Automatisk oppdatering av inkassostatus
Når en kunde gjør en innbetaling, oppdateres statusen på inkassosaken automatisk i PowerOffice Go basert på kvittering fra inkassobyrået. Skal en pågående inkassosak stoppes eller trekkes, må dette gjøres direkte i inkassobyråets fagsystem — endringer der kvitteres tilbake til PowerOffice Go og oppdaterer sakens status.
Noen inkassosbyråer lenker saksnummeret direkte til sitt fagsystem. Klikk på saksnummeret for å åpne saken hos inkassobyrået.
Saker som avsluttes i inkassobyråets fagsystem, overføres automatisk til fanen Arkivert i PowerOffice Go.
Dersom en faktura avvises fra utkastlisten eller godkjentlisten, flyttes fakturaen tilbake til purrelisten med neste handling satt til Vent. Du må da ta stilling til videre oppfølging av fakturaen.
Hvis én inkassosak inneholder flere fakturaer, klikk på antall fakturaer i oversikten for å se hvilke fakturaer saken gjelder.
Ulike innbetalingsscenarier
Når kunden gjør innbetaling til inkassobyrået
Inkassobyrået kvitterer til PowerOffice Go at kunden har betalt. Er hele kravet oppgjort, settes saken til betalt og overføres til fanen Arkivert. Inkassobyrået overfører deretter enten en betalingsfil (bilagsjournal) som posteres og matches mot åpen post, og/eller en remisseoppstilling for oppgjør i saken.
Når kunden gjør innbetaling direkte til deg, eller kunden krediteres
Poster innbetalingen eller kreditnotaen i PowerOffice Go og match den mot fordringen. Inkassobyrået henter denne oppdateringen og kvitterer tilbake med eventuell ny status. Et mulig restbeløp kan stå som krav for videre innfordring hos inkassobyrået, eller saken kan trekkes og stoppes.
Når du avskriver eller tapsfører fordringen i PowerOffice Go
Vil du tapsføre en faktura i PowerOffice Go, men samtidig la inkassobyrået fortsette innkrevingen, må avskrivningen gjøres via åpen post-listen i reskontro. Da fjernes fakturaen som åpen post i PowerOffice Go, men den forblir aktiv hos inkassobyrået.
Hvis fakturaen i stedet tapsføres via bilagsføring og deretter matches, vil fakturaen ikke få riktig status hos inkassobyrået — byrået vil anse fordringen som oppgjort og stanse innkrevingen.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan stopper jeg en pågående inkassosak?
- En inkassosak kan ikke stoppes direkte i PowerOffice Go. Du må stoppe eller trekke saken i inkassobyråets eget fagsystem. Endringen kvitteres automatisk tilbake til PowerOffice Go og oppdaterer statusen der.
Hva skjer med en faktura som avvises fra godkjentlisten?
- Fakturaen flyttes tilbake til purrelisten med neste handling satt til Vent. Du må selv vurdere videre oppfølging av fakturaen.
Hva er forskjellen på å tapsføre via reskontro og via bilagsføring?
- Avskriver du via åpen post-listen i reskontro, fjernes fakturaen som åpen post i PowerOffice Go, men inkassobyrået fortsetter innkrevingen. Tapsfører du via bilagsføring og matcher etterpå, vil inkassobyrået anse fordringen som oppgjort og stanse saken.
Hvor finner jeg arkiverte inkassosaker?
- Saker som er avsluttet hos inkassobyrået, flyttes automatisk til fanen Arkivert i Inkasso-modulen i PowerOffice Go.