Slik lager du en reiseregning i PowerOffice Go

Reiseregning i PowerOffice Go fungerer sømløst mellom web og mobil — du kan starte på én plattform og fortsette på en annen. Du finner reiseregning under Ansatt på web, eller via +-tegnet i mobilappen.

Opprett en ny reiseregning

1. Gå til Ansatt → Reiseregning på web, eller trykk på + i mobilappen.
2. Klikk på Ny reiseregning for å starte.
3. Hvis bedriften har aktivert diettgodtgjørelse, velger du mellom dagsreise eller reise med overnatting. Har bedriften ikke aktivert diett, vises ikke dette valget.

Legg inn grunnleggende informasjon (Info)

Ved reise med overnatting ser du en fem-stegs prosess øverst på siden: Info, Overnatting, Utlegg, Kilometergodtgjørelse og Oppsummering. På mobil ligger Kilometergodtgjørelse under Utlegg-steget. Begynn med steget Info.

1. Fyll ut Formål/Arrangement for reisen.
2. Velg Avreise- og hjemkomstdatoer og legg inn tidspunkt for avreise og hjemkomst.
3. Velg Reiserute, Prosjekt og Avdeling hvis det er relevant for reisen.

Registrer overnatting og diett

Dette steget er relevant hvis du reiser med overnatting og har krav på diettgodtgjørelse.

1. Last opp kvitteringer ved å dra og slippe filer, eller klikk for å velge dem. PowerOffice Go tolker kvitteringene automatisk og fyller ut beløp og dato — du kan redigere feltene manuelt om nødvendig.
2. Kontroller eller fyll inn detaljer for overnattingen, som overnattingstype (for eksempel hotell, overnatting med eller uten kokemuligheter, eller privat overnatting).
3. Gå videre til diett og kryss av for måltidene du selv har betalt for. Fjern haken for måltider som er dekket av andre.

Registrer utlegg

I steget Utlegg legger du til alle utgifter du har hatt på reisen.

1. Last opp kvitteringer ved å dra og slippe filer, eller klikk for å velge dem. Beløp og dato tolkes automatisk — rediger manuelt om nødvendig.
2. For enklere kvitteringsregistrering kan du velge Ta bilde med app. Du mottar da et pushvarsel på mobilen — klikk på varselet for å åpne appen og ta bilde av kvitteringen.
3. Har du flyreise med påkrevd distanse, tolkes dette automatisk ved opplasting av kvittering. Tolkes det ikke, må du legge inn reiseruten manuelt på utlegget.
4. Har du valgt dagsreise, kan du se og endre diett direkte i dette steget.

Legg til kilometergodtgjørelse

I steget Kilometergodtgjørelse registrerer du kjøring i forbindelse med reisen. På mobil finner du dette under steget Utlegg.

1. Klikk Legg til kjøregodtgjørelse for å velge manuell eller automatisk beregning av kilometergodtgjørelse og eventuelle ferge- eller bompengeutgifter.
2. Fyll ut detaljer om kjøretøyet, og angi om kjøretøyet har AutoPASS-brikke.
3. For automatisk beregning: legg inn startpunkt, destinasjon og eventuelle viapunkter, og angi om det er tur/retur. Kalkuler kjøreruten før du går videre.
4. For manuell beregning: fyll ut reiserute og avstand i kilometer.
5. Du kan også legge til passasjerer, tilhengertillegg og skogsveitillegg i samme steg.
6. Lagre kilometergodtgjørelsen for å gå videre til neste steg.

Oppsummering og innsending

I det siste steget, Oppsummering, får du en komplett oversikt over alle utlegg og godtgjørelser. Totalbeløpet du får utbetalt vises tydelig.

1. Sjekk at alle opplysninger er korrekte.
2. Send inn reiseregningen for godkjenning når du er fornøyd med oppsummeringen.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg starte en reiseregning på web og fullføre den på mobil?

• Ja, reiseregning i PowerOffice Go synkroniseres mellom web og mobil. Du kan starte på én plattform og fortsette på en annen uten å miste data.

Hva skjer hvis systemet ikke klarer å tolke kvitteringen automatisk?

• Hvis automatisk tolking ikke gir korrekt resultat, kan du redigere eller legge inn informasjon som beløp og dato manuelt direkte i utleggsfeltet.

Hvor finner jeg kilometergodtgjørelse i mobilappen?

• I mobilappen ligger kilometergodtgjørelse under steget Utlegg — ikke som et eget steg slik det vises på web.

Vises diettvalget alltid når jeg oppretter en reiseregning?

• Nei, valget mellom dagsreise og reise med overnatting vises bare hvis bedriften har aktivert diettgodtgjørelse i innstillingene. Kontakt din administrator hvis du ikke ser dette valget.