PEP/RCA-advarsel i kartleggingsveilederen
Når det registreres at en person tilknyttet selskapet er politisk eksponert (PEP) eller er nærstående av en PEP (RCA), vises en advarsel i oppdraget under Kartlegging → Hvitvasking og Risiko. Advarselen informerer oppdragsansvarlig om at det foreligger en PEP og/eller RCA, og at dette kan kreve ytterligere tiltak før risikonivå kan settes.
Sette opp godkjenner for PEP/RCA
Hvitvaskingsloven § 18 punkt 2 A krever at inntak eller opprettholdelse av et kundeforhold med en PEP/RCA godkjennes av en person utpekt av ledelsen. Personen som skal motta godkjenningsforespørsler legges inn under Innstillinger → Quality → Quality-innstillinger i feltet Godkjenner PEP/RCA.
Be om godkjenning
Slik sender du en godkjenningsforespørsel fra oppdraget:
- Gå til oppdraget og åpne Kartlegging → Risiko.
- Klikk Be om godkjenning. En dialogboks åpnes med en liste over identifiserte PEP/RCA-personer.
- Systemet foreslår automatisk personen som er lagt inn som godkjenner i Quality-innstillingene. Du kan likevel velge en annen person i nedtrekksmenyen Be om godkjenning fra.
- Skriv eventuelle kommentarer i kommentarfeltet. Kommentarene følger med til godkjennerens dialogbilde.
- Klikk OK for å sende forespørselen.
Etter at forespørselen er sendt, mottar godkjenner et varsel med en lenke direkte til det aktuelle oppdraget.
Seksjonsteksten i oppdraget oppdateres og viser at forespørselen er sendt, hvem den er sendt til, og dato.
Godkjenne eller avvise kundeforholdet
Godkjenner åpner oppdraget via lenken i varselet, klikker Administrer og får opp en dialogboks med valgene Godkjenn, Avvis og Avbryt.
Godkjenning av PEP/RCA
Velger godkjenner å godkjenne kundeforholdet, beholdes advarselen i seksjonen, men statussetningen oppdateres til å vise at kundeforholdet er godkjent.
Avvisning av PEP/RCA
Velger godkjenner å avvise kundeforholdet, vises en varseltrekant i seksjonen for å indikere at kundeforholdet er for risikofylt. I tillegg vil det vises en advarsel dersom noen forsøker å generere en avtale for kunden.
Avbryte eller videresende godkjenningsforespørselen
Hvis den valgte godkjenneren ikke kan signere, kan godkjenningsforespørselen avbrytes slik at en ny kan sendes til en annen person:
- Gå til seksjonen i oppdraget og klikk Administrer.
- I dialogboksen som åpnes, klikk Avbryt godkjenningsforespørsel.
Dette tilbakestiller forespørselen, og du kan sende en ny forespørsel til en annen person.
Advarsler ved avtalegenerering
Så lenge en PEP/RCA er identifisert og kundeforholdet ikke er godkjent, vises det advarsler når en avtale forsøkes generert.
Når PEP/RCA er identifisert, men det ikke er sendt forespørsel om godkjenning:
Når forespørsel er sendt, men godkjenning ikke er foretatt:
Endringer i identifiserte PEP/RCA etter godkjenning
Dersom det identifiseres en ny PEP/RCA etter at et kundeforhold allerede er godkjent, vises dette i dialogboksen under Administrer. Her ser du hvilke personer som er godkjent og hvilke som er aktive PEP/RCA-identifiseringer. Du kan ta bort den tidligere godkjenningen og sende en ny forespørsel om signering.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på en PEP og en RCA?
- En PEP (politisk eksponert person) er en person som innehar eller har innehatt en fremtredende offentlig stilling. En RCA (Relative or Close Associate) er en person som er nær familie eller nær forretningsforbindelse av en PEP. Begge kategoriene krever godkjenning etter hvitvaskingsloven § 18 punkt 2 A ved inntak eller opprettholdelse av et kundeforhold.
Kan jeg velge en annen godkjenner enn den som er satt i Quality-innstillingene?
- Ja. Systemet foreslår automatisk personen som er registrert som godkjenner i Innstillinger → Quality → Quality-innstillinger, men du kan velge en annen person i nedtrekksmenyen i godkjenningsdialogboksen før du sender forespørselen.
Hva skjer hvis godkjenner avviser kundeforholdet og noen forsøker å lage en avtale?
- Dersom kundeforholdet er avvist og noen forsøker å generere en avtale, vises det en advarsel om at kundeforholdet er avvist av overordnet. Avtalen kan ikke fullføres så lenge avvisningen er aktiv.
Hva gjør jeg hvis godkjenner ikke er tilgjengelig?
- Gå til seksjonen i oppdraget, klikk Administrer og velg Avbryt godkjenningsforespørsel. Dette tilbakestiller forespørselen, og du kan sende en ny forespørsel til en annen tilgjengelig person.
Må godkjenningsprosessen gjentas hvis det identifiseres en ny PEP/RCA etter at kundeforholdet allerede er godkjent?
- Ja. Hvis en ny PEP/RCA identifiseres etter at kundeforholdet er godkjent, vises dette under Administrer i oppdraget. Den tidligere godkjenningen kan tas bort, og en ny forespørsel om godkjenning sendes.