Slik avslutter du et kundeforhold i Klient Admin
En partners kundeforhold i PowerOffice Go er knyttet til klienten via partnerkoden. Når kundeforholdet avsluttes, må denne koblingen fjernes manuelt i Klient Admin.
- Gå til Klient Admin → Klienter.
- Marker klienten du skal avslutte kundeforholdet med.
- Klikk Avslutt kundeforhold.
Fyll ut dialogboksen
Dialogboksen som åpnes inneholder tre pliktige felter som partneren må fylle ut:
- Første oppdragsperiode — start på perioden partneren har hatt ansvar for kundens regnskap.
- Siste oppdragsperiode — slutt på perioden partneren har hatt ansvar.
- Dato pliktig dokumentasjon genereres — dato for når regnskapsdataene eksporteres og lagres i arkivet.
Sett datoen for generering av pliktig dokumentasjon fremover i tid. Samme dato brukes til å deaktivere partnerens brukere på klienten, og partneren trenger tid til å ferdigstille arbeidet på kunden.
Hva skjer når du klikker OK?
Når du bekrefter dialogboksen, skjer følgende:
- Partnerkoden fjernes fra klienten, og koblingen mellom klient og partner tas bort.
- Klienten flyttes til fanen Arkiv i Klient Admin.
- Partnerens brukere får satt en deaktiveringsdato på klienten — samme dato som generering av pliktig dokumentasjon.
- På genereringsdatoen lagres innholdet fra eksporten Regnskapsspesifikasjoner i arkivet.
Rapporter som inngår i Regnskapsspesifikasjoner
Eksporten Regnskapsspesifikasjoner arkiveres som PDF eller Excel og inneholder blant annet Hovedbok, Bilagsjournal, Saldoabalanse og Mva-spesifikasjoner.
Det er mulig å legge til ytterligere dokumentasjon i arkivmappen i etterkant. 🔗 Les mer om å legge til tilleggsdokumentasjon på avsluttede kundeforhold
Viktige hensyn ved avslutning
Før du avslutter kundeforholdet, bør du kontrollere følgende:
- Hvis partneren har lagt til utvidelser eller innstillinger på klienten som er i partners eie, bør disse fjernes.
- Hvis en partnerbruker er tilknyttet flere partnere og skal fortsette å ha tilgang via ny partner, må deaktiveringsdatoen fjernes på klienten for det avsluttede partnerforholdet.
Bytte av abonnementsadministrator
Hvis en av partnerens brukere er registrert som abonnementsadministrator på klienten, gir dialogboksen mulighet til å overføre denne rollen til en annen bruker tilknyttet klienten. PowerOffice Go anbefaler at dette gjøres samtidig med at partnerkoden fjernes, slik at viktig informasjon når rett person.
Hvis den valgte brukeren ikke allerede har rollen Administrator på klienten, tildeles rollen automatisk, og brukeren varsles om dette.
Byttet av abonnementsadministrator skjer umiddelbart når du klikker OK — ikke på genereringsdatoen. Dette er fordi partneren per definisjon ikke lenger er hovedregnskapsfører og kun skal ha tilgang for å ferdigstille sin periode. Datoene som er satt i dialogboksen påvirker ikke tidspunktet for dette byttet.
Ønsker du å utsette byttet, kan det gjøres fra samme dialog i Arkiv — frem til genereringsdatoen. Merk at tilgang til Arkiv er rettighetsstyrt.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer med partnerens brukere etter at kundeforholdet er avsluttet?
- Partnerens brukere får satt en deaktiveringsdato på klienten. Datoen er den samme som datoen du oppgir for generering av pliktig dokumentasjon. Frem til denne datoen kan partnerens brukere fortsatt logge inn og ferdigstille arbeidet på kunden.
Kan jeg endre abonnementsadministrator etter at kundeforholdet er avsluttet?
- Ja, byttet kan utsettes og gjøres fra samme dialog via Arkiv i Klient Admin, frem til genereringsdatoen. Tilgang til Arkiv er rettighetsstyrt, så brukeren som skal gjøre endringen må ha nødvendige rettigheter.
Hva inngår i eksporten Regnskapsspesifikasjoner som lagres i arkivet?
- Eksporten inneholder rapporter som Hovedbok, Bilagsjournal, Saldoabalanse og Mva-spesifikasjoner. Eksporten lagres på genereringsdatoen i arkivmappen for klienten. Du kan i tillegg legge til ekstra dokumentasjon i arkivmappen manuelt.
Hva skjer hvis en partnerbruker er tilknyttet flere partnere?
- Hvis en partnerbruker også skal ha tilgang til klienten gjennom en ny partner, må deaktiveringsdatoen fjernes på klienten for det avsluttede partnerforholdet. Ellers vil brukeren miste tilgangen på deaktiveringsdatoen selv om vedkommende er tilknyttet ny partner.