Roller -Tilgangsstyring i PowerOffice Go

I PowerOffice Go styres tilgang per klient: hver bruker får én rolle, og rollen bestemmer hva brukeren kan se og gjøre. Roller settes opp under Meny → Brukere → Roller, og brukere administreres under Meny → Brukere.

Standardroller

Nye klienter får fire ferdige standardroller, i tillegg til administratorrollen. Standardrollene kan endres, kopieres og suppleres med egne roller.

Tilgangsnivåer

Hvert menypunkt i en rolle settes til ett av tre nivåer:

Rapporter og Innstillinger kan bare ha full tilgang eller ingen tilgang. Lesetilgang kan heller ikke gis til bare enkelte underkategorier.

Regler som gjelder på tvers

• Abonnement: de fleste områder krever en modul. Mangler modulen helt, får ingen tilgang. Er abonnementet utløpt eller klienten suspendert, beholdes bare privilegier som er merket for å virke etter utløp. Regnskap Micro og Nano teller som Regnskap.
• Krever ansatt: Timeregistrering virker bare hvis brukeren er koblet til en ansatt. De kan tildeles i rollen, men gir ellers ingen tilgang.
• Kun byrå: Klientadministrasjon og stedfortreder-privilegiene kan bare brukes på klienter med partnerkode.
• Kan ikke tildeles: noen privilegier settes automatisk av systemet og vises ikke i rolleoppsettet (se «Automatiske privilegier»).
  
  

Opprette og endre roller

Alt gjøres under Meny → Brukere → Roller.

• Ny rolle: klikk Legg til ny rolle, skriv navn og bekreft. Sett deretter tilgangsnivå per menypunkt.
• Kopier rolle: lager en ny rolle med de samme tilgangene. Raskeste måte å lage en variant av en standardrolle.
• Endre rollenavn: klikk på rollens navn og velg Endre rollenavn.
• Slett rolle: velg Slett rolle. En rolle som er tildelt brukere kan ikke slettes.

Beskrivelse av Roller

Generelt

• Brukere og roller: se brukerlisten, rollene og oversikten over stedfortredere.
  • Administrer brukere: redigere brukere, invitere nye, sende invitasjon på nytt og avbryte invitasjoner. Brukeren kan bare gi roller med rolleadministrasjon hvis hen har det selv.
  • Administrer egne stedfortredere: opprette og slette stedfortreder for eget fravær. Gjelder kun for byrå, og bare for partnerklienter.
  • Administrer roller: lage, endre og slette roller og endre tilgangene i dem. Bare administrator kan gi andre en rolle med dette privilegiet.
  • Administrer stedfortredere: opprette og slette stedfortredere for alle brukere. Gjelder kun for byrå, og bare for partnerklienter.
  • Administrer team: administrere team.
• Bærekraft: se bærekraftsrapporter og manuelle registreringer. Krever modulen Bærekraft.
  • Innstillinger: endre innstillinger for bærekraft.
  • Opprett rapporter: generere, slette, låse og låse opp bærekraftsrapporter.
• Dokumentsenter: se delte mapper og dokumenter, også i mobilappen. Uten tilgang ser brukeren bare «Mine dokumenter».
  • Administrer delte dokumenter: laste opp, endre og slette dokumenter i delte mapper, også i mobilappen.
  • Administrer mapper: opprette, gi nytt navn til, flytte og slette mapper.
• Import: se import av hovedbok og bilag: utkast, bokførte importer og detaljer.
  • Import: importere bilagsfiler, bokføre importerte linjer, slette importer og laste ned filer.

• Innstillinger: menypunktet Innstillinger og oversiktssiden. Hvert underpunkt kan bare være av eller på.
  • Bank: bankkontoer, bankavtaler, betalingsfullmakter, regler for bankavstemming og firmakort.
  • E-post: e-postmaler. Redigering krever også BankID-verifisering.
  • Ferie og fravær: Ferie og fraværsinnstillinger.Krever modulen Ferie og fravær.
  • Firma: firmaopplysninger, reskontronummerserier, avdelinger, egne dimensjoner, virksomheter og utvidelser. Kreves også for å godkjenne API-integrasjoner når brukeren ikke er administrator.
  • Kjøp: Betalingsbetingelser leverandør, godkjenningsinnstillinger,
  • Logger: hendelseslogg, e-postlogg og varslingsinnstillinger.
  • Lønn: lønnsinnstillinger, lønnsarter, pensjonsordninger, arbeidsforhold og faste lønnslinjer. Krever modulen Lønn.
  • Prosjekt: prosjektkategorier.
  • Quality:avtalemaler,avviksinnstillinger, oppgavemaler, oppgaveregister, fakturainnstillinger oppdrag, quality-innstillinger. Krever Quality.
  • Regnskap: kontoplan, mva-koder, valuta, inngående saldo, låsedato, utgiftstyper og eksport av data.
  • Reiseregning: innstillinger for reiseregning. Krever modulen Reiseregning.
  • Salg: betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, Betalingsoppfølging, pris - og rabattmatrise produkt og profileringsmaler.
  • Timeregistrering: timeinnstillinger, aktiviteter og prismatrise for timer. Krever Timeregistrering.

• Kontakter: se kontaktlistene (kunder, leverandører, ansatte, arkiverte) og kontaktkortene, også i appen.
  • Administrer: opprette, endre, slette og arkivere kunder og leverandører, med kontaktpersoner, adresser og bankkontoer.
  • Administrer midlertidig jobbstopp: slå midlertidig jobbstopp av og på på et kontaktkort. Vises bare når funksjonen er på.
  • Administrer prospekt: registrere og håndtere potensielle kunder. Vises bare når funksjonen er på.
  • Vedlikehold ansatte: opprette, endre, slette og arkivere ansatte, se ansattopplysninger og hente skattekort.

Regnskap

• Anleggsmidler: se anleggsmidler, anleggstyper, resultatkontoer og rapportene for skattedetaljer og bokførte detaljer. Krever Regnskap.
  • Administrer: opprette, endre, avhende, nullstille og justere anleggsmidler, anleggstyper og resultatkontoer.
• Betaling: se betalingsbildet (ventende, planlagte, og andre godkjenning) og dashbordmodulen for betalinger.
  • Administrer: godkjenne og signere betalinger (første og andre godkjenning), avvise betalinger og endre betalingsdetaljer, også i appen. Krever i tillegg BankID-verifisering.
• Bilagsføring: se bilagsregistreringen i lesemodus og «nye bilag» i klientmenyen. Krever Regnskap.
  • Administrer: registrere, endre og bokføre bilag, slå sammen sider og flytte bilag til dokumenter. Varsel i appen om nye bilag.
  • Korreksjon: korrigere og reversere bokførte bilag.
• Budsjett: se budsjetter. Krever Regnskap.
  • Administrer: lagre, slette og importere budsjetter.
• Fakturagodkjenning: kunne velges som godkjenner av inngående fakturaer og bilag, også i mobilappen. Selve godkjenningsoversikten er åpen for alle. Krever Regnskap.
  • Kontering: endre konteringen på bilag som er til godkjenning.
• Prosjekter: se prosjektlisten, prosjektoversikten, prosjektbudsjett og prosjektdokumenter, også i appen.
  • Administrer: opprette, endre, slette og arkivere prosjekter og delprosjekter, og redigere prosjektbudsjett.
• Skattemelding: se årsoppgjør og skattemelding for enkeltpersonforetak. Krever Årsoppgjør ENK.
  • Administrer: arbeide med og levere skattemeldingen, inkludert skattemeldingsfanen i kontoplanen.
• Årsoppgjør: Krever Årsoppgjør-modulen.
  • Administrer: årsoppgjøret med innstillinger, årsoppgjørsfanen på kontoer i kontoplanen og funksjonene for rapportgrupper, avstemming, anleggsmidler og lønnsopplysninger.
  • Aksjonærregister: aksjonærregisteret med aksjonærer og innsending til Altinn.

Rapporter

• Regnskapsrapporter: samlepunkt som slår alle rapportene under av eller på på én gang. Hver rapport kan også velges for seg.
  • Andre: mva-meldinger, mva-spesifikasjon, beregnet mva, mva-grunnlag, bilagsflyt.
  • Andre brukeres bilag: se andre brukeres bilag i «Mine bilag». Krever Regnskap.
  • Balanse: balansen med detaljer og dashbordmodulene for eiendeler og egenkapital og gjeld. Krever Regnskap.
  • Bankavstemming: bankavstemming med kontoutskrift og matchinger. Krever Regnskap.
  • Bilagsjournal: rapporten bilagsjournal. Å åpne et bilag derfra krever også tilgang til bilag. Krever Regnskap.
  • Kjøp: Leverandørreskontrol, innkjøp per leverandør, aldersfordelt leverandørgjeld og dashbordmodul for leverandørgjeld. Krever Regnskap.
  • Mine bilag: bilag brukeren selv har registrert eller håndtert. Krever Regnskap.
  • Mva-avstemming: mva-avstemming med detaljer. Krever Regnskap.
  • Prosjekter: prosjektrapport, prosjektresultat og -balanse, prosjekthovedbok og klientmiddelreskontro.
  • Regnskap: bilagsdetaljer, finansanalyse, landbruksrapportene og dashbordmodulene for kontantstrøm, nøkkeltall og salg og kostnader. Krever Regnskap.
  • Resultatregnskap: resultatregnskapet med detaljer, dashbordmodulene for inntekter, kostnader og resultat, og inntekter og kostnader i appen. Krever Regnskap.
  • Saldobalanse: saldobalansen. Å gå videre til hovedbok krever også Hovedbok. Krever Regnskap.
• Hovedbok: se hovedboken, også fra saldobalanse, resultat og balanse. Krever Regnskap.
  • Administrer: lukke og åpne poster i hovedboken.
• Leverandørreskontro: se leverandørreskontro og aldersfordelt leverandørreskontro. Krever Regnskap.
  • Administrer: lukke og åpne poster, avskrive saldo og utbetale til leverandør.

Salg

• Fakturaer: se fakturalistene (utkast, sendte og repeterende), fakturabildene og fakturasøk. Krever Regnskap.
  • Administrer fakturaer: opprette, endre og kopiere fakturautkast og lage kreditnota. Sende fakturakopi og betalingsvarsel, registrere innbetaling, pakksedler og plukklister, og utsette eller stoppe faktura.
  • Administrer repeterende fakturaer: opprette, endre og slette repeterende fakturaer.
  • Bekreft: godkjenne fakturautkast og oppheve godkjenning. 
  • Send: sende fakturautkast og rentenotaer. I mobilappen kreves også Administrer fakturaer.
• Fakturaforslag: Krever Timeregistrering.
  • Alle prosjekter: fakturering av timer og utlegg på alle prosjekter, og endre fakturerbart beløp i prosjektrapporten.
  • Egne prosjekter: det samme, men bare for prosjekter der brukeren er prosjektleder.
  • Kunder: fakturering per kunde.
  • Oppdrag: fakturering av oppdrag og oppdragsinnstillinger. Krever Quality, og hvilke oppdrag man ser avhenger av Quality-tilgangen.
• Inkasso: se inkassoutkast og godkjente, åpne og arkiverte saker. Krever Regnskap.
  • Administrer: godkjenne inkassoutkast, sette på vent, fjerne fra inkasso og behandle enkeltsaker.
• Produkter: se produkter, produktgrupper og dokumenter på produkter. Krever Regnskap.
  • Administrer: opprette, endre og slette produkter og produktgrupper.
• Purringer: se purringer og rentenotaer. Krever Regnskap.
  • Administrer: lage purringer, endre neste handling, og lage, slette og kjøre rentenotaer. Utsette purring og sette faktura på vent.
• Tilbud: se tilbud, tilbudsutkast og tilbudswidgeten på dashbordet. Krever Regnskap.
  • Administrer: lage, kopiere, sende og slette tilbud, legge ved vedlegg og markere tilbud som akseptert eller avvist.

Rapporter

• Salgsrapporter: fakturajournal, kundesalg, salg per produkt og selger, aldersfordelte kundefordringer og dashbordmodulene for kundefordringer og toppkunder. Krever Regnskap.
• Kundereskontro: se kundereskontro og aldersfordelt kundereskontro. Krever Regnskap.
  • Administrer: lukke og åpne poster, avskrive saldo og utbetale til kunde.

Ansatte

• Ferie og fravær: se «Min oversikt», firmaoversikten og widgeten for ferie og fravær. Krever Ferie og fravær.
  • Administrer: registrere, endre og slette ferie og fravær, også fra timelisten.
  • Alle ansatte: se og behandle ferie og fravær for alle ansatte.
  • Mine ansatte: se og behandle ferie og fravær for egne ansatte som leder.
• Lønn: se lønnskjøringer og bruke Altinn-innlogging for lønn. Krever Lønn.
  • Administrer: opprette, endre og slette lønnskjøringer, hente inn timer, reiseregninger og periodiseringer, og eksportere a-melding og lønnsslipper.
  • Godkjenning: godkjenne, reversere og korrigere hele lønnskjøringen og sende a-melding. Kan også godkjenne ansatte som ikke har noen tildelt godkjenner.
  • Lønnsgodkjenning: egen side for å godkjenne lønn for ansatte brukeren er tildelt som godkjenner for, for eksempel avdelingsledere. Virker bare når lønnsgodkjenning er slått på i lønnsinnstillingene. Gir også lesetilgang til Lønn.
• Reiseregninger: gir i praksis ingenting alene. Reiseregningsbildet styres av Ansatt under Ansattrapporter. Krever Reiseregning.
  • Administrer: registrere og sende reiseregninger (også i appen) og eksportere godkjente.
  • Godkjenning: godkjenne, angre godkjenning og avvise reiseregninger.
• Timegodkjenning: se timegodkjenning og timelister for ansatte man er godkjenner eller leder for. Krever Timeregistrering.
  • Administrer: godkjenne og avvise timer og behandle utbetaling og trekk av fleksitid for andre.
  • Alle ansatte: se og godkjenne timer for alle ansatte, ikke bare egne.
  • Rediger timeliste: åpne og endre andres timelister fra godkjenningen. Full redigering krever også Administrer.
• Timeregistrering: se egen timeliste, timeregistrering i mobilappen og flere timerapporter. Krever Timeregistrering og at brukeren er ansatt.
  • Administrer: registrere og endre egne timer, stoppeklokke i appen og timeinnstillinger. Uten dette er timelisten låst.
  • Rediger Fakturerbar tid: overstyre fakturerbar tid, fakturerbart antall og timepris på time- og vareføringer. Krever at brukeren er ansatt.
• Utlegg og bilag (mobil): Krever Regnskap.
  • Andre bilag: sende inn andre bilag fra mobilappen, med godkjenning.
  • Firmakort: registrere firmakorttransaksjoner i mobilappen, med godkjenning og utgiftsoversikt.
  • Utlegg: registrere utlegg i mobilappen, med godkjenning, utgiftsoversikt, prosjektvalg og varsler.

Rapporter

• Ansattrapporter: samlepunkt som slår alle rapportene under av eller på på én gang. Hver rapport kan også velges for seg.
  • Ansatt: reiseregninger til godkjenning (venter, avvist, godkjent og eksportert). Selve godkjenningen krever også Reiseregninger → Godkjenning.
  • Ferie: feriesaldo. Krever Ferie og fravær.
  • Ferie og fraværstransaksjoner: ferie- og fraværstransaksjoner. Vises bare når funksjonen er på. Krever Ferie og fravær.
  • Fravær per ansatt: rapporten fravær per ansatt. Vises bare når funksjonen er på. Krever Ferie og fravær.
  • Fraværsstatistikk: sykefraværstrend og fraværsfordeling. Vises bare når funksjonen er på. Krever Ferie og fravær.
  • Lønn: lønnsjournal, lønn per ansatt, skattetrekk og arbeidsgiveravgift, a-melding, skattekort og andre lønnsrapporter. Krever Lønn.
  • Lønnsavstemming: lønnsavstemming med detaljer. Krever Lønn.
  • SSB Egenmeldt sykefravær: rapport over egenmeldt sykefravær til SSB. Krever Ferie og fravær.
  • Sykefravær: sykefraværsrapporten. Krever Timeregistrering.
  • Timer per aktivitet: timer per aktivitet. Krever Timeregistrering.
  • Timer per ansatt: timer per ansatt, per timetype og fleksitidssaldo for alle. Uten dette ser ansatte bare egne timer. Krever Timeregistrering.
  • Timer per kunde: timer per kunde og detaljert timerapport. Krever Timeregistrering.
  • Timer per prosjekt: timer per prosjekt og detaljert timerapport. Krever Timeregistrering.
• Ansattreskontro: se ansattreskontro og aldersfordelt ansattreskontro. Krever ingen modul.
  • Administrer: lukke og åpne poster, avskrive saldo og utbetale til ansatt.
• Timerapport detaljert: ingen egen kontroll. Rapporten åpnes med timeregistrering eller timerapport-tilgang. Krever Timeregistrering.
  • Interne aktiviteter: se interne aktiviteter i den detaljerte timerapporten og i timerapportene per ansatt, aktivitet og timetype.
• Timetransaksjoner: se rapportene over time- og varetransaksjoner og historikk for endrede dimensjoner. Krever Timeregistrering.
  • Administrer: endre dimensjoner, fakturerbare timer, timepris og varetransaksjoner fra rapporten.
  • Interne aktiviteter: se transaksjoner på interne aktiviteter. Uten dette filtreres de bort.

Byrå

• Avvik: Krever Quality.
  • Administrer alle: se Avvik-siden og tilgangsoversikten i Quality, og bruke avviksknappen.
  • Vise og redigere alle utkast: Gir bruker rett til å se, åpne og redigere på alle utkast uavhengig av hvem som har opprettet dem.
• Klientadministrasjon: se klientliste, klienter og roller, moduloversikt, innkommende fakturaer, automatisering, byrårapporter, leads og Altinn-systembrukere. Kun klienter med partnerkode.
  • Administrer Arkiv:For å utføre alle handlinger i Arkivet må brukeren ha rettigheten Administrere Arkiv under Klientadministrasjon, samt minst leserettighet til Dokumentsenteret. 
  • Administrer Klient admin: endre i klientadministrasjonen: klienter, brukere og roller, partnerinnstillinger, kundeansvarlig og delegering av Altinn-systembrukere.
  • Administrer Leads: endre status på leads.
  • Malrolletildeling: tildele malroller til brukere på tvers av klienter, også som massetildeling, -aktivering og -deaktivering, og se historikken. Vises bare når malroller er slått på.
  • Oppsett av malrolle: opprette, endre og publisere malroller og se historikken over rolleendringer. Vises bare når malroller er slått på.
• Quality-frister: se frister, fristoversikt, fremdrift og fristwidgetene. Krever Quality.
  • Administrer alle: se alle frister. Endre dem på alle oppdrag hvis brukeren også har Administrer egne eller Administrer egen avdeling.
  • Administrer egen avdeling: se og endre frister for egen avdeling.
  • Administrer egne: endre frister tildelt brukeren eller brukerens team, eller på oppdrag brukeren har opprettet eller er ansvarlig for.
  • Administrere egne ansatte: se frister og oppdrag for egne ansatte som leder eller teamleder. Vises bare når klienten bruker team.
  • Utføre kontroll: sette en frist til «Kontrollert» og endre status fra «Kontrollert».
• Quality-oppdrag: se oppdrag, Quality-widgetene og mottatte AML-resultater. Krever Quality.
  • Administrer alle: endre alle oppdrag.
  • Administrer AML-rapporter: administrere mottatte AML-rapporter.
  • Administrer dokumentasjon alle: endre dokumentasjon på alle oppdrag, også uten tilgang til å endre selve oppdraget.
  • Administrer egen avdeling: endre oppdrag der kunden hører til samme avdeling som brukeren.
  • Administrer egne: endre oppdrag der brukeren er oppretter, ansatt på oppdraget eller i et team med rolle på det.
  • Administrer fastprisjusteringer: justere fastpris på oppdrag.
  • Administrer oppgavemaler: administrere maler for oppgaver og leveranser.
  • Administrer prisrader: endre prisrader og faktureringsvalg på oppdrag.

Rapporter

• Fastprisanalyse: fastprisanalyse og faktureringsbalanse for oppdrag. Vises bare når funksjonen er på. Krever Quality.

Kritiske tilgangsområder

Fem områder bør vurderes særskilt når en rolle settes opp, fordi de gir kontroll over penger, data eller tilganger.

Anbefalingene i høyre kolonne er forslag til god praksis, ikke krav fra PowerOffice.

Automatiske privilegier

Disse vises ikke i rolleskjermbildet. Systemet setter dem selv.

• Bruker er administrator på klienten: settes når brukeren er administrator. Gir alle tildelbare privilegier klientens abonnementer tillater.
• Bruker er verifisert: settes når brukeren har verifisert seg med BankID. Kreves for å godkjenne og betale, videresende eller avvise betalinger, endre abonnement og redigere e-postmaler.
• Innstillinger → Abonnement: settes for administratorer. Gir abonnement, bruk, fakturahistorikk og sletting av klient.
  
  
  

Spesielle tilganger

Noen funksjoner krever en kombinasjon av rolletilgang og riktig abonnement.

Beste praksis

• Gi hver bruker minst mulig tilgang som trengs for jobben.
• Begrens full tilgang til Administrer roller og Administrer brukere til administrator og få betrodde brukere.
• La ulike personer registrere og godkjenne betalinger.
• Bruk tidsbegrenset tilgang for revisor, vikarer og konsulenter.
• Deaktiver brukere samme dag som de slutter.
• Kopier en standardrolle og tilpass kopien, i stedet for å endre standardrollen direkte.
• Gå gjennom brukere og roller minst én gang i året.

Regnskapsfører og byrå

En regnskapsfører får tilgang på samme måte som andre brukere: kunden inviterer regnskapsføreren til klienten og gir rollen Regnskapsfører (eller en egen rolle). Har regnskapsføreren allerede en bruker i PowerOffice, kommer invitasjonen i klientvelgeren i stedet for på e-post.

Byråer som administrerer mange klienter kan aktivere og deaktivere en bruker på flere klienter samtidig fra Partnerklienten. Det krever at brukeren er registrert på Partnerklienten.

1. Åpne Partnerklienten.
2. Gå til Firma → Brukere.
3. Velg brukeren og klikk på antallet klienter brukeren har tilgang til.
4. Merk klientene som skal endres.
5. Velg Aktiver eller Deaktiver.

Vanlige spørsmål

Kan administratorrollen endres?

• Nei. Administrator har alltid tilgang til alt på klienten.

Hvorfor ser ikke brukeren et menypunkt?

• Rollen har trolig Ingen tilgang til menypunktet. Sjekk rollen under Meny → Brukere → Roller.

Hvorfor kan jeg ikke slette en rolle?

• Rollen er tildelt minst én bruker. Flytt brukerne til en annen rolle først.