Fakturainnstillingene i PowerOffice Go styrer hvordan fakturaer opprettes, nummereres, leveres og bokføres. Det er hensiktsmessig å konfigurere disse innstillingene før du starter med fakturering. Du finner dem under Meny → Innstillinger → Fakturainnstillinger.
Innstillingene er delt inn i syv faner: Generelt, Leveringsmåte, Avrunding, Gebyr, KID, Repeterende og Salgskonto. Klikk Ok for å lagre endringer.
Generelt
I Generelt-fanen setter du standard selger og nummerserier for tilbud, ordre, fakturaer og kreditnotaer.
Selger: Legg inn selgeren som skal foreslås som standard ved fakturering på kundekortet. Dette kan overstyres på kundekortet og ved opprettelse av ny faktura.
Nummerserier: Forhåndsutfylte startnumre er tilbudsnummer 1, ordrenummer 1, fakturanummer 10000 og kreditnotanummer på samme serie som fakturanummer. Skal nummerserier videreføres fra et tidligere system, legger du neste nummer inn her.
Viktig ved aktivering av eFaktura: Sjekk siste fakturanummer som er brukt i forrige system, og sett «Neste fakturanummer» i PowerOffice Go høyere enn dette. Nets stopper fakturaer ved duplikatkontroll hvis samme fakturanummer er brukt tidligere — uavhengig av hvilket system det ble sendt fra.
Leveringsmåte
Her angir du hvordan fakturaer skal leveres til kunder som standard. Faktura til kunde kan leveres på tre måter i PowerOffice Go: e-post, EHF og utskrift (papir). Valget du setter her vil bli foreslått som standard på kundekortet ved opprettelse av nye kunder, men kan overstyres per kundekort. Dersom en kunde kan motta EHF-faktura, vil dette automatisk bli foreslått ved fakturering.
🔗 Se video om hvordan du setter opp ulike leveringsmåter for utgående faktura
Faktura kopi til e-post: Legg inn en e-postadresse her for å sende kopi av alle utgående fakturaer til denne adressen.
Send eFaktura til privatpersoner: Aktiverer eFaktura som leveringsmåte på klienten. Privatpersoner som har registrert eFaktura-avtale i sin nettbank vil da motta faktura som eFaktura. Merk at funksjonaliteten gir en merkostnad per sendte eFaktura.
Send AvtaleGiro til privatpersoner: Aktiverer AvtaleGiro som leveringsmåte på klienten. Privatpersoner med AvtaleGiro-avtale i sin nettbank vil motta faktura som AvtaleGiro.
🔗 Les mer om AvtaleGiro i PowerOffice Go
Avrunding
Angi hvilken type beløpsavrunding som skal brukes på utgående fakturaer. Du kan velge mellom ingen avrunding, nærmeste 50 øre eller nærmeste krone.
Gebyr
Sett fakturagebyr for de ulike leveringsalternativene dersom dette skal benyttes. Fakturagebyret bokføres mot samme konto som produktene på fakturaen.
KID
KID-nummer (kundeidentifikasjonsnummer) brukes ved regningsbetaling i Norge for å identifisere betalingen. For å bruke KID på utgående fakturaer i PowerOffice Go må du ha en OCR-avtale med Nets. Denne kan opprettes direkte med Nets eller gjennom din banks skjema eller nettbank.
AvtaleID fra OCR-avtalen med Nets må legges inn i bankkontoinnstillingene. Du angir deretter om KID skal bygges opp med kundenummer ({CustomerNo}) og/eller fakturanummer ({InvoiceNo}), om det skal brukes modulus 10 eller 11, og antall siffer som skal hentes fra henholdsvis kundenummer og fakturanummer. Kontrollsifferet beregnes automatisk og er ikke inkludert i antallet du angir.
🔗 Gå til bankkontoinnstillinger i PowerOffice Go
Standardoppsettet i PowerOffice Go er modulus 10 med 11 siffer totalt: kundenummer (5 siffer), fakturanummer (5 siffer) og kontrollsiffer (1 siffer).
🔗 Se video om hvordan KID bygges opp i PowerOffice Go
🔗 Les om KID-oppsett ved bruk av AvtaleGiro
Repeterende
Repeterende fakturaer sendes automatisk daglig fra kl. 02.00. Fakturaer satt opp med automatisk utsending genereres og sendes til kunden på dette tidspunktet. Andre repeterende fakturaer opprettes som bekreftet og må genereres og sendes manuelt.
Tilgjengelige innstillinger for repeterende fakturaer:
- Vis fakturaperiode som beskrivelse på faktura: Fjern haken dersom du ikke ønsker at fakturaperioden skal vises på fakturaen. Fakturaperiode viser perioden fremover i tid — fra fakturadato til neste fakturering.
- Unntak kjøres kun én gang: Sett haken dersom unntak fra repetering kun skal kjøres én gang. PowerOffice Go vil da foreslå dette ved opprettelse av nye repeterende fakturaer, men det kan overstyres per faktura.
- Send som eFaktura hvis mulig: Sett haken dersom repeterende faktura skal sendes som eFaktura til privatpersoner.
🔗 Les mer om repeterende fakturaer i PowerOffice Go
Salgskonto
Sett opp standard salgskonto og alternativ salgskonto. Disse foreslås automatisk som salgskontoer ved opprettelse av nytt produkt eller ny produktgruppe. Dersom klienten ikke er mva-pliktig eller er fritatt for mva, vil alternativ salgskonto benyttes.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis jeg aktiverer eFaktura uten å justere fakturanummeret?
- Nets utfører duplikatkontroll på tvers av alle systemer. Hvis et fakturanummer som allerede er brukt i et tidligere system sendes på nytt, vil Nets stoppe fakturaen. Du bør alltid sjekke siste brukte fakturanummer i forrige system og sette «Neste fakturanummer» i PowerOffice Go høyere enn dette før du aktiverer eFaktura.
Kan leveringsmåten overstyres for enkeltfakturaer eller kunder?
- Ja. Leveringsmåten du setter i Fakturainnstillinger er kun en standard som foreslås ved opprettelse av nye kunder. Du kan overstyre den direkte på kundekortet eller ved opprettelse av en enkeltfaktura. Kunder som kan motta EHF-faktura vil automatisk få dette foreslått.
Er kontrollsifferet i KID-nummeret inkludert i antall siffer jeg angir?
- Nei. Kontrollsifferet beregnes automatisk av PowerOffice Go og er ikke inkludert i antallet siffer du angir for kundenummer og fakturanummer. I standardoppsettet med 5 siffer fra kundenummer og 5 fra fakturanummer blir KID-nummeret totalt 11 siffer inkludert kontrollsifferet.
Hva er forskjellen på standard salgskonto og alternativ salgskonto?
- Standard salgskonto brukes for mva-pliktige salg og foreslås ved opprettelse av nye produkter og produktgrupper. Alternativ salgskonto benyttes automatisk dersom klienten ikke er mva-pliktig eller er fritatt for mva.
Kan jeg sette fakturagebyr for ulike leveringsmåter?
- Ja. I Gebyr-fanen kan du angi ulike gebyrsatser for e-post og utskrift (papir). Gebyret bokføres mot samme konto som produktene på fakturaen.