Integrasjoner med kassasystemer og nettbutikker (POS) i PowerOffice Go

Begreper og terminologi

Følgende begreper brukes gjennomgående i denne artikkelen. Kildene er gjeldende NGAAP-regelverk, inkludert GBS16 – Internettsalg, samt fagstoff fra Regnskap Norge.

• Kassasystem: Dedikert og godkjent system for registrering av kontantsalg. Kassasystemer må tilfredsstille gjeldende krav i kassasystemloven og kassasystemforskriften.
• Kontantsalg: Levering av vare eller tjeneste og betaling skjer samtidig, på en fysisk lokasjon. Betalingsmiddelet har ingen betydning for definisjonen. Kontantsalg bokføres på leveringstidspunktet.
• Internettsalg: Levering og betaling skjer samtidig, men ikke nødvendigvis på en fysisk lokasjon — for eksempel kjøp og nedlasting av apper eller betaling av parkering. Internettsalg regnes som kontantsalg, men kan være særskilt unntatt fra krav om kassasystem.
• Kredittsalg: Ordinært salg av vare eller tjeneste som faktureres med betalingsfrist. Salget bokføres på fakturadato, og betalingen skjer på et senere tidspunkt.
• Forskuddsbetaling: Betalingen skjer først, mens levering av vare eller tjeneste skjer i etterkant. Dette er isolert sett ikke et salg, men en forskuddsbetaling. Salget bokføres ved levering og dokumenteres som en faktura.
• SAF-T (Standard Audit File-Tax): Lovpålagt standardformat for utveksling av regnskapsdata, fortrinnsvis med Skatteetaten. Finansdepartementet fastsetter kravene til elektronisk rapportering i dette formatet.
• Betalingsmiddel: Type oppgjør for salg eller kjøp — for eksempel fysiske kontanter, kredittkort, Vipps eller andre betalingstjenester. Betalingsmiddelet har ingen betydning for den bokføringsmessige klassifiseringen av salgstypen.
• POS-system (Point of Sales): Et annet begrep for kassasystem. Inneholder ofte mer funksjonalitet enn bare salgsprosessen, som CRM og nettbutikkfunksjonalitet.
• Nettbutikk: System for salg av varer og tjenester via en nettside.

Kassasystemer

Generell funksjonalitet

Kassasystemer — også omtalt som POS-systemer — kommer i mange varianter, men en fellesnevner er registrering av kontantsalg. Kjernefunksjonen for integrasjoner mellom kassasystem og PowerOffice Go er overføring av dagsoppgjør for automatisk bokføring.

Dagsoppgjøret kan overføres med ulik detaljgrad. Det vanligste er at aggregert salg per konto og mva-kode overføres og bokføres i PowerOffice Go. Når integrasjonen tas i bruk, er det som regel nødvendig å gjøre et oppsett — en "mapping" — av kontoer mellom systemene, slik at overføringene havner på riktig konto og med riktig mva-kode.

Spesifikk funksjonalitet

Ut over kjernefunksjonaliteten er det stor variasjon i hva kassasystemer tilbyr. Eksempler på funksjonalitet ut over overføring av dagsoppgjør:

• Lager- og logistikkmodul
• Fakturamodul for kredittsalg
• Nettbutikkmodul eller integrasjon mot nettbutikk
• Bransjespesifikke oppsett rettet mot særskilte bransjer
• Synkronisering av grunndata og dimensjoner (prosjekt, produkter, avdeling og lignende)

Slik utvidet funksjonalitet betyr at integrasjonsløsninger kan omfatte mer enn overføring av dagsoppgjøret alene.

Nettbutikker

Generell funksjonalitet

Kjernefunksjonaliteten i nettbutikkintegrasjoner er overføring av salg fra nettbutikken til PowerOffice Go. Dette kan skje på to måter:

• Ordrer i nettbutikken overføres til PowerOffice Go for fakturering derfra.
• Salgsdokumentasjonen utstedes og leveres via nettbutikken, slik at salg overføres og bokføres direkte som fakturabilag til PowerOffice Go.

Sluttresultatet er i begge tilfeller at salg fra nettbutikken bokføres i regnskapet i PowerOffice Go. Kunder synkroniseres mellom systemene — dette er nødvendig for å reskontroføre salget. Produkter synkroniseres typisk også, avhengig av om integrasjonen overfører ordrer eller ferdige fakturabilag.

Spesifikk funksjonalitet

Ut over kjernefunksjonaliteten er det stor variasjon i hvordan transaksjoner overføres. Valg av tilnærming avhenger blant annet av hvilke betalingsløsninger nettbutikken tilbyr, og hvilke krav som gjelder for SAF-T-rapportering. PowerOffice Go sitt API støtter generelt begge varianter av bokføring. Eksempler på funksjonalitet som ofte tilbys:

• Betalingsstatus på kredittsalg synkroniseres fra PowerOffice Go tilbake til nettbutikken.
• Produkter synkroniseres mellom nettbutikk og PowerOffice Go (nødvendig ved ordreoverføring).
• Betalingstransaksjoner bokføres til PowerOffice Go og fordringer omposteres — for eksempel når ordre i nettbutikk betales med kredittkort, Stripe eller lignende.
• Lagerbeholdning synkroniseres mellom PowerOffice Go og nettbutikk.
• Nettbutikken kan også være tilknyttet en kassasystemløsning for kontantsalg.

Viktige avklaringer for parter som skal integrere nettbutikker

Dersom salget ikke anses som kontantsalg, gjelder den generelle hovedregelen at salget følger dokumentasjonskravene til fakturering — inkludert bokføring via kundereskontro. Dette gjelder også dersom fakturaprosessen er satt ut til en tredjepart som Klarna eller lignende aktører. Det er selger av varen eller tjenesten som er ansvarlig for å utstede korrekt og gyldig salgsdokumentasjon. Tredjeparters salgsdokumentasjon er ikke nødvendigvis gyldig for selgerens regnskap.

Et annet viktig moment er at salg og betaling er to separate bokføringshendelser i PowerOffice Go. Salget er én bokføringshendelse på et gitt tidspunkt, og betalingen er en separat bokføringshendelse på et annet tidspunkt.

Generelle anbefalinger for nettbutikkintegrasjoner:

1. Avklar hvilken type salg det dreier seg om, og hvilke regler som gjelder for dokumentasjon.
2. Ta stilling til om nettbutikkløsningen utsteder tilstrekkelig salgsdokumentasjon, eller om PowerOffice Go skal brukes til å utstede den.
3. Hvis nettbutikken utsteder tilstrekkelig salgsdokumentasjon: Beste praksis er at integrasjonen overfører og bokfører fakturabilag til PowerOffice Go. Vurder nødvendig detaljnivå i henhold til SAF-T-kravene.
4. Hvis nettbutikken ikke utsteder tilstrekkelig salgsdokumentasjon: Beste praksis er å overføre ordrer til PowerOffice Go, som deretter faktureres fra PowerOffice Go for å utstede salgsdokumentasjon og postere salget. SAF-T-kravene ivaretas i denne prosessen.
5. Uavhengig av variant: Betalinger håndteres som separate hendelser og overføres typisk som daglige bilag til PowerOffice Go med alle relevante betalingstransaksjoner og omposteringer for den aktuelle dagen.

Mer informasjon om SAF-T

PowerOffice Go sin API-dokumentasjon inneholder en egen artikkel om SAF-T-kravene og betraktninger som bør gjøres i forhold til disse reglene. Artikkelen er på engelsk og anbefales gjennomgått av alle integrasjonsparter.

🔗 Les om SAF-T-krav og bokføringsregler i PowerOffice Go API-dokumentasjonen (engelsk)

Tilgjengelige integrasjoner

En oversikt over integrasjonsparter som har integrert sine kassasystem- og/eller nettbutikkløsninger mot PowerOffice Go, finnes på poweroffice.no.

🔗 Se tilgjengelige kassasystem- og nettbutikkintegrasjoner for PowerOffice Go

 

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen på kontantsalg og internettsalg?

• Kontantsalg skjer på en fysisk lokasjon der levering og betaling skjer samtidig. Internettsalg er også et simultant salg, men ikke nødvendigvis på en fysisk lokasjon — for eksempel nedlasting av apper eller betaling av parkering. Internettsalg regnes bokføringsmessig som kontantsalg, men kan være unntatt fra krav om kassasystem.

Hva er "mapping" av kontoer i en kassasystemintegrasjon?

• Mapping er et oppsett der kontoer i kassasystemet kobles til tilsvarende kontoer og mva-koder i PowerOffice Go. Dette sikrer at dagsoppgjøret havner på riktig konto og med korrekt mva-behandling. Oppsettet gjøres vanligvis én gang ved aktivering av integrasjonen.

Er Klarnas salgsdokumentasjon gyldig som min salgsdokumentasjon?

• Nei, ikke nødvendigvis. Det er selgeren av varen eller tjenesten som er ansvarlig for å utstede korrekt og gyldig salgsdokumentasjon. Tredjeparters dokumentasjon, som Klarnas, er ikke automatisk gyldig for selgerens regnskap. Dersom salgsdokumentasjonen ikke tilfredsstiller fakturakrav, bør ordrer overføres til PowerOffice Go for fakturering derfra.

Kan PowerOffice Go håndtere nettbutikksalg der kunden betaler med Stripe eller kredittkort?

• Ja. PowerOffice Go sitt API støtter bokføring av betalingstransaksjoner og ompostering av fordringer — for eksempel når nettbutikksalg betales via Stripe, kredittkort eller lignende. Betalingen behandles som en separat bokføringshendelse fra selve salget.

Hva menes med at salg og betaling er separate bokføringshendelser i PowerOffice Go?

• I PowerOffice Go bokføres salget på det tidspunktet det inntreffer (fakturadato eller leveringstidspunkt), mens betalingen bokføres separat når den mottas. Dette betyr at en integrasjon typisk må håndtere to ulike overføringer: én for salget og én for betalingen.