Forutsetning: Sett opp lønnsinnstillinger for minustid
Før du kan trekke i lønn for minustid, må innstillingene konfigureres under Innstillinger → Lønn → Lønnsinnstillinger, Time-fanen. Her må du aktivere utbetaling av fleksitid og angi riktige lønnssarter for plusstid og minustid.
Slik registreres trekk for minustid
Antall timer som skal trekkes kan registreres på to måter: av den ansatte direkte i timelisten ved innsending, eller av timegodkjenner i Timegodkjenning-menyen.
Alternativ 1: Den ansatte registrerer trekk i timelisten
Den ansatte legger inn antall timer for trekk i timelisten og sender inn timelisten for godkjenning. Fleksitidssaldoen vises i timelisten og oppdateres automatisk.
Alternativ 2: Timegodkjenner registrerer trekk
Timegodkjenner kan endre antall timer for trekk direkte i Timegodkjenning-menyen. Hvis timelisten allerede er godkjent, må godkjenningen oppheves før endring kan gjøres.
Opphev godkjenning for å endre trekk
Hvis timegodkjenner trenger å endre antall timer etter at en uke er godkjent, må godkjenningen oppheves først. Åpne Timegodkjenning, finn den aktuelle uken og klikk Opphev godkjenning.
Etter at godkjenningen er opphevet, kan timegodkjenner justere trekkbeløpet og godkjenne på nytt.
Timegodkjenner endrer timeantall før godkjenning
Når den ansatte har sendt inn timelisten, kan timegodkjenner justere antall timer for trekk i godkjenningsdialogen før endelig godkjenning.
Trekket gjennomføres ved lønnskjøring
Når timene er godkjent i Timegodkjenning, overføres trekket automatisk til lønnskjøringen. Trekket vises som en lønnslinje i lønnskjøringen og reduserer den ansattes nettoutbetaling.
Fleksitidsaldoen til den ansatte reduseres tilsvarende etter at trekket er gjennomført.
Viktig å vite om trekk per uke
Det kan bare registreres én forespørsel om trekk per uke. Hvis du godkjenner dager fortløpende (delvis godkjenning av uken), er det sist godkjente trekk som gjelder for den aktuelle uken. Når trekket er overført til en lønnskjøring, kan det ikke lenger endres for den uken.
Ofte stilte spørsmål
Kan den ansatte selv registrere trekk for minustid i timelisten?
- Ja, den ansatte kan registrere antall timer for trekk direkte i timelisten og sende inn for godkjenning. Timegodkjenner kan også justere trekkbeløpet i Timegodkjenning-menyen før endelig godkjenning.
Hva skjer hvis timegodkjenner vil endre trekket etter at uken er godkjent?
- Godkjenningen må oppheves først. Gå til Timegodkjenning, finn den aktuelle uken og klikk Opphev godkjenning. Deretter kan du justere trekkbeløpet og godkjenne på nytt.
Kan jeg endre trekket for minustid etter at det er overført til lønnskjøring?
- Nei. Når trekket for en uke er overført til en lønnskjøring, kan det ikke lenger endres for den uken. Kontroller trekkbeløpet i Timegodkjenning før lønnskjøringen kjøres.
Hva skjer med fleksitidsaldoen når trekket er gjennomført?
- Fleksitidsaldoen til den ansatte reduseres tilsvarende antall timer som er trukket, og den oppdaterte saldoen vises i timelisten.