Starter du lønn i PowerOffice Go på et annet tidspunkt enn 1. januar, må du importere hittil-i-år-verdier for å sikre korrekte data. Importen oppdaterer:
- Hittil-i-år-kolonnen på lønnsslippene
- Sammenstillingsoppgaven, slik at den også inneholder data fra lønnskjøringer gjort i et annet system før oppstart i PowerOffice Go
- Feriepengelisten
Slik setter du opp importfilen
Bruk Excel til å lage importfilen. Øverste venstre celle i tabellen (over og til venstre for dataene) skal inneholde teksten [YTDPayrollBalances] — dette forteller PowerOffice Go hva slags data som leses inn.
Fyll inn relevant data for hver kolonne. Påkrevde kolonner må inneholde data. Lagre filen som .xlsx eller .csv (semikolonseparert).
📝 Last ned eksempelfil for hittil-i-år-verdier lønn (XLSX)
📝 Last ned filbeskrivelse for hittil-i-år-verdier lønn (PDF)
Fødselsnummer og arbeidsforhold
Fødselsnummer eller arbeidsforhold-ID må legges inn i filen. Har den ansatte flere arbeidsforhold, vil importen legge seg mot det arbeidsforholdet som er satt som standard. Hvis fødselsnummeret starter med 0, kan filen feile — løsningen er å endre kolonneformatet i Excel fra Standard til Tekst.
PayItem — lønnsarter
Under PayItem legger du inn lønnsartene som har vært lønnskjørt på den ansatte i inneværende år, med tilhørende beløp. Legg til én linje per lønnsart, og bruk feltet payItem for hver. Årstallet skal være det året lønnen ble kjørt.
Lønnsarter som i en ordinær lønnskjøring skal ha negativt fortegn, må også ha negativt fortegn i importfilen. Dette gjelder for eksempel «Trekk i lønn for ferie» og «Trekk timer».
Holiday Pay — feriepenger
De fire linjene for Holiday Pay brukes til å oppdatere feriepengelisten. Beløpet i Amount-kolonnen oppdaterer feriepengelisten, og du må legge inn både grunnlag og avsetning. Årstallet skal være det året den ansatte hadde opptjeningen — beløpene plasseres da i feriepengerapporten på det aktuelle året. Det skal ikke legges inn en pay item code på disse linjene.
PrivateDrivenKilometers og HomeWorkKilometers
PrivateDrivenKilometers og HomeWorkKilometers benyttes til lønnsart 655 «Fri bil utenfor standardregelen». Antallet du legger inn her vil vises i feltet «Totalt dette år» neste gang lønnsarten hentes opp i en lønnskjøring.
Importer filen i PowerOffice Go
- Gå til Regnskap → Import i hovedmenyen.
- Klikk Standardimport, deretter Velg fil, og hent opp filen du vil importere. Angi eventuelt en egendefinert beskrivelse, og klikk Last opp.
- Klikk Importer. Filen leses nå inn og hittil-i-år-verdiene opprettes.
Det er kun den sist innleste filen for året som er gjeldende. Importerer du en ny fil, vil den erstatte tidligere importerte verdier.
Det er ikke mulig å importere verdier for én enkelt ansatt om gangen. Har du flere ansatte med verdier som skal importeres, må alle ansatte ligge i samme fil.
Hvis en ansatt har frikort som er benyttet i et annet system, må beløpsgrensen korrigeres manuelt på ansattkortet i PowerOffice Go.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis jeg importerer en ny fil etter at jeg allerede har importert én?
- Den nye filen erstatter den forrige. Det er alltid den sist innleste filen for året som er gjeldende. Sørg derfor for at den nye filen inneholder alle ansatte og alle verdier som skal gjelde — ikke bare de som er endret.
Kan jeg importere hittil-i-år-verdier for én ansatt om gangen?
- Nei, det er ikke mulig å importere for én ansatt om gangen. Alle ansatte med verdier som skal importeres, må ligge i samme fil. Importerer du bare én ansatt, vil verdiene for de øvrige ansatte bli fjernet.
Hva gjør jeg hvis filen feiler fordi fødselsnummeret starter med 0?
- Endre kolonneformatet i Excel fra Standard til Tekst. Åpne filen i Excel, marker kolonnen med fødselsnummer, og velg Tekst som format før du lagrer og importerer på nytt.
Hvilke typer verdier oppdaterer hittil-i-år-importen?
- Importen oppdaterer hittil-i-år-kolonnen på lønnsslippene, sammenstillingsoppgaven (slik at den inkluderer lønnskjøringer fra tidligere system), og feriepengelisten med både grunnlag og avsetning.