Når du avslutter et kundeforhold i PowerOffice Go, er det flere steg du bør gjennomføre i riktig rekkefølge. Følg sjekklisten nedenfor for å sikre at alt er i orden.
1. Avslutt alle aktive abonnementer
Før klienten kan avsluttes må alle aktiverte abonnementer avbrytes. Gå til Meny → Innstillinger → System → Abonnement og avslutt alle aktive moduler.
Abonnementet løper ut den måneden det avbrytes. I henhold til tjenestevilkår og databehandleravtale oppbevarer PowerOffice Go klientens regnskapsdata i 12 måneder etter avbrutt abonnement, før klienten og all regnskapsdata slettes. I løpet av denne perioden må all oppbevaringspliktig regnskapsmateriale eksporteres og lagres på et elektronisk medium. Kontakt din regnskapsfører for å avklare hva som er oppbevaringspliktig for din bedrift og hvor lenge det skal oppbevares, jf. bokføringsloven § 13 og forskrift om bokføring § 8-1-5.
2. Eksporter oppbevaringspliktig dokumentasjon
Eksporter en SAF-T-fil per regnskapsår for den oppbevaringspliktige perioden, samt tilgjengelige bilagspdf-er for samme periode.
🔗 Les om hvordan du utfører eksport i PowerOffice Go
3. Deaktiver EHF-mottak
Hvis du har aktivert EHF-mottak på klienten, bør dette deaktiveres. Gå til Meny → Innstillinger → Firmainnstillinger → Fakturamottak og fjern avkrysningen for Motta fakturaer og purringer som EHF. Dette frigjør EHF-punktet fra PowerOffice Go, og selskapet meldes ut av Elma.
4. Deaktiver eFaktura
Hvis du har aktivert utsendelse av eFaktura til kunder, bør denne funksjonen deaktiveres. Gå til Meny → Innstillinger → Fakturainnstillinger → Leveringsmåte og deaktiver eFaktura-innstillingen.
5. Deaktiver bankkontoer
Alle bankkontoer bør deaktiveres før du avslutter bruken av PowerOffice Go. Hvis du ikke gjør dette, kan det oppstå problemer dersom klienten opprettes på nytt på et senere tidspunkt — eller ved oppsett i andre systemer. Deaktivering av bankkontoer bør derfor være en fast del av avslutningsrutinen.
🔗 Les om hvordan du deaktiverer bankkontoer i PowerOffice Go
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer med regnskapsdataene mine etter at abonnementet er avsluttet?
- PowerOffice Go oppbevarer klientens regnskapsdata i 12 måneder etter at abonnementet er avbrutt. Etter denne perioden slettes klienten og all tilhørende regnskapsdata permanent. Sørg for å eksportere all oppbevaringspliktig dokumentasjon — inkludert SAF-T-filer og bilagspdf-er — i løpet av denne perioden.
Må jeg avslutte alle abonnementsmoduler før klienten kan slettes?
- Ja, alle aktiverte abonnementer må avbrytes før klienten kan avsluttes i PowerOffice Go. Gå til Meny → Innstillinger → System → Abonnement og avslutt samtlige aktive moduler.
Hva skjer hvis jeg ikke deaktiverer EHF-mottaket før jeg avslutter?
- Hvis EHF-mottaket ikke deaktiveres, forblir selskapet registrert i Elma (det norske adresseregisteret for EHF-faktura) selv etter at klienten er avsluttet. Det anbefales å fjerne avkrysningen for «Motta fakturaer og purringer som EHF» under Firmainnstillinger → Fakturamottak for å melde selskapet ut av Elma.
Hvorfor er det viktig å deaktivere bankkontoer før avslutning?
- Aktive bankkontoer knyttet til en avsluttet klient kan skape problemer hvis klienten opprettes på nytt i PowerOffice Go senere, eller ved oppsett av bankintegrasjoner i andre systemer. Deaktivering er derfor anbefalt som en fast del av avslutningsrutinen.