Meny → Innstillinger → Aktiviteter
Aktiviteter brukes ved timeregistrering for å kategorisere timer — for eksempel som fakturerbar tid, internt arbeid eller fravær. Ved oppstart av ny klient finnes et standardregister som kan redigeres, slettes og utvides etter behov.
Opprette en ny aktivitet
Klikk Legg til aktivitet for å opprette en ny aktivitet. Kode genereres automatisk, men du kan også angi en egendefinert kode. Hvis du ønsker en egen kodeserie, må koden legges inn manuelt hver gang du oppretter en ny aktivitet.
Aktivitetstyper
Hvilken aktivitetstype du velger, styrer hvilken sammenheng aktiviteten kan brukes i:
- Fakturerbar tid og Ikke fakturerbar kan kun brukes på eksterne kunder.
- Øvrige aktivitetstyper kan kun brukes ved timeføring på egen klient, det vil si at kunde ikke oppgis ved oppretting av ny time.
- Aktivitetstypene Sykefravær egenmeldt egen sykdom, Sykefravær legemeldt, Sykefravær egenmeldt barns sykdom og Ubetalt sykefravær brukes i sykefraværsrapporten.
Koble aktivitet til timeart
Du kan knytte en aktivitet til en bestemt timeart. Valget Standard fra ansatt betyr at timarten som foreslås når aktiviteten brukes i timeføring, hentes fra innstillingen på det enkelte ansattekortet. Dette er standardinnstillingen på alle aktiviteter og passer i de fleste tilfeller.
🔗 Les mer om kobling av aktivitet og timeart i PowerOffice Go
Produkt på aktivitet
Hvis fakturalinjer skal vises som Sum per aktivitet (satt i Timeinnstillinger), kan du knytte ulike produkter til aktivitetene. Produktet angir hvilken salgskonto som gjelder på fakturalinjer med denne aktiviteten. Feltet Produkt vises kun i aktivitetskortet når denne timeinnstillingen er aktiv.
Timepris
Timepris kan settes på aktivitet, prosjekt, kunde, ansatt og klient.
🔗 Les mer om prishierarki og prismatrise for timeføring
Deaktivere en aktivitet
Hvis en aktivitet ikke lenger skal brukes, fjerner du haken for Aktiv. Aktiviteten vil da ikke være tilgjengelig ved timeføring.
Ekstern kommentar påkrevd
På alle fakturerbare aktiviteter kan du velge at ekstern kommentar skal være påkrevd. Når dette er aktivert, kan en time med denne aktiviteten ikke lagres uten at det er lagt inn en ekstern kommentar.
Prosjekt påkrevd
På fakturerbare og ikke-fakturerbare aktiviteter kan du kreve at prosjekt alltid er knyttet til timene. Timer med denne aktiviteten kan ikke godkjennes uten at prosjekt er valgt. Merk at dette ikke kan settes på interne aktiviteter.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen mellom aktivitetstypene «Fakturerbar tid» og «Ikke fakturerbar»?
- Begge typene kan kun brukes på eksterne kunder. «Fakturerbar tid» registreres som timer som kan faktureres videre til kunden, mens «Ikke fakturerbar» registrerer timer som ikke skal faktureres. Øvrige aktivitetstyper er forbeholdt intern timeføring på egen klient.
Kan jeg bruke egne koder på aktivitetene?
- Ja. Kode genereres automatisk som standard, men du kan angi en egendefinert kode. Hvis du ønsker en konsekvent egen kodeserie, må koden legges inn manuelt hver gang du oppretter en ny aktivitet.
Hva skjer med timer som allerede er ført hvis jeg deaktiverer en aktivitet?
- Deaktivering av en aktivitet (ved å fjerne haken for «Aktiv») hindrer kun at aktiviteten er tilgjengelig for nye timeføringer. Eksisterende timer som allerede er ført med aktiviteten, påvirkes ikke.
Kan jeg sette «Prosjekt påkrevd» på interne aktiviteter?
- Nei. Kravet om påkrevd prosjekt kan kun settes på fakturerbare og ikke-fakturerbare aktiviteter. Det er ikke mulig å aktivere denne innstillingen på interne aktivitetstyper.