Hva er låsedato?
Låsedato definerer fra hvilken dato det ikke er mulig å bokføre i PowerOffice Go. Det er ikke mulig å bokføre på, eller tidligere enn, låsedato. Funksjonen brukes til å lukke regnskapsperioder i samsvar med kravene i norsk bokføringsstandard.
Når du oppretter en ny klient, settes låsedato automatisk til dagen før konverteringsdato. Konverteringsdato er første dato klienten kan bokføre i PowerOffice Go. Låsedato oppdateres også automatisk når mva-melding sendes til Skatteetaten.
Låsedato finner du under Meny → Innstillinger → Låsedato.
Endre låsedato manuelt
Du kan endre låsedato manuelt ved å velge ny dato i kalenderen eller skrive inn datoen direkte i feltet.
- Gå til Meny → Innstillinger → Låsedato.
- Klikk på kalender-ikonet og velg ønsket dato, eller skriv inn datoen manuelt i datofeltet.
- Klikk Ok for å bekrefte valget.
- Skriv inn årsaken til den manuelle endringen i Årsak-feltet. Årsak er påkrevd og loggføres i historikken.
- Klikk Ok for å bekrefte.
Hindre korrigering og reversering av bilag i lukket periode
Du kan velge om det skal være tillatt å korrigere eller reversere bilag som har posteringer i en lukket periode. Slå på haken Ikke tillat korreksjon og reversering av bilag postert i en lukket periode for å aktivere denne begrensningen.
Varsel når haken er slått på
Hvis haken er aktivert og en bruker forsøker å redigere et bilag i en låst periode, vises følgende dialogboks: bilaget kan ikke korrigeres eller reverseres fordi det er postert i en lukket periode. Brukeren må kontakte administrator for videre håndtering.
Varsel når haken ikke er slått på
Hvis haken ikke er aktivert og en bruker forsøker å redigere et bilag i en låst periode, vises en dialogboks som varsler at datoen ligger innenfor en lukket periode. Brukeren kan velge å postere i gjeldende periode eller avbryte handlingen.
Historikk over endringer
Hver gang låsedato endres, eller innstillingen for å forby korrigering og reversering av bilag oppdateres, loggføres dette automatisk under fanen Historikk i Låsedato-dialogen. Loggen inneholder tidsstempel og hvem som utførte endringen.
Hvis årsaksfeltet inneholder mye tekst, holder du musepekeren over teksten for å vise hele innholdet i et tooltip.
I tilfeller der systemet endrer låsedato automatisk — for eksempel ved endring av konverteringsdato, import av åpningsbalanse eller innsending av mva-melding — angis systemgenererte tekster som årsak i historikken.
Hvis låsedato settes manuelt tilbake i tid, mottar brukere som er varslet på kategorien Innstillinger i systemvarslene, et varsel om at låsedato er endret.
Lovkrav — bokføringspliktige skal lukke regnskapsperiodene
Norsk bokføringsstandard NBS 1, Sikring av regnskapsmateriale, kapittel 8.1, krever at bokføringspliktige som oppbevarer bokførte opplysninger elektronisk, skal lukke regnskapsperiodene.
Klienter som ikke sender inn mva-melding, må manuelt låse regnskapet ved periodeslutt for å ivareta kravet om elektronisk oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering. Hvis dette ikke gjøres, må pliktige spesifikasjoner skrives ut ved periodeslutt.
PowerOffice Go ivaretar disse kravene ved at alle endringer av låsedato loggføres med tidsstempel, navn på bruker og begrunnelse. Det sendes også varsel når en tidligere låst periode åpnes manuelt.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer med låsedato når jeg sender inn mva-melding?
- Systemet oppdaterer låsedato automatisk når mva-melding sendes til Skatteetaten. Du trenger ikke gjøre noe manuelt etter innsending.
Kan jeg låse opp en periode etter at den er låst?
- Ja, du kan sette låsedato tilbake i tid manuelt. Du må da oppgi årsak til endringen. Alle brukere som er varslet på kategorien Innstillinger i systemvarslene, mottar automatisk et varsel om at en låst periode er åpnet.
Hva må klienter som ikke sender mva-melding gjøre for å oppfylle bokføringskravene?
- Klienter uten mva-melding må låse regnskapet manuelt ved hvert periodeslutt. Alternativt må pliktige spesifikasjoner skrives ut ved periodeslutt for å ivareta kravet om elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale.
Hvem kan se hvem som har endret låsedato?
- Alle endringer loggføres under Historikk-fanen i Låsedato-dialogen, med tidsstempel, brukernavn og oppgitt årsak. Historikken er tilgjengelig for kontrollhensyn.