Flytlogikken for utlegg og reiseregning kan avvike fra ordinær bilagsflyt fordi disse bilagstypene ofte sendes inn via PowerOffice Go-appen. Denne artikkelen forklarer hvordan flyten fungerer ved innsending, avvisning og bruk av leder som godkjenner.
Flytlogikk ved innsending fra app
Hvordan et utlegg eller en reiseregning rutes ved innsending fra app, styres av innstillingen Type godkjenning i godkjenningsinnstillingene for bilagstypen.
- Påkrevd: Bilaget går automatisk til første godkjenner ved innsending fra app.
- Ingen: Bilaget posteres direkte eller sendes til kontrollør ved innsending. Merk at dette oppsettet ikke anbefales med mindre kontrollør er aktivert.
- Valgfri: Bilaget går til bilagsføring, der det tas stilling til om bilaget skal ut på godkjenningsflyt eller ikke. Dette alternativet gjelder kun utlegg – reiseregning går aldri til bilagsføringen og har derfor ikke alternativet valgfri godkjenning.
Flytlogikk ved avvisning
Hva som skjer når et bilag avvises, avhenger av bilagstypen og hvor bilaget ble opprettet.
- Reiseregning: Sendes tilbake til brukeren og er tilgjengelig under reiseregning på web og i app.
- Utlegg opprettet i app: Sendes tilbake til brukeren i app.
- Utlegg opprettet på web (bilagsføring): Sendes tilbake til bilagsføringen.
Flytlogikk for utlegg med leder som første godkjenner
For utlegg opprettet i app settes angitt prosjekt, delprosjekt og avdeling kun på utleggets konteringslinje(r) ved innsending. Dette skyldes at PowerOffice Go kan slå sammen flere utlegg til ett bilag ved samtidig innsending, og disse kan ha ulike dimensjoner. For at utlegget skal rutes til riktig leder, må bilaget ha samme dimensjon. Er utlegg satt opp med påkrevd godkjenning og leder som første godkjenner, gjelder følgende logikk.
Når systemet ikke finner lederen
Hvis systemet ikke finner lederen som skal godkjenne bilaget, går utlegget direkte til bilagsføring.
- Eksempel 1: Utlegg skal godkjennes av avdelingsleder på første nivå. Avdeling er ikke angitt på utlegget, eller den angitte avdelingen har ikke en leder med godkjenningsrettigheter. Systemet har ingen avdelingsleder å sende bilaget til.
- Eksempel 2: Utlegg skal godkjennes av prosjektleder på første nivå. To utlegg sendes inn samtidig med ulike prosjekter. PowerOffice Go slår utleggene sammen til ett bilag der konteringslinjene får ulike prosjekter. Systemet kan ikke avgjøre hvilken prosjektleder bilaget skal sendes til.
Avdeling fra ansattkortet overstyrer app-valg
Et utlegg kan likevel få avdeling i bilagshodet dersom den ansatte er tilknyttet en avdeling på ansattkortet. Er avdelingsleder første godkjenner, sendes bilaget til denne lederen – forutsatt at lederen er en bruker med godkjenningsrettigheter. Dette skjer uavhengig av hvilken avdeling brukeren har angitt i app.
- Eksempel: Utlegg skal godkjennes av avdelingsleder på første nivå. Den ansatte er tilknyttet avdeling 1 på ansattkortet. Den ansatte sender inn to utlegg samtidig angitt med avdeling 2 og avdeling 3. PowerOffice Go slår utleggene sammen og forsøker å sende bilaget til leder for avdeling 1.
For mer informasjon om oppsett av leder som bilagsgodkjenner, se artikkelen om 🔗 Leder som bilagsgodkjenner.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis utlegg sendes inn uten at avdeling er angitt, og første godkjenner er avdelingsleder?
- Hvis systemet ikke finner en avdelingsleder å sende utlegget til – fordi avdeling mangler eller avdelingen ikke har en leder med godkjenningsrettigheter – går utlegget direkte til bilagsføring.
Kan reiseregning settes opp med valgfri godkjenning?
- Nei. Valgfri godkjenning gjelder kun utlegg. Reiseregning går aldri til bilagsføringen og har derfor ikke alternativet for valgfri godkjenning.
Hva skjer hvis den ansatte angir en annen avdeling i app enn den som står på ansattkortet?
- PowerOffice Go bruker avdelingen fra ansattkortet for bilagshodet. Er avdelingsleder første godkjenner, sendes bilaget til leder for avdelingen på ansattkortet – ikke den avdelingen brukeren valgte i app.
Hva skjer når to utlegg med ulike prosjekter sendes inn samtidig og prosjektleder er første godkjenner?
- PowerOffice Go slår utleggene sammen til ett bilag med konteringslinjer som har ulike prosjekter. Siden systemet ikke kan avgjøre hvilken prosjektleder bilaget tilhører, sendes det direkte til bilagsføring.