Om rapporten Fraværsstatistikk
Rapporten Fraværsstatistikk i PowerOffice Go gir oversikt over sykefraværet og annet fravær på klienten. Datagrunnlaget for grafene hentes fra rapporten Ferie og fraværstransaksjoner, og beregningene bruker normaltid — enten som definert under innstillinger for timeregistrering eller som avvikende normaltid på den ansattes personkort.
Tilgang til rapporten
Rapporten Fraværsstatistikk krever at modulen Ferie og fravær er aktivert. Rapporten er tilgangsstyrt, og du gir brukere tilgang slik:
- Gå til Meny → Brukere → Roller.
- Under Rapporter finner du Fraværsstatistikk.
- Sett haken på for de brukerne som skal ha tilgang.
For å åpne rapporten, gå til Meny → Rapporter → Ferie og fravær → Fraværsstatistikk.
Filtrering av rapporten
Du kan filtrere grafene i rapporten Fraværsstatistikk på følgende måter:
- Dato
- Periode
- Avdeling
- Kjønn
Grafene i rapporten
Rapporten består av fire grafer:
- Totalt sykefravær
- Sykefraværstrend
- Sykefraværsfordeling
- Annet fravær
Totalt sykefravær
Grafen Totalt sykefravær viser det totale sykefraværet på klienten, fordelt på kjønn. Beregningen baserer seg på retningslinjer fra NAV. Du kan lese mer om beregningsmetodikken i veilederen for føring av statistikk over sykefravær på 🔗 NAV sine nettsider (nav.no).
Beregning av totalt sykefravær: Rapporten benytter aktivitetstypene sykefravær egenmeldt, sykefravær legemeldt og ubetalt sykefravær. Normaltiden brukes som grunnlag for årsverk, men helligdager og feriedager skal ikke inngå i årsverksberegningen. Normaltiden i PowerOffice Go tar høyde for helligdager, men ikke feriedager — derfor trekkes avviklet ferie fra beregningen. Formelen er:
Totalt sykefravær = Sykefravær / (Normaltid − avviklet ferie) × 100
Grafen viser sykefraværet fordelt på kjønn: Menn, Kvinner og Ikke spesifisert. Det må være registrert kjønn på ansattkortene for at fordelingen skal bli korrekt. Ved å holde musepekeren over et segment vises andel av totalt sykefravær og det valgte kjønnets samlede sykefravær.
Andre viktige detaljer om beregningen:
- Rapporten inkluderer arkiverte ansatte. Ansatte som har sluttet inneværende år, tas med i beregningen basert på start- og sluttdato fra ansatt-fanen på kontaktkortet.
- Beregningen tar høyde for avvikende normaltid satt på ansattkortene.
- For timelønnede brukes normaltiden på samme måte som for fastlønnede — systemet ser på eventuelle overstyringer av normaltid på ansattkortet og faller tilbake til oppsettet på firmanivå hvis ingen overstyring er gjort.
Sykefraværstrend
Grafen Sykefraværstrend viser hvordan sykefraværet har utviklet seg gjennom året, måned for måned. Trenden kan sammenlignes med fjorårets sykefravær dersom det finnes data fra fjoråret i PowerOffice Go. Beregningen bruker de samme aktivitetstypene og formelen som beskrevet for Totalt sykefravær: sykefravær egenmeldt, sykefravær legemeldt og ubetalt sykefravær.
Sykefraværsfordeling
Grafen Sykefraværsfordeling viser antall tilfeller av sykefravær i perioden, inndelt i følgende varighetsintervaller:
- 1–3 dager
- 4–16 dager
- 17 dager–8 uker
- Over 8 uker
Annet fravær
Grafen Annet fravær viser fordelingen av annet fravær på klienten, fordelt på følgende kategorier:
- Sykt barn
- Betalt fravær
- Ubetalt fravær
Beregning av annet fravær: Grafen benytter aktivitetstypene betalt fravær, ubetalt fravær og barns sykdom. Formelen er: Annet fravær / normaltid × 100. Avviklet ferie trekkes også fra her, siden normaltiden i PowerOffice Go ikke tar hensyn til ferie i årsverksberegningen.
Stemmer ikke tallene i rapporten?
Hvis tallene i rapporten ikke stemmer overens med forventet fravær, er manglende normaltid den vanligste årsaken. Sjekk følgende:
- Oppsett av normaltid: Kontroller at normaltid er definert under innstillinger for timeregistrering, eller som avvikende normaltid på den ansattes personkort. Dette er nødvendig for korrekt beregning av fraværsprosent.
- Oppdatert ansattliste: Kontroller at alle ansatte har korrekt start- og sluttdato registrert. Dette sikrer at rapporten kun henter data for den faktiske ansettelsesperioden.
🔗 Se alle innstillinger for Ferie og fravær
Ofte stilte spørsmål
Hvilke fraværstyper inngår i beregningen av totalt sykefravær?
- Totalt sykefravær beregnes ut fra aktivitetstypene sykefravær egenmeldt, sykefravær legemeldt og ubetalt sykefravær. Avviklet ferie trekkes fra normaltiden i beregningen fordi normaltiden i PowerOffice Go ikke automatisk ekskluderer feriedager fra årsverksgrunnlaget.
Inkluderes ansatte som har sluttet i fraværsstatistikken?
- Ja, ansatte som er arkivert og har sluttet inneværende år, tas med i beregningen. Rapporten bruker start- og sluttdato fra ansatt-fanen på kontaktkortet for å avgrense perioden den ansatte regnes med i.
Hva viser grafen Sykefraværsfordeling?
- Grafen Sykefraværsfordeling viser antall tilfeller av sykefravær i valgt periode, gruppert etter varighet: 1–3 dager, 4–16 dager, 17 dager–8 uker og over 8 uker. Den gir et bilde av fraværsmønsteret — om fraværet er kortvarig eller langvarig.
Kan jeg sammenligne sykefraværet med fjoråret?
- Ja, grafen Sykefraværstrend kan vise fjorårets sykefravær som sammenligningslinje, forutsatt at det finnes fraværsdata fra fjoråret registrert i PowerOffice Go.
Hvorfor vises noen ansatte under «Ikke spesifisert» i kjønnsfordelingen?
- Ansatte som ikke har kjønn registrert på ansattkortet, havner i kategorien Ikke spesifisert i grafen for totalt sykefravær. Registrer kjønn på alle ansattkort for at kjønnsfordelingen skal bli korrekt.