Redigere timetransaksjoner
I rapporten Timetransaksjoner kan du redigere timeføringer direkte. Marker én eller flere linjer med Shift/Ctrl og klikk Rediger.
Hvilke felt kan endres per status
Hvilke dimensjoner du kan endre avhenger av transaksjonens status:
- Utkast: Alle dimensjoner kan endres.
- Godkjent: Alle dimensjoner kan endres.
- Fakturert: Kun Timeart og Intern kommentar kan endres. Øvrige dimensjoner er knyttet til en ordre eller faktura og låst.
- Sendt til lønnskjøring: Alle dimensjoner unntatt Timeart og Medgått tid kan endres. Disse er koblet til lønnskjøringen og låst.
- Periodisert: Kun Fakturerbart, Timepris, Ekstern kommentar og Intern kommentar kan endres. Øvrige dimensjoner er låst til periodiseringsbilaget.
Endre fakturerbarhet og rekalkulere satser
Via knappen Alternativer kan du sette ikke-fakturerbare transaksjoner til fakturerbare, og omvendt.
Hvis du har gjort endringer i prisfastsettingen og ønsker at de nye prisene skal gjelde på allerede registrerte timetransaksjoner, marker transaksjonene og klikk Rekalkuler fakturerbare satser.
Ved endringer under Timeinnstillinger → Påslag, eller hvis du har endret antall fakturerbare timer manuelt, kan timene rekalkuleres slik at de følger gjeldende innstillinger ved å klikke Rekalkuler fakturerbare timer.
Hvis timer er ført på et prosjekt som i etterkant er tilknyttet en annen kunde, kan timene flyttes til gjeldende kunde ved å klikke Oppdater kunde fra prosjekt. Du vil også bli bedt om å gjøre dette i prosjektdialogen når kundebytte på prosjektet finner sted.
Endre timeregistrering fra prosjekt til oppdrag (og omvendt)
For å flytte en timeregistrering fra prosjekt til oppdrag, eller omvendt, må du gjøre to steg:
- Velg først Ingen og lagre timene uten prosjekt eller oppdrag.
- Velg deretter riktig prosjekt eller oppdrag og lagre på nytt.
Sette timetransaksjoner til fakturert
Hvis en faktura er fakturert eksternt eller manuelt utenfor PowerOffice Go, og timetransaksjonene ikke er koblet til noen faktura i systemet, kan du manuelt sette dem som fakturert via rapporten Timetransaksjoner. Det dannes ingen faktura, og det skjer ingen inntektsføring ved denne operasjonen.
Slik setter du timetransaksjoner til fakturert:
- Åpne rapporten Timetransaksjoner og marker én eller flere transaksjoner.
- Klikk på Alternativer og velg Endre status til fakturert i nedtrekksmenyen.
- I dialogboksen som åpnes, skriv inn en fakturareferanse eller annen relevant informasjon som forklarer hvorfor timene settes til fakturert.
- Klikk OK.
Timene settes til fakturert, transaksjonene låses og vises ikke lenger i fakturaforslaget. Faktureringsgraden til den ansatte påvirkes ikke.
Fakturareferansen lagres i historikken på den enkelte timetransaksjonen. For å se den: klikk på Medgått tid (blå lenke) for å åpne dialogen, og klikk på Historikk-knappen nederst til høyre.
Sette timetransaksjoner tilbake til ufakturert
Du kan angre en fakturert-status ved å gå tilbake til Alternativer og velge Endre status til ufakturert. Transaksjonene settes da tilbake til opprinnelig status, og timene vil igjen dukke opp i fakturaforslaget og kunne faktureres.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg redigere en timetransaksjon som allerede er fakturert?
- Ja, men bare delvis. For transaksjoner med status Fakturert kan du kun endre Timeart og Intern kommentar. Øvrige felter er låst fordi transaksjonen er knyttet til en ordre eller faktura.
Hva skjer med faktureringsgraden til den ansatte når jeg setter timer som fakturert eksternt?
- Faktureringsgraden til den ansatte påvirkes ikke når du manuelt endrer status til fakturert via Alternativer-menyen i Timetransaksjoner-rapporten.
Hvor finner jeg fakturareferansen jeg la inn da jeg satte timer som fakturert?
- Fakturareferansen lagres i historikken på den enkelte timetransaksjonen. Klikk på Medgått tid (blå lenke) for å åpne dialogen, og klikk deretter på Historikk-knappen nederst til høyre i dialogen.
Hva gjør Rekalkuler fakturerbare satser?
- Funksjonen oppdaterer prisene på allerede registrerte timetransaksjoner slik at de samsvarer med gjeldende prisfastsetting. Marker de aktuelle transaksjonene i Timetransaksjoner-rapporten og klikk Rekalkuler fakturerbare satser under Alternativer.
Hvordan flytter jeg en timeregistrering fra prosjekt til oppdrag?
- Du må gjøre dette i to steg: lagre timene først uten prosjekt eller oppdrag (velg Ingen), og deretter velge riktig oppdrag og lagre på nytt. Du kan ikke bytte direkte mellom prosjekt og oppdrag i ett steg.