Slik fungerer rollestyring i Ferie og Fravær
Tilgangen til Ferie og Fravær-modulen i PowerOffice Go styres via roller under Meny → Brukere → Roller. En bruker som skal registrere ferie og fravær må være registrert som ansatt. Brukere med Administrator-tilgang på klienten trenger ikke å være ansatt for å administrere innstillinger i modulen.
Rolleoppsettet består av tre kategorier som kan kombineres: Administrer, Mine ansatte og Alle ansatte. I tillegg finnes rollene Lesetilgang og Ingen tilgang.
Enkeltroller
Rollen «Administrer»
Brukeren kan se, behandle og registrere forespørsler for seg selv. Typisk bruker med denne rollestyringen er en vanlig ansatt. Visningene Min oversikt og Firmaoversikt er tilgjengelige, men det er ikke mulig å se andre ansattes fravær i firmaoversikten. Brukeren kan heller ikke godkjenne eller redigere andre ansattes forespørsler.
Rollen «Mine ansatte»
Brukeren kan se fraværet til seg selv og ansatte de er satt som leder for. Brukeren kan ikke registrere eller behandle forespørsler som gjelder eget fravær. Typisk bruker for denne rollen er en leder som kun skal ha innsynsrett. Visningene Min oversikt, Firmaoversikt og Mine ansatte er tilgjengelige, men brukeren kan ikke redigere, endre eller godkjenne fravær.
Rollen «Alle ansatte»
Brukeren kan se sitt eget fravær og alle ansattes fravær. Typisk bruker er en administrator som kun skal ha innsynsrett. Visningene Min oversikt, Firmaoversikt og Mine ansatte er tilgjengelige, men brukeren kan ikke redigere, endre eller behandle fravær, og kan heller ikke opprette egne forespørsler.
Rollen «Lesetilgang»
Brukeren har tilgang til Min oversikt og Firmaoversikt, men kun med lesetilgang. Det er ikke mulig å legge inn registreringer for seg selv eller andre. I firmaoversikten kan brukeren se at ansatte har fraværsregistreringer, men ikke hva fraværet gjelder eller behandle disse.
Ingen tilgang
Brukeren har ingen tilgang til Ferie og Fravær-modulen. Menypunktet Ferie og fravær vil ikke være synlig under systemmenyen Time.
Kombinasjoner av roller
Kombinasjonen «Administrer» og «Mine ansatte»
Brukeren har tilgang til Min oversikt, Firmaoversikt og Mine ansatte. Med denne kombinasjonen kan brukeren se, behandle og registrere forespørsler for både eget fravær og fraværet til sine ansatte.
Kombinasjonen «Administrer» og «Alle ansatte»
Brukeren har tilgang til Min oversikt, Firmaoversikt og Mine ansatte. Med denne kombinasjonen kan brukeren se, behandle og registrere forespørsler for seg selv og alle ansatte i bedriften.
Kombinasjonen «Administrer», «Mine ansatte» og «Alle ansatte»
Dette er full tilgang til Ferie og Fravær-modulen, og er typisk for en systemadministrator. Brukeren kan se, redigere og behandle forespørsler fra seg selv og alle ansatte i bedriften. Visningene Min oversikt, Firmaoversikt og Mine ansatte er tilgjengelige.
Oversikt over roller og tilganger
- Administrer: Kan registrere og behandle eget fravær. Ser ikke andres fravær.
- Mine ansatte: Kan se fravær for seg selv og egne ansatte. Kan ikke behandle eller registrere fravær.
- Alle ansatte: Kan se fravær for alle ansatte. Kan ikke behandle eller registrere fravær.
- Administrer + Mine ansatte: Kan registrere og behandle fravær for seg selv og egne ansatte.
- Administrer + Alle ansatte: Kan registrere og behandle fravær for seg selv og alle ansatte.
- Administrer + Mine ansatte + Alle ansatte: Full tilgang — kan se, redigere og behandle alt fravær.
- Lesetilgang: Kan kun se at fravær eksisterer i firmaoversikten. Ingen registrering eller behandling.
- Ingen tilgang: Modulen er ikke synlig i menyen.
Ofte stilte spørsmål
Må en bruker være registrert som ansatt for å bruke Ferie og Fravær-modulen?
- En bruker som skal registrere ferie og fravær må være registrert som ansatt i PowerOffice Go. Unntaket er brukere med Administrator-tilgang på klienten — disse kan administrere innstillinger i modulen uten å være ansatt.
Hva er forskjellen på rollene «Mine ansatte» og «Alle ansatte»?
- Rollen «Mine ansatte» gir innsyn i fravær kun for ansatte brukeren er satt som leder for. Rollen «Alle ansatte» gir innsyn i fraværet til samtlige ansatte i bedriften. Ingen av rollene alene gir mulighet til å registrere eller behandle fravær.
Hvilken rolle bør en leder med ansvar for å godkjenne fravær ha?
- En leder som skal kunne se og behandle fraværet til sine ansatte bør ha kombinasjonen «Administrer» og «Mine ansatte». Dette gir tilgang til å registrere og behandle forespørsler for eget fravær og fraværet til egne ansatte.
Kan en bruker med «Lesetilgang» se hva slags fravær de ansatte har registrert?
- Nei. En bruker med Lesetilgang kan i firmaoversikten kun se at det finnes fraværsregistreringer, men ikke hva fraværet gjelder. Brukeren kan heller ikke behandle eller opprette registreringer.