Abonnerer virksomheten på timeregistrering, må du definere timeinnstillinger før du tar modulen i bruk. Innstillingene styrer hvilke felter som er tilgjengelige ved registrering, hvordan timer faktureres, og hvordan normaltid og fleksitid beregnes.
Åpne timeinnstillinger
- Åpne hovedmenyen i PowerOffice Go.
- Klikk Innstillinger under Administrer.
- Velg Timeinnstillinger under kategorien Time.
Generelt
Under fanen Generelt angir du hvilke felter som skal være tilgjengelige ved timeregistrering, samt standardpriser for timeføring.
- Sett hake for feltene som skal vises ved registrering (f.eks. Kunde, Prosjekt, Delprosjekt, Avdeling, Timeart).
- Angi Standard timepris og Standard kostpris for denne klienten.
Fakturaforslag
Under fanen Fakturaforslag kobler du timetyper til produkter og velger hvordan fakturalinjene skal beskrives.
- Angi hvilket produkt timer, fastpris og viderefakturerte kostnader skal faktureres mot. Finnes ikke produktet fra før, skriv inn et navn i feltet og klikk Legg til for å opprette det.
- Velg ønsket beskrivelse på fakturalinjen i fakturaforslaget:
- Sum totalt — viser produktnavn.
- Sum per ansatt — viser den ansattes navn.
- Sum per aktivitet — viser aktivitetens navn.
- Ønsker du å legge ved timeliste på fakturaen, angir du det her.
Normaltid
Under fanen Normaltid definerer du virksomhetens arbeidstid og regler for godkjenning av timelister.
- Sett hake for om normaltid skal vises i timelisten, om ansatte skal registrere avspassering, og om normaltid må oppnås før timelisten kan godkjennes.
- Legg inn virksomhetens normaltid per ukedag.
- Endres normaltiden, legg til en ny rad uten å slette den gamle. Den gamle normaltiden gjelder frem til datoen på den nye normaltiden.
Timearter
Under fanen Timearter setter du opp de timeartene virksomheten bruker, for eksempel overtid og timelønn.
- Angi om standard timeart skal være Timelønn eller Ordinær tid.
- Legg til ønskede timearter. For hver timeart angir du:
- Beskrivelse
- Andel (i prosent) som skal gå til fleksitid
- Lønnsartnummer
- Om timearten skal være aktiv
Påslag og avrundingsregler
Under fanen Påslag angir du eventuelle fakturapåslag og regler for avrunding av fakturerbar tid.
- Angi fakturapåslag på fakturerbar tid i prosent (f.eks. for å dekke administrative kostnader).
- Angi minimum fakturerbar tid.
- Angi avrundingsregler for fakturerbar tid.
- Velg om det skal legges et generelt påslag på alle viderefakturerte kostnader.
- Velg om det skal legges et generelt påslag på fakturerbart honorar.
Fleksitidssaldo
Under fanen Fleksitidssaldo administrerer du fleksitidssaldo for enkeltansatte, inkludert overføring av saldo fra tidligere år.
- Angi fleksitidssaldo per ansatt.
- Har en ansatt saldo til gode fra tidligere år, klikker du Overfør fleksitid, angir hvilket år timene skal overføres fra og til, og hvor mange timer som skal overføres.
🔗 Les mer om fleksitidssaldo i PowerOffice Go
Lagre innstillingene
Klikk Ok når du er ferdig for å lagre alle timeinnstillingene.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg endre normaltiden uten å miste historiske timedata?
- Ja. Legg til en ny normaltid med ønsket gyldighetsdato uten å slette den gamle. Den gamle normaltiden gjelder frem til datoen du angir på den nye, slik at historiske registreringer ikke påvirkes.
Hva skjer hvis produktet jeg vil fakturere timer mot ikke finnes i systemet?
- Skriv inn ønsket produktnavn direkte i produktfeltet under Fakturaforslag og klikk Legg til. PowerOffice Go oppretter da produktet og kobler det til timetypen.
Hva er forskjellen på «Sum totalt», «Sum per ansatt» og «Sum per aktivitet» i fakturaforslaget?
- Valget styrer hva som vises som beskrivelse på fakturalinjen: Sum totalt viser produktnavn, Sum per ansatt viser den ansattes navn, og Sum per aktivitet viser aktivitetens navn. Velg det alternativet som gir kundene mest relevant informasjon på fakturaen.
Kan jeg overføre fleksitidssaldo fra et tidligere år?
- Ja. Gå til fanen Fleksitidssaldo i Timeinnstillinger, klikk Overfør fleksitid, og angi hvilket år timene skal overføres fra og til, samt antall timer. Dette gjelder per ansatt.