Kom i gang med betalingsoppfølging
Betalingsoppfølging i PowerOffice Go lar deg automatisk generere betalingspåminnelser, purringer, grunnlag for rentenotaer og inkassovarsler. Oppsettet er laget i henhold til gjeldende lover og regler — purringer kan derfor ikke sendes før minimum 14 dager etter forfall. Dette kan likevel overstyres manuelt.
Gå til Meny → Innstillinger → Salg → Betalingsoppfølging for å åpne innstillingsbildet.
Det nye innstillingsbildet for Betalingsoppfølging erstatter og arver alle innstillinger fra det tidligere bildet som het Purring og inkasso.
Velg hvilke oppfølgingstyper som skal aktiveres
I innstillingsbildet hukker du av for hvilke betalingsoppfølginger som skal brukes for klienten:
- Betalingspåminnelse: Automatisk utsending av betalingspåminnelser.
- Rentenota: Automatisk oppretting av grunnlag for rentenota.
- Purring: Automatisk generering av purringer.
- Inkassovarsel: Automatisk generering av inkassovarsler.
Når du huker av for de ulike typene, vises de som egne faner, og flere generelle innstillinger blir tilgjengelige.
Generelle innstillinger
- Minimumsbeløp for betalingsoppfølging: Angir et minimumsbeløp for å hindre utsendelse av påminnelser, purringer eller inkassovarsler på små restbeløp. For rentenotaer opprettes det ikke grunnlag under minimumsbeløpet. For purringer vil beløp under minimumsbeløp få neste status Ingen — status kan endres og det kan foretas manuell handling for videre oppfølging.
- Sats og konto for forsinkelsesrenter: Rente og konto for purring, rentenota og inkassovarsel. Rentesatsen settes av PowerOffice Go og er den til enhver tid fastsatte renten fra Finanstilsynet. Du må legge inn hvilken konto renten skal inntektsføres mot i regnskapet.
- Beregn forsinkelsesrenter for purring og inkasso: Huk av hvis det skal beregnes forsinkelsesrenter på purringer og inkassovarsler. Forsinkelsesrenter legges alltid til på rentenotaer, uavhengig av denne innstillingen.
- Legg ved kopi av originalfaktura: Huk av hvis originalfakturaen skal legges ved på påminnelse, purring, rentenota eller inkassovarsel.
Betalingspåminnelse
Betalingspåminnelser sendes automatisk ut uten renter og gebyr, før første purresteg slår inn.
- Når faktura er forfalt med: Antall dager etter forfall påminnelsen skal sendes ut.
- Gjenta hver: Antall dager mellom hver repetisjon av påminnelsen.
Siden påminnelsen sendes automatisk, må kundekortet ha en e-postadresse registrert for at utsendingen skal fungere. Du kan styre hvem som mottar automatiske påminnelser per kunde via fanen Betalingsoppfølging på kontaktkortet — huk av Ikke send automatisk påminnelse for kunder som skal unntas. Betalingspåminnelse kan ikke sendes manuelt til enkeltposter.
Rentenota
Grunnlaget for rentenotaer opprettes automatisk. Det beregnes alltid forsinkelsesrenter på rentenotaer.
- Betalingsbetingelser: Forfallsdato på rentenota. Må være minimum 14 dager.
- Leveringsmåte: EHF, e-post eller utskrift.
Purring
Purringer opprettes automatisk. Oppgitt sats for gebyr er maksimumssats i henhold til forskrift til inkassoloven.
- Sats for gebyr: Maksimumssats er lagt inn. Kan overstyres om ønskelig.
- Konto for gebyr: Konto i regnskapet purregebyret skal inntektsføres mot.
- Betalingsbetingelser: Forfallsdato på purring. Må være minimum 14 dager.
- Leveringsmåte: E-post eller utskrift.
- Send automatisk: Kan sendes automatisk hvis leveringsmåte er e-post.
Inkassovarsel
Inkassovarsler opprettes automatisk. Oppgitt sats for gebyr er maksimumssats i henhold til forskrift til inkassoloven.
- Sats for gebyr: Maksimumssats er lagt inn. Kan overstyres om ønskelig.
- Konto for gebyr: Konto i regnskapet gebyret skal inntektsføres mot.
- Betalingsbetingelser: Forfallsdato på inkassovarsel. Må være minimum 14 dager.
- Leveringsmåte: E-post eller utskrift.
- Send automatisk: Kan sendes automatisk hvis leveringsmåte er e-post.
Inkassointegrasjon
Hvis det er aktivert inkassoløsning på klienten i PowerOffice Go, vises innstillingene i en egen fane.
- Automatisk godkjenn fakturaoverføring til inkassobyrå: Huk av hvis du ønsker automatisk overføring til inkassobyrå.
🔗 Les mer om aktivering av inkassoløsning i PowerOffice Go
Slik fungerer betalingsoppfølging i praksis
Når en faktura er forfalt med 14 dager, er det mulig å sende første steg i purreprosessen. PowerOffice Go legger til gebyr og renter hvis dette er valgt. Uteblir betaling, er det mulig å sende neste steg når forrige er forfalt. Står purring og/eller inkassovarsel til automatisk utsendelse, sender PowerOffice Go varslene automatisk til kunder som har registrert e-postadresse.
Purring fungerer også for importerte fakturaer. Det er mulig å repetere purrestegene med en manuell overstyring uten gebyr.
Eksempel: En klient har aktivert purring og inkassovarsel med forfall på 14 dager på begge. En faktura er utstedt med forfall 01.12.25 og blir ikke betalt.
- Påminnelse kan sendes automatisk i perioden 01.12.25–14.12.25.
- Fra 15.12.25 kan purring sendes. Er leveringsmåten satt til automatisk, sender PowerOffice Go purring til kunder med e-postadresse på denne datoen.
- Fra 30.12.25 kan inkassovarsel sendes. Er leveringsmåten satt til automatisk, sender PowerOffice Go inkassovarsel til kunder med e-postadresse på denne datoen.
- Inkassotiltak kan iverksettes hvis betaling uteblir per 14.01.26.
Se status og styr manuell oppfølging
For å se full status på hva som er sendt per faktura — påminnelse, purring eller inkassovarsel — går du til Meny → Salg → Betalingsoppfølging. Her vises status per faktura. Åpne poster-oversikten viser ikke egen statuskolonne for purring og påminnelse (kun inkasso).
Hvis kundekortet er satt til «ikke purres», vises fakturaen fortsatt i listen med Neste handling = Ingen. Klikk på lenken for å overstyre manuelt.
For manuell oppfølging av enkeltposter bruker du purring: merk fakturaene i betalingsoppfølgingslisten, klikk Send, og velg bort gebyr og renter etter ønske. Betalingsbetingelsene på purring og inkassovarsel må alltid være minimum 14 dager i henhold til inkassoloven — dette gjelder også ved manuell utsending uten gebyr. Har du eldre poster der du ønsker et raskere forløp, kan du manuelt overstyre Neste handling for å hoppe fram i purreforløpet uten å gå gjennom hvert steg.
🔗 Les mer om manuell overstyring av purring og inkassovarsel
Ved utsendelse av påminnelser, purringer og inkassovarsler per e-post finnes det en egen mal for innhold i den utsendte e-posten.
🔗 Les mer om e-postmaler i PowerOffice Go
🔗 Les om lover og regler for purring og inkasso på Altinn
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg sende purring før 14 dager etter forfall?
- Betalingsoppfølging i PowerOffice Go er satt opp i henhold til gjeldende lover og regler, som krever minimum 14 dager etter forfall før purring kan sendes. Det er likevel mulig å overstyre dette manuelt hvis det er behov for det.
Hva skjer med fakturaer under minimumsbeløpet for betalingsoppfølging?
- Fakturaer med et restbeløp under det angitte minimumsbeløpet vil ikke utløse automatisk påminnelse, purring eller inkassovarsel. For purringer får disse neste status Ingen, men du kan endre status manuelt og foreta videre oppfølging for hånd.
Må kunden ha e-postadresse for at automatisk utsending skal fungere?
- Ja, automatisk utsending av betalingspåminnelser, purringer og inkassovarsler krever at kundekortet er registrert med en e-postadresse. Uten e-postadresse vil ikke automatisk utsending fungere for den aktuelle kunden.
Beregnes det alltid forsinkelsesrenter på rentenotaer?
- Ja, forsinkelsesrenter beregnes alltid på rentenotaer, uavhengig av om du har huket av for «Beregn forsinkelsesrenter for purring og inkasso» under generelle innstillinger. Den innstillingen gjelder kun for purringer og inkassovarsler.
Fungerer betalingsoppfølging for importerte fakturaer?
- Ja, purring fungerer også for fakturaer som er importert inn i PowerOffice Go.
Kan jeg sende betalingspåminnelse manuelt til en enkelt faktura?
- Betalingspåminnelse kan ikke sendes manuelt til enkeltposter. Du styrer hvem som mottar automatiske påminnelser via fanen Betalingsoppfølging på kontaktkortet. For manuell oppfølging av enkeltposter bruker du purring, der du kan velge bort gebyr og renter.
Hvor ser jeg purre- og varselstatus per faktura?
- Gå til Meny → Salg → Betalingsoppfølging for å se full status per faktura. Åpne poster-oversikten viser ikke egen statuskolonne for påminnelse og purring — kun inkassostatus vises der.