Når betalingsoppfølging er aktivert på klienten, kan du sende purringer og inkassovarsler til kunder med ubetalte fakturaer. Gå til Meny → Salg → Betalingsoppfølging for å åpne oversikten.
Listen viser alle ubetalte fakturaer som har forfalt eller forfaller i dag. Du kan filtrere på status, neste handling, kunde og antall dager over forfall.
Forhåndsvis purringer
Du kan forhåndsvise det som skal sendes til kunden (neste handling) som PDF før du sender.
- Merk én eller flere purringer i listen.
- Klikk Forhåndsvisning.
- Velg om purregebyr og/eller forsinkelsesrenter skal utelates fra forhåndsvisningen.
- Klikk Ok. Det genereres en PDF med de valgte purringene.
Send purring og inkassovarsel
Fakturaer med neste handling satt til purring eller inkassovarsel kan sendes direkte fra betalingsoppfølgingslisten.
- Merk én eller flere purringer eller inkassovarsler som skal sendes.
- Klikk Send. Skal hele listen sendes, klikk på nedtrekksmenyen til høyre for Send-knappen og velg Send alt.
- Velg om purregebyr og/eller forsinkelsesrenter skal utelates.
- Klikk Ok. Purringene eller inkassovarslene genereres og sendes til kunden, eller klargjøres for utskrift.
PowerOffice Go kan håndtere denne prosedyren automatisk hvis automatisk oppfølging er aktivert i 🔗 purreinnstillingene.
Kolonneforklaringer
Betalingsoppfølgingslisten inneholder følgende kolonner:
- Dato — fakturaens fakturadato.
- Fakturanummer — fakturanummeret.
- Forfallsdato — fakturaens forfallsdato. Kan midlertidig overstyres til en senere 🔗 forventet betalingsdato.
- Status — angir gjeldende status i betalingsoppfølgingen (se detaljer nedenfor).
- Forfalt — antall dager over forfall på sist utsendte betalingsdokument. Er en purring det siste utsendte dokumentet, telles dagene fra purringens forfallsdato.
- Eksternt saksnummer — saksnummeret fra inkassobyrå, hvis fakturaen tidligere har vært til behandling og blitt avvist eller trukket (krever inkasso-integrasjon).
- Leveringsmåte — angir hvordan neste handling vil bli sendt.
- Beløp — fakturabeløp/hovedstol.
- Saldo — fakturabeløp/hovedstol inkludert posterte renter og gebyrer.
- Neste handling — angir hva systemet er klart for å gjøre (se detaljer nedenfor).
Status-verdier
- Pågår — systemet jobber med en angitt handling.
- Feilet — prosesseringen av en påbegynt handling har feilet. Oppstår som oftest når e-post mangler eller er feil på kundekortet.
- Forfaller i dag — faktura har forfallsdato i dag.
- Forfalt — faktura har forfalt til betaling.
- Påminnelse — automatisk påminnelse er sendt til kunden.
- Purring — purring er sendt til kunden.
- Inkassovarsel — inkassovarsel er sendt til kunden.
- Inkasso avvist — inkassosak er avvist fra inkasso fagsystem (krever inkasso-integrasjon).
Neste handling-verdier
- Ingen — systemet vil ikke foreta seg noe med fakturaen. Videre oppfølging må gjøres manuelt.
- Vent — systemet venter på at forrige handling skal løpe ut. Eksempel: en utsendt purring som ikke er forfalt ennå. Når den forfaller, kan neste handling endres til inkassovarsel.
- Purring — systemet er klart for å sende en purring.
- Inkassovarsel — systemet er klart for å sende et inkassovarsel.
Manuell overstyring av neste handling
Du kan overstyre neste handling manuelt hvis du ønsker å gjøre noe annet enn det systemet er satt opp til — for eksempel sende en ekstra purring før inkassovarsel. Klikk på lenken i kolonnen Neste handling for den aktuelle fakturaen og velg ønsket handling.
Velges alternativet Inkasso, flyttes fakturaen til inkasso-utkast (krever inkasso-integrasjon).
Det genereres maksimalt to purregebyrer per faktura, uavhengig av hvor mange purringer og inkassovarsler som sendes, i henhold til 🔗 forskrift til inkassoloven. Renter beregnes frem til forfallsdato på valgt utsendt overstyrt handling. Det andre purregebyret genereres når den første purringen med gebyr har forfalt.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis e-postadressen mangler på kundekortet når jeg sender purring?
- Sendingen vil feile, og statusen på fakturaen i betalingsoppfølgingslisten endres til «Feilet». Legg til eller rett e-postadressen på kundekortet og send purringen på nytt.
Kan jeg sende purring uten å legge til purregebyr eller forsinkelsesrenter?
- Ja. I dialogboksen som vises før sending, kan du huke av for «Ikke legg til purregebyr» og/eller «Ikke legg til forsinkelsesrenter» før du klikker Ok.
Hvor mange purregebyrer kan genereres på én faktura?
- Maksimalt to purregebyrer per faktura, uavhengig av hvor mange purringer og inkassovarsler som sendes. Dette følger forskrift til inkassoloven. Det andre purregebyret genereres når den første purringen med gebyr har forfalt.
Kan betalingsoppfølging kjøres automatisk uten at jeg sender manuelt?
- Ja. PowerOffice Go kan håndtere prosedyren automatisk hvis automatisk oppfølging er aktivert i purreinnstillingene på klienten.
Hva betyr statusen «Vent» i kolonnen Neste handling?
- «Vent» betyr at systemet venter på at forrige handling skal løpe ut før neste handling er tilgjengelig. For eksempel: en utsendt purring som ikke er forfalt ennå. Når purringen forfaller, kan neste handling endres til inkassovarsel.