Quality-innstillinger i PowerOffice Go er stedet der du registrerer standardopplysninger for oppdrag, setter opp dokumentmappestruktur og legger til underleverandører som skal inkluderes i oppdragsavtalen. Du finner innstillingene under Meny → Innstillinger → Quality-innstillinger.
Generelt
Under fanen Generelt angir du standardverdier som foreslås når du oppretter nye oppdrag. Alle verdier kan overstyres på det enkelte oppdrag.
- Standard oppsigelsestid — velg mellom 1 og 24 måneder. Verdien foreslås automatisk på generelt-steget for nye oppdrag.
- Endre frister til — bestem hva som skal skje når en fristdato faller på en helge- eller helligdag.
- Tjenesteområde for betalingsoppgaver — oppgi tjenesteområdet der betalingsoppgavene foreligger, slik at systemet vet hvor fletteinformasjon skal hentes fra.
- Signatar — registrer navn og tittel på den personen hos byrået som skal signere avtaledokumentene. Både navn og tittel flettes automatisk inn i oppdragsavtalen.
- Internkunde — angi hvilken kunde interne oppgaver skal lagres på. Dette er som regel byrået selv.
- Godkjenner PEP/RCA — legg inn navnet på brukeren som skal godkjenne inntak eller fortsettelse av oppdrag der det er identifisert en politisk eksponert person (PEP) eller en person med nær relasjon til en slik (RCA). Dette er vanligvis hvitvaskingsansvarlig hos byrået.
Dokumentmapper
Under fanen Dokumentmapper setter byrået opp en mappestruktur som arves til Dokumentasjon-steget på hvert enkelt oppdrag. De tre første mappene er systemmapper — de er låst for redigering, bortsett fra mappenavnet. Disse er knyttet til dokumenter som opprettes via veilederen og fristlisten.
- Opprette ny mappe — klikk på Ny mappe for å legge til egne mapper etter de tre systemmappene.
- Opprette undermappe — marker den mappen som skal få en undermappe, klikk på nedtrekksmenyen til Ny mappe og velg Ny undermappe. Undermappen legges automatisk under den markerte mappen. Du kan også opprette undermapper under de tre låste systemmappene.
- Endre mappenavn — marker mappen du vil endre, klikk Endre navn og skriv inn det nye navnet.
- Slette mappe — en mappe kan ikke slettes så lenge den har dokumenter tilknyttet seg på noen oppdrag. Flytt alle dokumenter ut av mappen først. Når mappen er tom på tvers av alle oppdrag, aktiveres sletteknappen.
Mappestrukturen gjelder for alle oppdrag — endringer her påvirker dokumentmappene på samtlige oppdrag.
Underleverandører
Personvernerklæringen for regnskapsførere er ett av avtaledokumentene i Go Quality, og den skal inneholde en oversikt over byråets underleverandører. Underleverandører registreres under Innstillinger → Quality-innstillinger → Underleverandører.
PowerOffice AS er lagt inn i listen som standard. Klikk Legg til underleverandør for å registrere øvrige underleverandører. Leverandørene flettes automatisk inn i avtaledokumentet når avtalen opprettes.
Ofte stilte spørsmål
Kan standard oppsigelsestid overstyres på enkeltoppdrag?
- Ja, oppsigelsestiden som er satt i Quality-innstillinger brukes kun som forslag. Du kan overstyre den direkte på generelt-steget for hvert enkelt oppdrag ved behov.
Hva skjer med eksisterende oppdrag hvis jeg endrer mappestrukturen?
- Mappestrukturen som settes opp under Dokumentmapper gjelder for alle oppdrag. Endringer du gjør vil påvirke dokumentmappene på samtlige eksisterende og fremtidige oppdrag.
Kan jeg slette en av de tre låste systemmappene?
- Nei, de tre systemmappene (Avtale, Oppdragsdokumentasjon og Oppgavedokumentasjon) er låst og kan ikke slettes. Du kan endre navnet på dem, og du kan opprette undermapper under dem.
Hvem bør registreres som Godkjenner PEP/RCA?
- Godkjenner PEP/RCA bør være hvitvaskingsansvarlig hos byrået. Denne personen vil bli tilkalt for å godkjenne inntak eller fortsettelse av oppdrag der det er identifisert en politisk eksponert person (PEP) eller en nær relasjon (RCA).