Hva er pålitelig leverandør?
Funksjonen for pålitelig leverandør i PowerOffice Go fungerer etter samme prinsipp som avtalegiro for privatkunder. Fakturaer fra leverandører som er merket som pålitelige, posteres direkte ved ankomst i fakturamottaket — også ved manuell opplasting. Fakturaene gjennomgår ingen kontroll eller godkjenning i PowerOffice Go før postering, og legges umiddelbart klar for overføring til bank.
Når bør du bruke pålitelig leverandør?
Funksjonen er hensiktsmessig å aktivere for leverandører som oppfyller alle tre kriteriene nedenfor:
- Leverandøren fakturerer de samme varene eller tjenestene hver gang, og konteringsforslaget på fakturaen er alltid korrekt — ingen manuell endring er nødvendig før postering.
- Ved bruk av dimensjon (prosjekt eller avdeling) er denne alltid den samme og knyttet til konto i konteringen. Alternativt kan du sette opp kobling av EHF-ordrereferanse mot dimensjon.
- Leverandøren fakturerer etter en fast avtalt frekvens.
Typiske eksempler er leverandører som fakturerer abonnement eller husleie med samme beløp én gang per måned.
Aktivere pålitelig leverandør
Gå til Meny → Leverandører, velg ønsket leverandør og åpne fanekortet Kjøp.
- Sett hake for Pålitelig leverandør.
- Angi beløpsgrense — det aksepterte maksbeløpet en faktura fra leverandøren kan være på.
- Angi fakturafrekvens — maks antall tillatte fakturaer for den angitte perioden.
I leverandørlisten kan du aktivere alternative kolonner som viser hvilke leverandører som er satt som pålitelige, med tilhørende beløpsgrense og frekvens.
Alle endringer i innstillingene for pålitelig leverandør loggføres automatisk i hendelsesloggen under kategorien Kontakt.
Avvik fra kriteriene
Dersom en faktura bryter ett eller flere av kriteriene for pålitelig leverandør, behandles den som om leverandøren ikke er pålitelig. Fakturaen stopper da i bilagsføringen ved ankomst, eller sendes automatisk på godkjenningsflyt dersom dette er satt opp på leverandøren. Fakturafrekvens valideres mot allerede posterte fakturaer innenfor angitt periode, uavhengig av om de tidligere fakturaene ble direktepostert som pålitelig leverandør eller ikke.
En varslingsbanner legges på bilaget med årsak når en faktura fra en pålitelig leverandør ikke posteres direkte.
Eksempel på avvik
En leverandør aktiveres som pålitelig med en beløpsgrense på kr 5 000 og et fakturaintervall på 2 fakturaer per måned. Brudd på kriteriene vil være:
- Alle fakturaer med fakturabeløp over kr 5 000 brutto.
- Den tredje og påfølgende fakturaer som ankommer fakturamottaket med fakturadato innenfor samme måned, forutsatt at de to første er postert.
Andre årsaker til at faktura ikke posteres direkte
En faktura fra en pålitelig leverandør posteres heller ikke direkte hvis ett av følgende gjelder:
- Fakturaen inneholder et leverandørens bankkontonummer som er nytt eller tidligere deaktivert.
- Leverandøren er svartelistet globalt.
- Det er ubalanse i bilaget.
- En konto i konteringsforslaget krever dimensjon (prosjekt eller avdeling), og dette ikke er satt.
Fakturaer fra pålitelige leverandører som manuelt lastes opp på klienten, posteres automatisk ved opplasting. En leverandør som er angitt som pålitelig, vises med et eget merke i feltet for leverandørnavn.
Betalinger
I betalingsoversikten er fakturaer som er direktepostert fra pålitelig leverandør uten bilagsgodkjenning, markert i den alternative kolonnen Unntatt bilagsgodkjenning. Dette gir deg full oversikt over hvilke betalinger som har blitt behandlet automatisk.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis en pålitelig leverandør sender en faktura med et høyere beløp enn beløpsgrensen?
- Fakturaen posteres ikke direkte. Den stopper i bilagsføringen ved ankomst, eller sendes på godkjenningsflyt hvis dette er satt opp på leverandøren. En varslingsbanner på bilaget viser årsaken til avviket.
Kan jeg se hvilke leverandører som er satt som pålitelige uten å åpne hvert enkelt leverandørkort?
- Ja. I leverandørlisten kan du aktivere alternative kolonner som viser hvilke leverandører som er satt som pålitelige, samt deres beløpsgrense og tillatt antall fakturaer per periode.
Loggføres det hvem som har endret innstillingene for pålitelig leverandør?
- Ja. Alle endringer i innstillingene for pålitelig leverandør loggføres automatisk i hendelsesloggen under kategorien Kontakt, slik at du alltid har en fullstendig historikk over hvem som har gjort endringer og når.
Gjelder fakturafrekvensvalidering bare for fakturaer som er direktepostert som pålitelig leverandør?
- Nei. Fakturafrekvens valideres mot alle allerede posterte fakturaer innenfor angitt periode, uavhengig av om de ble direktepostert som pålitelig leverandør eller behandlet manuelt.