Slik sender du faktura og kreditnota fra PowerOffice Go mobilapp

I PowerOffice Go-appen kan du opprette og sende utgående fakturaer og kreditnotaer direkte fra mobilen. Du kan legge til produkter fra produktlisten, justere antall, pris og valuta, opprette nye kunder, samt legge ved vedlegg og kommentarer. Faktura i mobilappen består av tre sider: Ny ordre, Produkt og Detaljer.

Opprette faktura (ny ordre) i mobilappen

1. Åpne PowerOffice Go-appen og klikk på Faktura.
2. Klikk på plussknappen for å starte en ny ordre. Kundedialogen åpnes.
3. Velg en eksisterende kunde fra listen, eller opprett en ny kunde (se eget avsnitt nedenfor).
4. Klikk på kortet med kundens navn for å endre kunde, leveringsadresse eller kundens referanse.
5. Klikk på kortet med ordredetaljer for å endre leveringsdato, leveringsmåte, fakturadato, betalingsbetingelser og valuta.

Tilgjengelige leveringsmåter er EHF, eFaktura, E-post, Avtalegiro og Utskrift. Hvilke alternativer som vises avhenger av klientens oppsett og mottakerens mottaksevne. Valget Utskrift genererer en PDF som kan åpnes fra appen eller fra web. Valuta gjelder hele fakturautkastet — standard er NOK. Du kan også angi prosjekt, avdeling og egen referanse på denne siden.

Utkast som opprettes i mobilappen vises kun for den som opprettet dem, og er ikke synlige på web før fakturaen er sendt.

Opprette ny kunde til faktura i mobilappen

1. Klikk på plussikonet ved kundefeltet for å opprette en ny kunde.
2. Søk etter bedrift eller privatperson — PowerOffice Go slår opp i Brønnøysundregistrene, proff.no og 1881 og fyller ut tilgjengelig informasjon automatisk. Søk er anbefalt metode.
3. For bedriftssøk kan du søke på telefonnummer, organisasjonsnummer eller navn. For privatpersoner søker du på telefonnummer eller navn.
4. Når du velger kunden, opprettes den i PowerOffice Go — selv om du ikke sender fakturaen.
5. Du blir bedt om å legge inn egen referanse. Hvis søket ikke ga en e-postadresse, ber systemet deg fylle inn denne slik at fakturaen kan sendes direkte fra appen.

Legge til og redigere produkter på faktura i mobilappen

1. Klikk på Legg til produkt for å åpne produktlisten.
2. Søk etter produktet eller velg fra listen. Ofte brukte produkter vises som egne kort rett under søkefeltet.
3. Når produktet er valgt, kan du endre antall og fortegn. Du kan legge til så mange produkter du vil på fakturaen.
4. Klikk inn på et produktkort for å redigere det. Du kan endre beskrivelse, antall, rabatt, enhetspris, pris inkl. mva og enhetstype.

Enhetspris og pris inkl. mva er koblet sammen — endrer du det ene feltet, oppdateres det andre automatisk, slik at mva alltid beregnes korrekt.

Kreditnota i mobilappen

For å opprette en kreditnota i PowerOffice Go mobilapp, setter du antallet med negativt (−) fortegn. Dersom fakturaen har flere produktlinjer, er det summen av positive og negative linjer som avgjør om dokumentet blir en faktura eller en kreditnota.

Legge til kommentar og vedlegg på faktura i mobilappen

På siden Detaljer finner du et felt for kommentar. Teksten som legges inn her vises på en egen linje på fakturaen.

Klikk på Vedlegg for å legge til vedlegg. Du kan velge mellom følgende kilder:

• Filer delt med app — filer du har delt med PowerOffice Go-appen på forhånd
• Kamera
• Galleri
• Dine filer
• Dine dokumenter

Fakturaen kan forhåndsvises som PDF direkte i appen før den sendes.

Ofte stilte spørsmål

Vises fakturautkast fra mobilappen på web?

• Nei, utkast som opprettes i mobilappen vises kun i appen for den som opprettet dem. Utkastet blir synlig på web først etter at fakturaen er sendt.

Hvilke leveringsmåter kan jeg velge når jeg sender faktura fra mobil?

• Tilgjengelige leveringsmåter er EHF, eFaktura, E-post, Avtalegiro og Utskrift. Hvilke alternativer som er tilgjengelige avhenger av klientens oppsett og hva mottakeren kan ta imot. Valget Utskrift genererer en PDF som kan åpnes fra appen eller fra web.

Opprettes en ny kunde i PowerOffice Go selv om jeg ikke sender fakturaen?

• Ja. Når du velger en ny kunde i kundedialogen, opprettes kunden i PowerOffice Go umiddelbart — uavhengig av om du sender fakturaen eller avbryter.

Kan jeg forhåndsvise fakturaen før jeg sender den?

• Ja, fakturaen kan forhåndsvises som PDF direkte i mobilappen før du sender den.