Meny → Brukere → Stedfortreder
Stedfortreder er en funksjonalitet i PowerOffice Go som er forbeholdt partnerklienter. Den brukes ved kortere eller lengre fravær, men er ikke beregnet som en permanent erstatning for medarbeidere som slutter.
Hvem kan bruke stedfortreder?
For å få tilgang til stedfortreder-funksjonen må brukeren ha minst ett av følgende privilegier i rollen sin:
- Administrer stedfortredere — brukeren kan registrere og redigere stedfortredere for alle brukere under partnerklienten.
- Administrer egne stedfortredere — brukeren kan kun registrere og redigere stedfortreder for seg selv. Brukeren kan se alle stedfortredelser som er opprettet, men kan ikke endre andres.
Slik fungerer stedfortreder-funksjonen
Når du oppretter en stedfortredelse, definerer du tre ting: hvem som er fraværende, hvem som er stedfortreder, og hvilken tidsperiode fraværet gjelder.
Fra første dato i fraværsperioden gjelder følgende:
- Stedfortreder registreres automatisk som bilagskontrollør på alle klienter under partnerens partnerkode der den fraværende brukeren opprinnelig var satt som kontrollør.
- Varsler tilknyttet bilagsgodkjenning overføres automatisk til stedfortreder.
- Bilag som allerede ligger til godkjenning hos fraværende bruker, men ikke er godkjent ved fraværets startdato, overføres automatisk til stedfortreder. Når fraværsperioden er over, overføres de tilbake.
- Har stedfortreder ikke tilgang til én eller flere klienter, opprettes det midlertidig brukertilgang på disse klientene — med samme rolle som den fraværende brukeren har.
- Har stedfortreder allerede tilgang til en klient, men med en annen rolle enn fraværende bruker, kombineres rollene. Stedfortreder vil aldri miste eksisterende privilegier, men kan få utvidede rettigheter i fraværsperioden.
- Når fraværsperioden er over, tilbakestilles alle innstillinger og privilegier til slik de var før stedfortredelsen ble opprettet.
Viktig å merke seg
Det er den fraværende brukerens innstillinger på det tidspunktet stedfortredelsen opprettes, som videreføres til stedfortreder. Hvis den fraværende brukeren settes som bilagskontrollør på nye klienter etter at stedfortredelsen er opprettet, vil stedfortreder ikke automatisk få kontrollørrolle på disse klientene.
Stedfortreder-funksjonen gjelder i første omgang kun bilagsgodkjenning på kundenivå, og har begrensninger i mobilappen.
Ofte stilte spørsmål
Kan stedfortreder-funksjonen brukes for permanent erstatning av en ansatt som slutter?
- Nei, funksjonen er beregnet for kortere eller lengre fravær — ikke som en permanent løsning for medarbeidere som slutter.
Hva skjer med stedfortreders rettigheter etter fraværsperioden?
- Alle innstillinger og privilegier tilbakestilles automatisk til slik de var før stedfortredelsen ble opprettet. Stedfortreder mister eventuelle utvidede rettigheter som ble gitt i fraværsperioden.
Hva skjer dersom stedfortreder allerede har en annen rolle enn fraværende bruker på en klient?
- Privilegiene kombineres, slik at stedfortreder får tilgang til alt hen opprinnelig hadde, pluss alt den fraværende brukeren har. Stedfortreder vil aldri miste eksisterende rettigheter, men kan få utvidede rettigheter i fraværsperioden.
Gjelder stedfortreder-funksjonen alle funksjoner i PowerOffice Go?
- Nei, funksjonen gjelder i første omgang kun bilagsgodkjenning på kundenivå og har kjente begrensninger i mobilappen.