Behandle inkassoutkast
Under Utkast for inkasso tar du stilling til hvilke fakturaer som skal godkjennes for overføring til inkassobyrå. Her kan du godkjenne enkeltfakturaer, et markert utvalg eller alle fakturaer på én gang.
Sette faktura på vent
Du kan sette enkeltfakturaer på vent i utkastlisten. Fakturaer som er satt på vent, kan ikke godkjennes så lenge avkrysningen for dette er aktiv.
Fjerne faktura fra inkassoutkast
Fjerner du en faktura fra listen, flyttes den tilbake til purrelisten med neste handling satt til Ingen. Du må da ta stilling til videre oppfølging av fakturaen.
Har en faktura ved en feiltakelse blitt godkjent for inkasso, kan du velge fakturaen og klikke Fjern. Dette er kun mulig så lenge inkassobyrået ennå ikke har hentet fakturaen og opprettet sak. Fakturaen flyttes da tilbake til purrelisten med neste handling satt til Ingen.
Viktig om kreditnotaer
Kreditnotaer vises ikke i listen over fakturaer som kan godkjennes for overføring til inkasso. Påse at kreditnotaen er matchet mot fakturaen for å justere ned beløpet som skal inndrives, før du godkjenner overføringen.
Krav til kundeadresse
Inkassoselskapene som PowerOffice Go er integrert mot, krever registrert postadresse på alle kunder som får fakturaer overført til inkasso. Ved godkjenning kontrollerer PowerOffice Go at adresselinje 1 og postnummer er fylt ut på kundens kontaktkort. Er disse feltene tomme, vil godkjenningen feile.
Registrer foresattes navn og barnets navn direkte i kundefeltet, for eksempel «Fornavn Etternavn for Barnets Navn». Alternativt kan barnets navn legges inn i feltet Deres referanse på kundekortet.
Fakturering til mindreårige
Inkassolov krever at faktura rettes til foresatte med fullt navn — en generell betegnelse som «Til foresatte for» er ikke tilstrekkelig. Inkassosaker vil bli avvist hvis fakturaen ikke er merket med rett juridisk person.
Etter godkjenning — fanen Godkjent og Åpne
Når en faktura godkjennes, flyttes den til fanen Godkjent i påvente av at inkassobyrået henter saken. Når inkassobyrået henter fakturaen, påfører de et saksnummer og fakturaen flyttes videre til fanen Åpne.
Eventuelle posterte renter og gebyrer i PowerOffice Go tilbakeføres automatisk når inkassobyrået henter fakturaen, siden inkassobyrået kun henter hovedstolen på kravet og foretar ny renteberegning med påfølgende gebyrer.
Hvor ofte inkassobyrået henter nye saker og oppdateringer, varierer fra aktør til aktør. Hvis en faktura ligger fast i fanen Godkjent over lengre tid, kontakt inkassobyrået direkte for å undersøke årsaken.
Automatisk godkjenning av fakturaoverføring
Du kan aktivere en innstilling som gjør at fakturaer automatisk godkjennes fra utkastlisten og overføres til inkassobyrå når neste steg tilsier det. Slik aktiverer du automatisk godkjenning:
- Gå til Betalingsoppfølgings-innstillingene i PowerOffice Go.
- Hak av for Automatisk godkjenn fakturaoverføring til .
- Sett eventuelt en dato som angir fra og med hvilken fakturadato fakturaer skal godkjennes automatisk. Dette er særlig nyttig hvis du har åpne poster som ikke skal overføres til inkassobyrå — for eksempel ved konvertering til PowerOffice Go.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer med renter og gebyrer som er bokført i PowerOffice Go når inkassobyrået henter fakturaen?
- Posterte renter og gebyrer tilbakeføres automatisk i PowerOffice Go når inkassobyrået henter fakturaen. Inkassobyrået henter kun hovedstolen på kravet og foretar selv ny renteberegning med tilhørende gebyrer.
Hvorfor feiler godkjenningen av inkassoutkastet?
- Godkjenningen feiler hvis adresselinje 1 eller postnummer mangler på kundens kontaktkort. Fyll ut disse feltene på kunden og forsøk godkjenningen på nytt.
Kan jeg angre en godkjenning og trekke en faktura tilbake fra inkasso?
- Ja, du kan velge fakturaen i fanen Godkjent og klikke Fjern, så lenge inkassobyrået ennå ikke har hentet fakturaen og opprettet sak. Fakturaen flyttes da tilbake til purrelisten med neste handling satt til Ingen.
Hva er hensikten med datoavgrensningen ved automatisk godkjenning?
- Datoavgrensningen lar deg angi fra og med hvilken fakturadato nye fakturaer skal godkjennes automatisk for overføring. Dette er nyttig hvis du har eldre åpne poster — for eksempel fra før konvertering til PowerOffice Go — som ikke skal overføres til inkassobyrå.
Fakturaen ligger i fanen Godkjent og blir ikke hentet av inkassobyrået — hva gjør jeg?
- Fakturaer i fanen Godkjent venter på at inkassobyrået henter dem. Hvis fakturaen ikke blir hentet, kontakt inkassobyrået direkte for å undersøke årsaken.
Hvordan fakturerer jeg til inkasso når debitor er mindreårig?
- Inkassolov krever at fakturaen er adressert til foresatte med fullt navn. Registrer foresattes navn og barnets navn i kundefeltet, for eksempel «Fornavn Etternavn for Barnets Navn», eller legg barnets navn inn i feltet Deres referanse på kundekortet. Inkassosaker uten korrekt juridisk person vil bli avvist.