Slik legger du til nye ansatte
Du kan opprette ansatte i PowerOffice Go på tre måter:
- Manuelt: Gå til Meny → Ansatte → Legg til og fyll inn opplysningene direkte.
- Standardimport: Importer ansatte via en importfil i vårt standardformat. Last ned importfilen med eksempeldata nedenfor.
📝 Last ned standardimportfil for ansatte (med eksempeldata) - Visma.net-import: Importer ansatte og arbeidsforhold fra Visma lønn.
🔗 Les om import fra Visma lønn til PowerOffice Go
Etter at ansatte er opprettet, oppretter du arbeidsforhold — enten manuelt eller ved å importere sist innsendte A02-melding.
🔗 Les om arbeidsforhold i PowerOffice Go
Feltene på ansattkortet
Nedenfor finner du forklaring på de ulike fanene og feltene du fyller ut på ansattkortet.
Kontakt, adresser og ansatt
Fyll inn nødvendige personopplysninger om den ansatte. Fanen Ansatt er ikke knyttet til A-meldingen.
PowerOffice Go støtter ordinært personnummer, D-nummer og internasjonal ID.
- D-nummer: Skriv D-nummeret i feltet for fødselsnummer. Dersom den ansatte senere får ordinært personnummer, oppdaterer du det samme feltet.
- Internasjonal ID: Kryss av for internasjonal ID og fyll ut feltet for fødselsdato i tillegg til selve ID-en.
I første A-melding etter at den ansatte har fått D-nummer, skal internasjonal ID og D-nummer rapporteres samtidig. Når dette er innrapportert, kan du deaktivere avkryssingsboksen for internasjonal ID.
Timeregistrering, normaltid og fleksitid
Her angir du standard timeart, timepris, normal arbeidstid og fleksitid. Disse opplysningene benyttes ved registrering og fakturering av timer.
Arbeidsforhold
Legg til den ansattes arbeidsforhold fra denne fanen.
🔗 Les om oppsett av arbeidsforhold i PowerOffice Go
Lønn
Under Lønn-fanen kan du gjøre følgende per ansatt:
- Overstyre leveringsmåte for lønnsslipp.
- Registrere avvikende feriepengeprosent.
- Registrere opptjente feriepenger fra forrige år dersom disse ikke importeres automatisk.
- Utelate AGA på feriepengeavsetningen for ansatte som er omfattet av trygdelovgivningen i et annet land (i henhold til sosialkonvensjon eller EØS-avtalen), eller for utenlandske arbeidstakere som ikke er medlemmer av folketrygden og arbeider på norsk kontinentalsokkel eller i norsk territorialfarvann.
- Velge avlønningsperiode per ansatt, dersom du har aktivert Tillat ulik avlønningsperiode per ansatt i lønnsinnstillingene.
PowerOffice Go har ingen funksjon for å registrere brukte feriedager løpende — dette må du holde oversikt over separat.
Skattekort
Skattekortopplysninger fra Altinn kan hentes på tre måter:
- For alle ansatte samlet — gå til ansattoversikten og klikk Altinn → Hent skattekort for alle ansatte.
- Under en lønnskjøring — klikk Alternativer → Hent skattekort inne på lønnskjøringen.
- For én enkelt ansatt — åpne ansattkortet og gå til fanen Skattekort.
Har du overstyrt skattekortopplysninger for en eller flere ansatte, forblir overstyringen aktiv så lenge det ikke er endringer på skattekortet i Altinn. Dersom den ansatte har fått nytt skattekort i Altinn, fjernes overstyringen automatisk ved neste innhenting — uavhengig av hvilken av de tre metodene du bruker.
- Skattekort sist oppdatert — datoen skattekortet første gang ble lest inn i PowerOffice Go. Er det ingen endringer i løpet av året, står samme dato ut året.
- Utskriftsdato/ID — datoen og ID-en skattekortet ble generert av Skatteetaten.
Midlertidig skattekort
Dersom en ansatt ikke har fått skattekort for nytt år når lønnen skal kjøres i januar — for eksempel utenlandske statsborgere — vil innhenting via alternativ 1 og 2 gi 50 % trekk automatisk.
Henter du skattekortet via alternativ 3 (direkte fra ansattkortet) og Altinn ikke returnerer noe skattekort, vises en dialog som spør om du ønsker å opprette et midlertidig skattekort. Velger du Ja, opprettes et skattekort med trekkoden LønnFraHovedarbeidsgiver og 50 % trekk. Du kan overstyre dette til en lavere prosent om nødvendig.
Bankkonto
Legg til bankkonto for utbetaling av lønn og definer om refusjon av utlegg skal gå til samme konto eller en separat utleggskonto. Legges det til flere bankkontoer på ansattkortet, vil kontoen det sist ble lønnskjørt mot stå som lønnskonto inntil du endrer dette.
Innsending av kun arbeidsforhold
Når du har satt opp alle ansatte med arbeidsforhold og sammenlignet med tidligere innsending via A07-avstemmingsinfo fra Altinn, kan du sende inn arbeidsforholdene til Altinn før du starter en lønnskjøring. Klikk Altinn → Send inn arbeidsforhold for alle ansatte i ansattoversikten.
Ofte stilte spørsmål
Kan en ansatt ha både D-nummer og internasjonal ID registrert?
- Ja. I første A-melding etter at den ansatte har fått D-nummer, skal internasjonal ID og D-nummer rapporteres samtidig. Etter at dette er innrapportert, kan du deaktivere avkryssingsboksen for internasjonal ID på ansattkortet.
Hva skjer hvis den ansatte ikke har skattekort klart når lønnen kjøres i januar?
- Hvis du henter skattekort for alle ansatte samlet (alternativ 1 eller 2) og ingen skattekortdata finnes, trekkes det automatisk 50 %. Henter du skattekortet direkte fra ansattkortet (alternativ 3) og Altinn returnerer ingenting, kan du opprette et midlertidig skattekort med 50 % trekk — og om nødvendig overstyre til en lavere prosent.
Hva skjer med mine overstyringer av skattekort når den ansatte får nytt skattekort?
- Overstyringer du har gjort på skattekortopplysninger forblir aktive så lenge det ikke er endringer på skattekortet i Altinn. Dersom den ansatte får nytt skattekort i Altinn, fjernes overstyringen automatisk neste gang du henter skattekort — uavhengig av hvilken metode du bruker.
Kan jeg registrere opptjente feriepenger fra forrige år direkte på den ansatte?
- Ja. Gå til fanen Lønn på ansattkortet og registrer feriepenger tilgode fra forrige år der. Dette er relevant dersom beløpet ikke importeres automatisk fra et tidligere system.
Hva er forskjellen på lønnskonto og utleggskonto?
- Lønnskontoen brukes for utbetaling av lønn, mens utleggskontoen brukes for refusjon av utlegg den ansatte har hatt. Du kan registrere samme konto for begge formål, eller velge ulike kontoer under fanen Bankkonto på ansattkortet.