Når et bilag er sendt til godkjenning i PowerOffice Go, avhenger de tilgjengelige handlingene av hvilket nivå i godkjenningsflyten du befinner deg på. Nedenfor finner du en oversikt over hva du kan gjøre på hvert nivå.
Nivå 1 — første godkjenner
På nivå 1 kan alle brukere med rettighet til fakturagodkjenning i rollestyringen godkjenne bilaget. Følgende handlinger er tilgjengelige:
- Godkjenn: Bilaget godkjennes og sendes videre til neste nivå hvis dette er angitt. Er intet neste nivå angitt, posteres bilaget. Du kan legge til en kommentar ved godkjenning.
- Videresend: Bilaget overføres til en annen bruker på samme nivå. Mottakeren overtar godkjenningsansvaret — bilaget returnerer ikke til deg med mindre mottakeren videresender det tilbake. Du kan legge til en kommentar ved videresending.
- Avvis: Bilaget sendes tilbake til bilagsføring, eventuelt til appen. Avvisning krever kommentar.
Nivå 2 og høyere
På nivå 2 og høyere er det den angitte brukeren som alltid mottar bilaget for godkjenning. Brukeren trenger ikke selv være godkjenner for nivået dersom de velger å videresende bilaget. Følgende handlinger er tilgjengelige:
- Godkjenn: Bilaget godkjennes og sendes videre til neste nivå hvis dette er angitt. Er intet neste nivå angitt, posteres bilaget. Du kan legge til en kommentar ved godkjenning.
- Videresend: Bilaget overføres til en annen bruker på samme nivå. Mottakeren overtar godkjenningsansvaret — bilaget returnerer ikke til deg med mindre mottakeren videresender det tilbake. Du kan legge til en kommentar ved videresending.
- Returner: Bilaget sendes tilbake til nivået under. Foreslått mottaker er avsenderen fra forrige nivå. Bilaget kommer tilbake til deg når det på nytt er godkjent på nivået under. Du kan legge til en kommentar ved retur.
- Avvis: Bilaget sendes tilbake til bilagsføring, eventuelt til appen. Avvisning krever kommentar.
Kontrollør
Angitt kontrollør mottar alltid bilaget og må være godkjenner for dette nivået. Følgende handlinger er tilgjengelige:
- Godkjenn: Bilaget posteres. Du kan legge til en kommentar ved godkjenning.
- Returner: Kun mulig hvis bilaget allerede har vært godkjent. Bilaget returneres til nivået det kom fra, med foreslått mottaker som avsender. Bilaget kommer tilbake til deg som kontrollør når det på nytt er godkjent på det nivået det ble returnert til. Du kan legge til en kommentar ved retur.
- Avvis: Bilaget sendes tilbake til bilagsføring, eventuelt til appen. Avvisning krever kommentar.
🔗 Se flytskjema for bilagsgodkjenning
Autogodkjenning når avsender og mottaker er samme bruker
Hvis brukeren som sender et bilag til godkjenning er den samme som angitt mottaker på et nivå, autogodkjennes bilaget automatisk for det nivået. Bilaget fortsetter til neste nivå som skal godkjennes av en annen bruker. Dette forhindrer at bilag sendes til seg selv for godkjenning.
Hvis samme bruker er angitt som godkjenner på alle nivåer og sender bilaget fra bilagsføringen, vil bilaget autogodkjennes gjennom alle nivåer og posteres uten noen manuell godkjenning.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer med bilaget hvis jeg videresender det til en annen bruker?
- Når du videresender et bilag, overtar mottakeren hele godkjenningsansvaret for det aktuelle nivået. Bilaget returnerer ikke til deg automatisk — med mindre mottakeren aktivt videresender det tilbake til deg.
Kan jeg godkjenne et bilag uten å legge til kommentar?
- Ja, kommentar er valgfritt ved godkjenning og videresending. Ved avvisning er imidlertid kommentar påkrevd, slik at bilagsansvarlig forstår hvorfor bilaget ble avvist.
Hva skjer hvis et bilag returneres fra kontrollør?
- Bilaget sendes tilbake til nivået det kom fra, med foreslått mottaker som den brukeren som godkjente bilaget på det nivået. Kontrolløren mottar bilaget på nytt når det er godkjent på det aktuelle nivået igjen.
Kan en bruker uten godkjennerrettighet videresende et bilag på nivå 2 eller høyere?
- Ja. På nivå 2 og høyere trenger ikke den angitte brukeren selv å være godkjenner for nivået, forutsatt at de videresender bilaget til en bruker som har godkjennerrettighet for det aktuelle nivået.