Forutsetninger for å bruke Ferie og fravær
For at rapportene i Ferie og fravær skal vise riktige tall, må følgende være på plass før du starter:
- Normaltid må være satt opp for alle ansatte — enten under innstillinger for timeregistrering eller som avvikende normaltid på ansattkortet.
- Ansattlisten må være oppdatert med riktig start- og sluttdato på samtlige ansatte.
Kontroller også at fraværstypene i PowerOffice Go er satt riktig. Spesielt fraværstypene som er knyttet til aktivitetene Syk med egenmelding og Syk med sykemelding må være korrekt konfigurert for at modulen skal fungere optimalt.
Nedenfor vises de anbefalte fraværstypene som bør være satt på aktivitetene:
Aktiver Ferie og fravær-abonnementet
For å få tilgang til Ferie og fravær må du ha et aktivt abonnement. Slik aktiverer du det:
- Gå til Meny → Innstillinger → Abonnement.
- Klikk Abonner på Ferie og fravær-kortet.
Krav til brukerregistrering
Alle som skal bruke Ferie og fravær må oppfylle to krav: de må være registrert som ansatt på klienten, og de må i tillegg være brukere av PowerOffice Go. Det er ikke tilstrekkelig å kun være registrert som ansatt.
Bruker med Administratorrettigheter kan gjøre alt av oppsett ved oppstart av Ferie og fravær.
Merk: Når Ferie og fravær er aktivert, vil fraværsaktivitetene Ferie, Syk med egenmelding, Syk med sykemelding og lignende ikke lenger være tilgjengelige via den vanlige Legg til-knappen i timelisten. Disse flyttes til Ferie og fraværsmodulen og nås via knappen Nytt fravær i timelisten, eller Legg til under Min oversikt i modulen.
Gi tilganger til ansatte
Alle ansatte som skal bruke modulen må tildeles riktig tilgang. Gå til Meny → Brukere og velg fanen Roller. Se artikkelen om Ferie og fravær rollestyring for en oversikt over de ulike tilgangsnivåene.
Innstillinger for Ferie og fravær
Innstillinger for Ferie og fravær kan gjøres på tre steder i PowerOffice Go:
- Timeinnstillinger
- Aktiviteter
- Ansattkort
Godkjenning av fravær
Som standard krever alle fraværstyper (unntatt Helse/tannlege) godkjenning av en leder. Godkjenningskravet kan overstyres per aktivitet eller per ansatt via ansattkortet. En leder er en person som enten er satt som leder på en avdeling, eller er registrert som leder direkte på ansattkortet. Selskapet bestemmer selv hvilke fraværstyper ansatte kan godkjenne selv, og hvilke som skal godkjennes av leder.
Feriedager
Standard oppsett i PowerOffice Go gir 25 feriedager per år, og 6 ekstra feriedager per år for ansatte over 60 år. Begge verdiene kan overstyres på ansattkortet. Resterende feriedager rulles ikke automatisk over til nytt år.
IA-regler for egenmelding
Ved oppstart er IA-regler ikke aktivert. Da gjelder følgende: inntil 12 egenmeldingsdager siste 12 måneder, maks 3 sammenhengende dager i inntil 4 tilfeller. Når IA-regler aktiveres, gjelder i stedet: inntil 24 dager per år, maks 8 dager sammenhengende i inntil 24 tilfeller.
Mobilapp
Ferie og fraværsmodulen er også tilgjengelig i PowerOffice Go-appen. Søk opp PowerOffice Go i App Store eller Google Play for å laste ned appen.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer med fraværsregistreringer i timelisten når Ferie og fravær aktiveres?
- Fraværsaktivitetene som Ferie, Syk med egenmelding og Syk med sykemelding forsvinner fra den vanlige Legg til-knappen i timelisten. De flyttes til Ferie og fraværsmodulen og er tilgjengelige via knappen Nytt fravær i timelisten eller Legg til under Min oversikt i modulen.
Kan ansatte godkjenne sitt eget fravær?
- Det avhenger av oppsettet. Som standard krever de fleste fraværstyper godkjenning av leder. Selskapet kan selv bestemme hvilke fraværstyper ansatte kan godkjenne selv, og dette kan overstyres per aktivitet eller på ansattkortet.
Overføres ubrukte feriedager automatisk til neste år?
- Nei, resterende feriedager rulles ikke automatisk over til nytt år i PowerOffice Go. Dette må eventuelt håndteres manuelt.
Hva er forskjellen på IA-regler og standard egenmeldingsregler?
- Uten IA-regler gjelder inntil 12 egenmeldingsdager siste 12 måneder, maks 3 sammenhengende dager i inntil 4 tilfeller. Med IA-regler aktivert gjelder inntil 24 dager per år, maks 8 dager sammenhengende i inntil 24 tilfeller. IA-regler aktiveres i innstillingene for Ferie og fravær.