → Firmakort. 🔗 Les mer om mobilroller i PowerOffice Go
- Brukeren er angitt som tilknyttet person på et firmakort i firmakortinnstillingene.
Merk at firmakort må være opprettet og satt opp i innstillingene for at betalingsmåten skal vises i reiseregning i mobilappen.
Ofte stilte spørsmål
Kan ett firmakort brukes av alle ansatte?
- Ja. Hvis du ikke angir en bestemt person i firmakortinnstillingene, vil kortet være tilgjengelig for alle brukere i mobilappen — forutsatt at de har riktig rolleprivilegium.
Hva skjer hvis en ansatt sender inn kvitteringer med ulike firmakort samlet?
- Hvis kvitteringene slås sammen til ett bilag, og minst én av kvitteringene er knyttet til et firmakort med bankkontotilknytning, får det samlede bilaget bilagstype bank.
Hva brukes som motpost hvis firmakort ikke er satt opp?
- Hvis firmakort ikke er satt opp, brukes driftskontoen som kreditkonto (motpost) ved automatisk kontering av utgifter.
Må firmakortet være et kredittkort?
- Nei, firmakortet kan settes opp med enten en hovedbokskonto eller en reskontrokonto, uavhengig av om det er et kredittkort. Hvis det er et kredittkort, kan kontoen avstemmes mot faktura fra kredittkortselskapet.