Forutsetninger
Før du setter opp reiseregning, kontroller at abonnementene for Regnskap og Reiseregning er aktive. Gå til Innstillinger → System → Abonnement og bekreft at begge vises som Aktiv.
Steg 1 — Sett opp utgiftstyper
Gå til Innstillinger → Utgiftstyper. PowerOffice Go leveres med et ferdig sett utgiftstyper. Her kan du legge til, slette eller redigere utgiftstyper, og velge hvilke som skal være tilgjengelige i henholdsvis Utlegg og Reiseregning i appen.
🔗 Les mer om utgiftstyper i PowerOffice Go
Steg 2 — Konfigurer reiseregningsinnstillinger
Gå til Innstillinger → Reiseregningsinnstillinger for å sette opp behandlingsmåte, godkjenner, godtgjørelser og satser.
Behandlingsmåte
Under Generelt velger du hvordan reiseregninger skal behandles og utbetales. Det finnes tre alternativer:
- Reiseregning utbetales ved godkjenning: Ved godkjenning legges reiseregningen til utbetaling. Innberetningspliktige ytelser bokføres mot ansattreskontro og behandles i lønnskjøring. Beløpet som allerede er utbetalt til den ansatte trekkes automatisk i lønnskjøringen. Merk: Har du ikke lønnabonnement i PowerOffice Go, må innberetningspliktige ytelser behandles manuelt.
- Utlegg utbetales ved godkjenning, ytelser lønnskjøres: Utlegg i reiseregningen utbetales ved godkjenning. Innberetningspliktige ytelser legges i rapporten «Importerte lønnsgrunnlag» og innrapporteres og utbetales i lønnskjøring.
- Reiseregning utbetales i lønnskjøring: Ved godkjenning legges reiseregningen i rapporten «Importerte lønnsgrunnlag» og behandles og utbetales i førstkommende lønnskjøring. Utlegg betalt med firmakort posteres ved godkjenning av reiseregning.
Nedenfor ser du eksempler på hvordan reiseregningen bokføres med de ulike behandlingsmåtene.
Reiseregning utbetales ved godkjenning:
Utlegg utbetales ved godkjenning, ytelser lønnskjøres:
Reiseregning utbetales i lønnskjøring:
Standard godkjenner
Reiseregninger skal alltid godkjennes på ett eller to nivå. Angi standard godkjenner slik at reiseregninger sendes automatisk til riktig person ved innsending.
🔗 Oppsett av godkjenner for bilagstypene reiseregning og utlegg
Godtgjørelser
Velg hvilke godtgjørelser som skal være tilgjengelige for brukere i mobilappen:
- Kjøregodtgjørelse
- Diett
- Kompensasjonstillegg utlegg
- Bompengetillegg — et tillegg til ansatte som fyller drivstoff på steder hvor bompengeavgiften inngår i drivstoffprisen.
Forhindre overlappende diettgodtgjørelse
Når innstillingen Forhindre overlappende diettgodtgjørelse er aktivert, får brukere feilmelding hvis de sender inn en ny reiseregning for en periode som allerede er dekket av en annen reiseregning. Dette gjelder for eksempel reiseregninger med overnatting. Fjern haken for innstillingen i Reiseregningsinnstillinger, så kan nye reiseregninger for samme periode sendes inn.
Steg 3 — Sett opp satser
Gå til fanen Satser i Reiseregningsinnstillinger. Her velger du om reiseregningen skal bruke Statens satser eller Skattedirektoratets forskuddssatser ved reiser. Velger du Skattedirektoratets satser, kan du opprette reiseregninger uten trekkpliktig godtgjørelse. Med Statens satser blir differansen trekkpliktig og må rapporteres når satsen overstiger Skattedirektoratets trekkfrie sats.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på Statens satser og Skattedirektoratets forskuddssatser?
- Statens satser brukes typisk for offentlig ansatte og er fastsatt av staten. Skattedirektoratets forskuddssatser er standardsatser for private arbeidsgivere som brukes til forhåndsberegning av skattefri godtgjørelse. Når Statens sats overstiger Skattedirektoratets trekkfrie sats, blir differansen trekkpliktig og må rapporteres. Du velger hvilke satser som passer for din virksomhet under fanen Satser i Reiseregningsinnstillinger.
Hva skjer med innberetningspliktige ytelser hvis jeg ikke har lønnabonnement i PowerOffice Go?
- Hvis du ikke har lønnabonnement i PowerOffice Go, må innberetningspliktige ytelser behandles manuelt. Dette gjelder kun ved behandlingsmåten «Reiseregning utbetales ved godkjenning».
Hvorfor får jeg feilmelding når jeg sender inn en ny reiseregning for samme periode?
- Feilen skyldes vanligvis at innstillingen Forhindre overlappende diettgodtgjørelse er aktivert. Fjern haken for innstillingen i Reiseregningsinnstillinger, så kan du sende inn den nye reiseregningen.
Kan jeg ha ulike godkjennere for ulike ansatte?
- I Reiseregningsinnstillinger angir du en standard godkjenner som gjelder for alle reiseregninger. For mer spesifikk styring av godkjennerflyt, se oppsettsguiden for bilagsgodkjenning der du kan konfigurere godkjenner per bilagstype.
Hva er bompengetillegget i godtgjørelsesinnstillingene?
- Bompengetillegget er et tillegg for ansatte som fyller drivstoff på steder hvor bompengeavgiften inngår i drivstoffprisen. Du aktiverer det under Innstillinger → Reiseregningsinnstillinger → Generelt → Godtgjørelser.
Hvorfor beregnes ikke bompenger automatisk for begge veier i en kjørerute?
- Bompenger beregnes basert på hva bompengekalkulator.no returnerer for den aktuelle strekningen. Kalkulatoren har begrenset dekning og finner ikke alltid bomstasjoner i begge retninger, noe som betyr at bompenger for returen kan mangle. Registrer returen som en egen kjørerute for å sikre at bompenger beregnes korrekt for begge veier.
Hvorfor blir bompengeberegningen feil når jeg bruker «via» for å legge inn flere stopp i samme kjørerute?
- Når du bruker «via»-funksjonen til å legge inn flere stopp i én kjørerute, regner PowerOffice Go hele strekningen som én sammenhengende tur. Det kan gi en unøyaktig bompengeberegning, siden hver etappe egentlig bør vurderes for seg. Registrer hver etappe som en egen kjørerute i stedet for å bruke «via», slik sikrer du at bompengene beregnes korrekt for hver delstrekning.