Hva er kontaktgrupper?
Kontaktgrupper er en måte å dele inn kontakter på i PowerOffice Go. Kontakter er en samlebetegnelse på kunder, leverandører og ansatte. Ved å opprette kontaktgrupper kan du holde bedre orden i kontaktlisten og enkelt søke frem kontakter tilknyttet en bestemt gruppe.
Opprett en ny kontaktgruppe
- Gå til kontaktlisten og klikk Gruppe, deretter Legg til kontaktgruppe.
- Skriv inn et navn på kontaktgruppen.
- Sett hake for Send faktura til gruppe hvis du ønsker at gruppen skal kunne faktureres samlet.
- Klikk Ok for å lagre gruppen.
Alle kontakter i en fakturerbar kontaktgruppe som ikke allerede er registrert som kunde, vil automatisk bli opprettet som kunde når kontaktgruppen faktureres.
Knytt kontakter til en kontaktgruppe
Når kontaktgruppen er opprettet, kan du knytte en eller flere kontakter til den. Slik gjør du det for flere kontakter samtidig:
- Marker de ønskede kontaktene i kontaktlisten.
- Klikk Legg til i gruppe.
- Velg ønsket gruppe fra nedtrekkslisten, eller opprett en ny gruppe direkte i dialogboksen.
- Klikk Legg til i gruppe i dialogboksen for å bekrefte.
Filtrer kontakter etter gruppe
Bruk filteret i kontaktlisten til å søke frem kontakter som er knyttet til en bestemt kontaktgruppe. Dette gjør det enkelt å få oversikt over alle kontakter innenfor en gruppe.
Ofte stilte spørsmål
Kan én kontakt tilhøre flere kontaktgrupper?
- Ja, en kontakt kan knyttes til flere kontaktgrupper i PowerOffice Go. Gjenta fremgangsmåten for «Legg til i gruppe» og velg ønsket gruppe for kontakten.
Hva skjer hvis jeg fakturerer en kontaktgruppe der noen kontakter ikke er kunder?
- Kontakter i en fakturerbar kontaktgruppe som ikke allerede er registrert som kunde, vil automatisk bli opprettet som kunde i PowerOffice Go når gruppen faktureres.
Kan jeg opprette en ny kontaktgruppe direkte når jeg legger til kontakter i gruppe?
- Ja, i dialogboksen «Legg til i gruppe» kan du velge «Ny kontaktgruppe» for å opprette og tilknytte en gruppe i samme operasjon — uten å gå via «Legg til kontaktgruppe» først.