Omdiriger bilag på godkjenningsflyt til stedfortreder

Ved ferieavvikling eller langvarig fravær kan du midlertidig sette inn en stedfortreder som godkjenner bilag. Bilag som allerede ligger til godkjenning hos den fraværende brukeren kan omdirigeres via rapporten Bilagsflyt.

Nivå 1 — Videresend direkte til stedfortreder

Bilag på nivå 1 har ingen krav til hvem som er godkjenner eller hvem som videresender. Du kan derfor videresende bilagene direkte til stedfortreder via rapporten Bilagsflyt.

Hvis den fraværende brukeren er angitt som godkjenner på nivå 1, bør du vurdere om stedfortreder også skal legges inn som godkjenner i godkjenningsinnstillingene, på leverandørkort og ansattkort.

Nivå 2 og høyere, inkludert kontrollør

Bilag på disse nivåene skal godkjennes av den brukeren som er angitt som godkjenner i godkjenningsinnstillingene. Det er ikke mulig for andre brukere å videresende bilag fra disse nivåene direkte via Bilagsflyt. Følg fremgangsmåten under for å omdirigere bilagene.

Slik omdirigerer du bilag på nivå 2 og høyere

1. Gå til godkjenningsinnstillingene og legg inn stedfortreder som godkjenner på det aktuelle nivået.
2. Åpne rapporten Bilagsflyt og returner bilagene som ligger hos den fraværende brukeren til stedfortreder.
3. Stedfortreder mottar nå bilagene for ny godkjenning på forrige nivå. Siden stedfortreder også er angitt som godkjenner på neste nivå, vil bilaget autogodkjennes gjennom dette nivået — fordi avsender og mottaker er den samme.

Eksempel

To godkjenningsnivåer er aktivert. Ola er kontrollør og er på ferie. Kari settes inn som stedfortreder. Det ligger 10 bilag til godkjenning hos Ola på kontrollørnivået.

1. I godkjenningsinnstillingene settes Kari som kontrollør.
2. I Bilagsflyt-rapporten returneres de 10 bilagene som ligger hos Ola, til Kari.
3. Kari mottar bilagene for ny godkjenning på nivå 2. Når Kari godkjenner dem, sendes de videre til kontrollør — som nå også er Kari.
4. Siden Kari er både avsender og mottaker, autogodkjennes bilagene gjennom kontrollørnivået og posteres.

🔗 Les mer om rapporten Bilagsflyt i PowerOffice Go

Ofte stilte spørsmål

Kan hvem som helst videresende bilag fra nivå 2 og høyere?

• Nei. Bilag på nivå 2 og høyere, inkludert kontrollørnivå, kan bare videresendes av den brukeren som er angitt som godkjenner i godkjenningsinnstillingene. For å omdirigere til stedfortreder må du derfor først endre godkjenner i innstillingene og deretter returnere bilagene via Bilagsflyt.

Hva skjer med bilag som automatisk godkjennes fordi avsender og mottaker er den samme?

• Når stedfortreder er angitt som godkjenner på både nivået bilaget returneres til og neste nivå, vil bilaget autogodkjennes gjennom det neste nivået. Bilaget posteres deretter som normalt.

Bør jeg huske å endre godkjenner tilbake etter fraværet?

• Ja. Etter at den fraværende brukeren er tilbake, bør du gå til godkjenningsinnstillingene og sette den opprinnelige godkjenneren tilbake på de aktuelle nivåene, slik at flyten fungerer korrekt fremover.